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Vous allez exprimer votre demande de filtrage à partir d'une formule de calcul. Suivez les explications de votre formateur.
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Transcription

Je recherche toutes les écritures qui ont trait au magasin de Paris au mois de janvier, ou au magasin de Nantes au mois de mars. Lorsque je fais ce type de formulation en mettant magasin : « Paris », « Nantes » puis en mettant mois : « 1 » et « 3 », et bien, lorsque je lance ma recherche, je n'obtiens aucun résultat probant pourquoi ? Parce que là, je travaille sur des valeurs, le chiffre 1, le chiffre 3 alors que là, je travaille sur des dates, jour/mois/année. Comme il n'y a pas de relation entre ce que je demande, et ce que j'ai comme données ici, le résultat est complètement farfelu. Donc mon problème est le suivant : comment lui dire que « 1 » ici, c'est le mois de la date qui est écrite dans cette colonne ? et que le « 3 », ça correspond au mois de la date qui est écrite dans cette colonne ? Pour faire cela, il faut écrire une formule, il ne faut pas se contenter de taper le nombre directement, 12, 9, 8, suivant ce que vous cherchez comme mois, il faut faire une formule. Cette formule, quelle est-elle ? Cette formule, ça va être « =mois » ouvrez la parenthèse, je clique sur la date, je ferme la parenthèse, « =1 » Qu'est-ce que je suis en train de dire ? Je suis en train de lui dire : « tu interprètes, toutes les dates de la colonne A, tu les interprètes en ne lisant que la partie « mois » de ces dates. Donc là, on va lire « 5 », ici on va lire « 1 », ici on va lire « 12 », ici on va lire « 6 ». Là je compare un mois, un numéro de mois, à la valeur 1. Donc là, je compare des choses qui sont comparables. Je valide, et on m'affiche « FAUX », alors pourquoi « FAUX » ? « FAUX » ne veut pas dire dans ce cas-là, que j'ai fait une erreur Le « FAUX » ici veut dire tout simplement que la cellule A2 ne contient pas une écriture au mois de janvier. Regardez, si maintenant je fais « 07/01/2015 », dans la cellule A2 et que je valide, on me dit « VRAI », « VRAI » pourquoi ? Parce que maintenant, cette cellule contient le mois de janvier, donc le « FAUX » ou le « VRAI » veut dire tout simplement « dans la cellule il y a la valeur que tu recherches » ou « il n'y a pas la valeur que tu recherches », mais cela ne veut pas dire : « tu as fait une erreur ». Je vais faire pareil pour Nantes, « =mois », ouvrez la parenthèse, de la première date, je ferme, « =3 », puisque je cherche le mois de mars, et là on me dit « FAUX », c'est normal puisqu'il y a écrit janvier dans la première cellule, il n'y a pas écrit mars. Alors maintenant que c'est fait, qu'est-ce que j'ai dit ? J'ai dit : « je veux « Paris » ET le mois de janvier, ou bien je veux « Nantes » ET le mois de mars ». Du fait que mes valeurs sont écrites sur la même ligne, elles sont liées l'une à l'autre par ET, il faut que les deux conditions soient remplies pour que la ligne s'affiche, du fait que mes valeurs sont écrites sur deux lignes différentes, ces deux lignes sont implicitement connectées par OU, l'une OU l'autre doivent s'afficher dans les résultats. Voilà ce que je viens donc d'expliquer. Alors, je viens dans Données, je viens dans Filtrer et Trier je clique sur Avancé, je viens dans Copier vers un autre emplacement, je vérifie que la plage va bien de A1 à C100, tout va bien, je vais lui dire ici que la Zone de critères, c'est toutes ces cellules-là, et que je souhaite voir apparaître le premier résultat à partir de cet emplacement-là, je fais OK, et là, Tadam ! J'obtiens effectivement le bon résultat, j'ai bien au mois de janvier, Paris, j'ai bien au mois de mars, Nantes, au mois de janvier, Paris, ça correspond bien aux critères que j'ai énoncés à cet emplacement-là. Donc, vous pouvez exprimer des valeurs de recherche directement, comme ici, « Paris » ou « Nantes », mais vous pouvez aussi les exprimer à travers une formule de calcul. Attention, toutefois, à une chose. J'efface le résultat, ici, j'avais écrit « mois », pourquoi ? parce qu'intuitivement, je cherchais des mois, donc j'ai écrit « mois » pour me comprendre, mais si j'avais écrit « dates », que se passerait-il ? Là, j'ai bien écrit « magasin », et ça fonctionne, ici, j'écris « dates », je viens sur Avancé, je fais mes petites vérifications d'usage, la zone de données clignote bien, la Zone de critères de recherche est bonne, et donc, je veux sortir les enregistrements à partir de cet emplacement, je fais OK. Et là, catastrophe, je n'ai aucun résultat. Du simple fait d'avoir écrit « dates » ici, malgré le fait que ces informations ici sont bonnes, et bien, j'ai écrit « dates » là, je n'ai plus de résultat. Pourquoi ? parce que vous devez, et c'est une règle intangible depuis plusieurs versions, vous devez, lorsque vous faites une recherche par égalité, comme ici pour le magasin, écrire l'intitulé de la colonne, et en dessous, les valeurs que vous recherchez. Là, je dis : « je veux le magasin Egal à « Paris », je veux le magasin Egal à « Nantes ». Quand il y a égalité, je mets le nom de la colonne dans laquelle il y a la valeur. Par contre, quand il y a formule, comme ici, je ne dois SURTOUT PAS mettre le nom de la colonne sur laquelle porte la recherche. Je dois mettre n'importe quoi, n'importe quel autre terme, mais SURTOUT PAS le nom de la colonne sur laquelle porte la recherche. Là, je travaille sur des dates mais moi ce que je cherche c'est des mois, je vais écrire « mois », mais je peux aussi écrire « toto » ou « arthur », ça marcherait pareil, le tout, c'est qu'il n'y ait pas écrit « dates » au-dessus de l'emplacement où j'ai écrit mes formules. Donc, dès qu'il y a égalité, je mets le nom de la colonne, Dès qu'il y a autre chose qu'une simple égalité, dès qu'il y a formule, je mets autre chose que le nom de la colonne. Voilà, vous savez, maintenant à peu près tout sur les recherches avancées, on peut encore aller bien au-delà, mais, c'est une autre histoire !

L'essentiel d'Excel 2016

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Date de parution :28 oct. 2015
Mis à jour le:30 sept. 2016

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