L'essentiel d'Excel 2016

Créer des formules de calcul

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Dans cette séquence, vous allez faire des formules, avec ou sans fonctions, dans un groupe de travail.
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Transcription

Nous allons maintenant découvrir qu'il est possible, toujours en utilisant la notion Groupe de travail, eh bien de faire des formules qui vont se reproduire à l'identique dans toutes les feuilles de notre groupe de travail. Alors pour ce faire, je vais vous convier à vous précipiter sur le Chapitre 4 des sources de cette formation, où vous trouverez un classeur baptisé : Gerer_Groupe_De_Travail. Vous ouvrez ce classeur, donc vous allez trouver ce que j'ai actuellement sous les yeux, à savoir une feuille Janvier, une feuille Février, une feuille Mars et une feuille Trimestre. Dans la feuille Janvier, et Février, Mars et Trimestre, vous avez des Magasins, CA (chiffre d'affaires) et Cumul, et dans la feuille Janvier vous avez en plus cette zone de texte qui va nous permettre donc de réfléchir à comment est-ce qu'il faut s'y prendre pour calculer notre cumul. Alors déjà, nous avons deux cumuls, nous avons le premier cumul et nous avons les autres cumuls. Le premier cumul, c'est quoi ? C'est le premier chiffre d'affaires. Le premier cumul des chiffres d'affaires, c'est bien le premier chiffre d'affaires qui est ici. Comment je traduis ça en numéros de cellule ? Eh bien, le premier cumul, c'est dans la cellule C2, j'écris C2=, et je dois prendre le premier chiffre d'affaires. Le premier chiffre d'affaires, il est dans B2. Voilà pour le premier. Est-ce qu'il y a un autre premier cumul ? Non, il n'y en a pas d'autres, donc j'ai fini. Je peux maintenant passer au cumul suivant. Le premier cumul suivant, je vais le calculer où ? Je vais le calculer ici, dans la cellule C3. J'écris donc C3=, est égal à quoi ? Au cumul précédent, c'est-à-dire dans mon cas, C2, auquel je dois additionner, +, je suis toujours dans C3, eh bien, le chiffre d'affaires courant. Le chiffre d'affaires courant, il est où ? Il est ici, dans B3. Maintenant je valide, où est-ce que fais ce calcul de cumul pour la dernière fois ? Eh bien, pour la dernière fois, je le fais là. Là, ça s'appelle comment ? Ça s'appelle C6. J'écris C6=, est égal à quoi ? Au cumul précédent, c'est-à-dire C5. Auquel je dois additionner quoi ? Eh bien je dois additionner, +, le chiffre d'affaires, ici le chiffre d'affaires de Marseille dans B6. J'ai terminé, je lis verticalement. C et C : c'est très exactement la même lettre, $ devant, 2 et 5 on ne touche pas, B et B c'est la même lettre, $ devant, 3 et 6 on ne touche pas. Je peux maintenant écrire mes formules. Je viens sur Cumul, je fais =, Je clique sur B2 et je fais Ctrl+Entrée. Et là, qu'est-ce qu'il se passe ? Eh bien il se passe que j'ai un petit trait, pourquoi ? Eh bien, parce que il n'y a pas de valeur dans le chiffre d'affaires, donc, pour l'instant, il me marque zéro. Mais mon problème, c'est que cette formule, je l'ai bien en Janvier : =B2, par contre quand je viens en Février, il n'y a pas de =B2. Et puis quand je viens en Mars, il n'y en a pas non plus, ni en Trimestre. Donc là, j'ai écrit ma formule dans cette feuille. Si je continue à travailler comme ça, qu'est-ce qu'il va falloir que je fasse ? Il va falloir qu'après avoir écrit mes formules, je fasse un copier-coller dans chacune des feuilles. Quand il y a trois feuilles, c'est envisageable. Quand il y en a 30 ou 40, ou plus, c'est déjà nettement moins envisageable. C'est pour ça que je vais faire, avant d'écrire ma formule, un groupe de travail. Je clique sur Janvier, j'appuie sur la touche Shift pour dire « jusqu'à », je clique sur Trimestre 1 pour récupérer Janvier, Février, Mars et Trimestre 1 à l'intérieur d'un Groupe de travail, c'est écrit maintenant en haut, dans la barre de titre d'Excel. À partir de maintenant jusqu'à dorénavant, tout ce que je fais dans la feuille Janvier se reproduit à l'identique en Février, en Mars et en Trimestre. Je viens sur Janvier, je vais donc réécrire ma formule. Je clique, je fais =, je clique sur mon premier chiffre d'affaires, je fais Ctrl+Entrée. Et donc là maintenant, mon =B2, je l'ai bien en Janvier, mais je l'ai aussi en Février, je l'ai aussi en Mars, et je l'ai aussi dans le Trimestre. Je reviens sur Janvier, je sélectionne les autres cellules, et là, je dois faire C3=, est égal à quoi ? À $C2. Je suis là, je fais =, je prends C2, F4, je positionne mes $ de telle sorte qu'ils ne soient que devant la colonne, $C2, j'ai bien ici : $C2. Maintenant je dois faire +, je dois aller chercher quoi ? Eh bien le chiffre d'affaires de Lyon, c'est-à-dire B3, et je dois mettre un $ devant le B3. F4 une fois, F4 deux fois, F4 trois fois. Je fais maintenant Ctrl enfoncé, je tiens Ctrl et j'appuie sur Entrée, et là donc, ma formule se recopie. Mais elle se recopie aussi dans toutes mes feuilles. Donc là, j'ai écrit ma formule de calcul de telle sorte que je n'aie à le faire qu'une seule et unique fois, dans une seule et unique feuille, sachant que toutes les autres feuilles, et ce, quel que soit leur nombre, eh bien, vont être prises en compte. Maintenant pour la petite histoire, on pourrait se faire ici un total. Ce total, c'est le total du chiffre d'affaires. Eh bien, ici je vais écrire =somme, parce que ce qui marche pour des calculs normaux, ça marche aussi avec des fonctions ! Je suis toujours en Groupe de travail, la fonction que j'écris actuellement, eh bien, cette fonction, elle va se faire en Février, en Mars et en Trimestre. J'ai ouvert ma parenthèse de SOMME, je glisse sur les valeurs qui m'intéressent, je fais Ctrl+Entrée, et donc, maintenant, j'ai bien une SOMME qui s'est reproduite. On le voit là, dans Février, mais aussi on le voit là, dans Mars, mais aussi, on le voit là, dans Trimestre. Je reviens, je vais maintenant sélectionner tous les chiffres d'affaires, les futurs, les emplacements des chiffres d'affaires. Je les sélectionne de manière à ce qu'une fois que je vais avoir défait mon groupe de travail, dans chacune des feuilles, ma sélection soit prête. Donc, ça y est, je suis bien positionné, maintenant je vais défaire mon groupe de travail pour saisir individuellement mes valeurs. Comment je fais pour défaire mon groupe de travail ? Tout simplement en cliquant sur cette feuille en plus ! L'intérêt de la feuille en plus, quand vous travaillez avec le groupe de travail, c'est que vous pouvez changer de feuille à l'intérieur de votre groupe de travail sans perdre le groupe de travail, et vous pouvez à tout moment, en cliquant sur cette feuille en dehors, défaire votre groupe de travail. Si cette feuille n'existait pas, si je prenais toutes les feuilles en tant que groupe de travail, je n'ai pas de feuille supplémentaire. Regardez bien, là, je suis sur la Feuille 5, si je viens sur la feuille Janvier, je perds mon groupe de travail. C'est très embêtant. Tandis qu'en utilisant toutes les feuilles, moins une, je peux changer de feuille si j'en ai besoin, sans perdre pour autant mon groupe de travail. C'est pour ça que je vous conseille systématiquement, quand vous faites un groupe de travail, de toujours prévoir une feuille en plus, ça facilite l'existence. Je viens dans Janvier, je suis en Groupe de travail, je sélectionne, ici, les zones dans lesquelles je veux saisir par la suite. Je défais mon groupe de travail, et maintenant, je peux saisir mes valeurs. Là, le calcul va se faire automatiquement, puisque je l'ai prévu comme ça. J'ai écrit toutes mes formules, donc il n'y a pas de raison que ça ne fonctionne pas. Et là, on va faire un petit 85, un, deux, trois, 85 000. Maintenant que j'ai fait ça, ma foi, je vais double-cliquer ici pour élargir, double-cliquer là. Lorsque vous double-cliquez sur le trait vertical entre deux numéros de colonne, pas ici, entre les numéros de colonne, vous élargissez les colonnes, à la taille de l'élément le plus grand de cette colonne. Donc voilà, ça c'est fait. Là, j'ai une balance carrée, vous voyez que j'obtiens : le dernier cumul est égal au total, donc je suis sûr de ne pas m'être trompé. Je viens dans Février et je n'ai plus qu'à saisir mes valeurs à nouveau, donc sans grande difficulté, là, j'ai peut-être eu la main un peu lourde, voilà, on va retirer un zéro. On va faire 75 000, 80 000, 78 000, 90 000, voilà, à nouveau, je double-clique pour élargir ma colonne et je viens enfin dans Mars où là, je tape mes valeurs, comme ceci. Et voilà ! Et il ne me reste plus qu'à double-cliquer pour élargir. Voilà, donc là, chaque feuille a repris son indépendance, chaque feuille a reçu ses propres valeurs, et donc, maintenant il ne me reste plus qu'à préparer ce que je vais faire pour calculer le chiffre d'affaires trimestriel.

L'essentiel d'Excel 2016

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Date de parution :28 oct. 2015
Mis à jour le:30 sept. 2016

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