SharePoint 2013 : Interactions avec Microsoft Office

Créer des modèles de document pour les bibliothèques

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Proposez plusieurs modèles de document dans les bibliothèques SharePoint à l'aide des types de contenu. Il s'agit de faciliter et de cadrer le travail des utilisateurs.
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Transcription

Quand on commence à travailler avec les bibliothèques de documents, on a souvent l'habitude de commencer à préparer nos documents sur notre poste de travail, et une fois les documents réalisés, venir ici les télécharger, alors télécharger un document en faisant Parcourir ou simplement se contenter, en ayant bien évidemment accès à notre fenêtre d'Explorateur, de pouvoir aller chercher des documents, plusieurs, et venir simplement par intermédiaire d'un cliquer-glisser, les déposer dans la bibliothèque. Ça, c'est ce qu'on est habitué à faire. Mais ça veut dire qu'on continue malgré tout, à travailler avec des applications et des documents locaux. Et ce n'est qu'après qu'on se sert de SharePoint comme étant un point de stockage. Or, ce que j'aimerais bien, non pas dans celle-ci de bibliothèque, mais dans celle que j'ai créée précédemment, qui s'appelle Plan de cours, proposer à mes utilisateurs un modèle. Si vous regardez bien d'ailleurs, lorsqu'on arrive sur une bibliothèque SharePoint, dans l'onglet Fichier qui se trouve là-haut dans le ruban, dans la toute première option qui s'appelle Nouveau document, j'ai la possibilité, à partir de la bibliothèque, de créer un nouveau document Word, mais un document Word vierge. Alors pourquoi est-ce qu'on a ce comportement par défaut ? Je vais vous remontrer ça tout de suite. Lorsqu'on se trouve sur un site SharePoint et que l'on décide, si bien évidemment nous en avons les droits, de venir ajouter une application et notamment une application de type Bibliothèque de documents, je passe tout de suite dans ces options avancées pour vous montrer qu'il me propose un modèle de document qui par défaut est un nouveau document Word vierge, qui, entre nous soit dit, aurait pu être également un nouveau document PowerPoint vierge, un nouveau document Bloc-notes, OneNote, une nouvelle Feuille de calcul Excel. Mais à chaque fois, c'est un document vierge. Et c'est une option qui est proposée par défaut sur les bibliothèques. Or, ce que j'aimerais bien moi, c'est que là, au lieu que mon utilisateur, dans cette bibliothèque, ait la possibilité de créer un nouveau document Word vierge, lui soit proposé le modèle ou les modèles, bien évidemment puisque je peux en associer plusieurs, qu'ils vont pouvoir utiliser dans cette bibliothèque. Bref, j'aurais préparé un peu le travail. Comment est-ce que je peux faire ça ? Je pourrais effectivement dans la bibliothèque, dans ces Paramètres, au niveau de ce qui s'appelle les Paramètres avancés, je pourrais lui associer un modèle spécifique. Seulement, ce n'est qu'un seul modèle. Et en plus, le modèle que j'associerai ici, il est lié à la bibliothèque. C'est-à-dire que si ce modèle, je devais l'utiliser à plusieurs endroits, dans plusieurs bibliothèques, voire dans plusieurs sites, il faudrait que je refasse l'opération à chaque fois. Si mon modèle devait évoluer, il faudrait que je vienne faire la modification dans chaque bibliothèque qui l'utilise. Pour ceci donc, pour avoir vraiment quelque chose qui permet d'avoir plusieurs modèles dans un tout premier temps et avoir une centralisation de ces modèles, je vais utiliser une fonctionnalité de SharePoint qui s'appelle les types de contenu. Les types de contenus sont des éléments d'abord prédéfinis et bien évidemment personnalisables, mais que l'on va travailler au niveau du site ou de la collection de sites. Bref, au niveau supérieur de la bibliothèque. C'est ce que je vais pouvoir faire ici en venant chercher mes paramètres de site. Et au niveau des Paramètres de site, je vais trouver ce qui s'appelle les Types de contenu site. Ce qui veut dire que tout ce qui sera contenu ici sera applicable dans la totalité du site sur lequel je me trouve, et non pas uniquement dans une bibliothèque. Si je l'avais positionné au niveau de ce qui s'appelle l'Administration de la collection de sites, ce type de contenu aurait été valable sur la totalité des sites de ma collection de sites. Donc je viens ici sur les Types de contenu. Je retrouve tous les types de contenus qui sont déjà standards dans SharePoint. Et je décide, moi, d'en créer un. Alors, je viens créer ce type de contenu qui va servir, je vous rappelle le scénario, à ce que mes utilisateurs, dans la bibliothèque de Plan de cours puissent rapidement créer un plan de cours Management. Donc je vais faire mon premier type de contenu : Cours management. Ce type de contenu, c'est un Type de contenu de type document, et quel type de document ? Parce que des documents, ça pourrait être des images, ça pourrait être des pages. Non, non, c'est juste un document de type bureautique. Ce type de contenu, je vais l'enregistrer à un emplacement où je vais retrouver facilement tous mes types de contenus personnalisés. Et j'ai toujours l'habitude, pour que ça apparaisse en haut de ma liste, de rajouter un underscore dessus. Et ce groupe, je vais lui donner le nom de mon entreprise qui est TESTCOM. Je valide. J'ai créé donc ce type de contenu. Mais ce type de contenu, j'ai dis que l'objectif c'était de lui associer un modèle. Donc je vais revenir dans ce type de contenu, sur les Paramètres avancés. Et dans les Paramètres avancés, je peux définir le modèle que je vais décider d'y associer. Et je peux télécharger directement un modèle à partir de mon poste local ou d'un partage réseau. J'ai décidé de faire ceci pour les cours Management. Donc je choisis le document que bien évidemment j'ai créé en amont, qui s'appelle Plan de cours Management. Et je n'ai plus qu'à valider maintenant pour créer et personnaliser ce type de contenu avec ce modèle-là. Voilà qui est fait. Maintenant, je vous ai dit que dans mon entreprise, j'avais deux activités : le Management et la communication. Donc j'ai peut-être envie également de tout de suite créer le deuxième. J'ai créé Cours management. Donc je vais décider de créer le deuxième que je vais appeler : Cours communication. De la même façon, c'est un type de contenu de document standard. Et je vais le rajouter dans le groupe que j'ai créé précédemment avec vous. Voilà qui est fait. Dernière étape : il faut que je vienne chercher le modèle. Donc je passe ici dans les Paramètres avancés. Et dans les Paramètres avancés, je viens télécharger le modèle qui est donc : Plan de cours de communication. J'ai donc créé maintenant, et on va le constater ensemble, ces deux types de contenus : Cours management et Cours communication, que je vais un peu plus tard, venir associer dans cette fameuse bibliothèque : Plans de cours. Voilà dans un premier temps, comment exploiter des documents Word en tant que modèles.

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