L'essentiel de Microsoft Teams

Créer des équipes et ajouter des membres

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Abordez différentes approches pour constituer des équipes dans Microsoft Teams. Apprenez aussi à ajouter des membres à une équipe.

Transcription

Pour pouvoir utiliser Microsoft Teams, la première chose à faire est de créer une équipe. Cette équipe, vous pouvez la créer en calquant, par exemple, la structure de votre entreprise. On pourrait très bien imaginer une équipe comptabilité, une équipe contrôle de gestion, une équipe logistique, une équipe ordonnancement/lancement. Bref, vous pouvez vous organiser de cette façon. Vous pouvez aussi créer des équipes par projet, quoique cette approche puisse être remplacée par une notion que nous verrons ultérieurement, la notion de canaux. Je vais créer une équipe de développement Web client dans laquelle je vais mettre plusieurs membres. Premièrement, je vais mettre un seul membre et ensuite je vous montrerai comment on peut ajouter des membres à une équipe. Je viens donc, soit dans mon application de bureau, soit dans mon application mobile, soit encore, comme ici, dans mon navigateur. Je clique sur l'icône « Équipes », et là, je peux utiliser le lien qui est en bas de l'écran, ajouter une équipe dans la deuxième colonne ou bien, avec ce bouton, créer une équipe. Je clique. Je donne un nom à cette équipe, « Développement... ... Web », et je mets une description. Cette description est loin d'être obligatoire, mais elle est fortement conseillée. Pourquoi ? Parce que quand vous commencez à avoir une pléthore d'équipes, la description vous permet de vous y retrouver plus facilement. Lorsque vous créez une équipe, vous avez plusieurs solutions. Vous pouvez dire que cette équipe est privée ou publique. Privée, cela veut dire que seuls les propriétaires de l'équipe peuvent ajouter des membres. Actuellement, c'est moi le propriétaire de l'équipe puisque c'est moi qui ai créé l'équipe. Toute personne qui crée une équipe est forcément le propriétaire de cette équipe. Maintenant, si vous déclarez votre équipe comme publique, les autres personnes de votre organisation, de votre entreprise pourront voir cette équipe et pourront venir rejoindre cette équipe. Si vous créez une équipe privée, seules les personnes que vous indiquez comme étant membres de cette équipe pourront accéder à cette équipe. On va garder « Privée ». On va faire « Suivant ». On patiente quelques secondes, le temps que l'équipe se crée et on va ajouter des individus. Je vais prendre une première personne. Quand je tape dans cette case, j'ai accès à toutes les personnes de mon entreprise inscrites, ayant un compte dans Office 365. Alors, je vais prendre Mireille qui est donc Mireille Bonnefoit. Je clique sur son nom. Je peux après mettre le nom d'une autre personne. C'est un peu le même principe que lorsque vous envoyez un mail. Je peux même mettre le nom d'une liste de diffusion. Imaginez que j'ai créé dans Outlook une liste de diffusion, je peux mettre le nom de cette liste de diffusion à cet endroit-là et donc tous les membres de cette liste deviennent les membres de mon équipe. Je fais « Ajouter ». La personne est ajoutée en tant que membre. Vous avez la possibilité de dire que la personne est propriétaire ou membre. Si vous désignez la personne comme étant propriétaire, cette personne pourra elle-même ajouter des membres à l'équipe. Si vous la laissez en tant que membre, elle ne peut pas ajouter des membres à cette équipe, étant donné que cette équipe est privée. Je vais faire « Fermer », mais je pourrais très bien ajouter d'autres personnes. Je fais « Fermer ». Je patiente quelques instants et j'arrive sur cet écran qui me donne la main, et donc je peux commencer à utiliser Microsoft Teams. Avant de découvrir un petit peu les possibilités qui s'offrent à moi, nous allons venir sur ce lien ici et sur les trois petits points. Vous voyez qu'ils me donnent accès à un grand nombre de fonctionnalités et notamment, à la fonctionnalité « Afficher l'équipe ». C'est celle que je vais retenir. Je clique dessus. Et là, je me vois puisque je suis l'initiateur, le créateur de cette équipe et en dessous, je vois Mireille Bonnefoit avec une petite carte indiquant que son statut est inconnu. On ne sait pas si elle est connectée ou pas à son ordinateur. À partir du moment où j'ai la liste des gens qui sont dans cette équipe, je peux, par exemple, ajouter un membre. Pour ajouter un membre à mon équipe qui est privée, on le voit ici, je n'ai qu'à cliquer sur le bouton « Ajouter un membre ». C'est ce que je vais faire. Je vais donner le nom d'une autre personne. On va prendre, par exemple, Dupont Michelle qui est ici. Je clique dessus. Je fais « Ajouter ». C'est un membre, on se retrouve dans le même cas qu'avant. Je fais « Fermer », etc. Je peux ajouter autant de personnes que je le souhaite à cette équipe. Si je souhaite supprimer une personne, je viens sur la ligne qui contient le nom de la personne et je n'ai plus qu'à cliquer sur la croix pour retirer cette personne de l'équipe. Que génère cette approche ? Si je viens sur l'écran d'accueil d'Office 365 et que je viens, par exemple, dans mes contacts. Je peux prendre mes contacts ici ou encore prendre mes contacts par là, peu importe. Que se passe-t-il ? Il se passe que je vais me retrouver dans mes contacts ici avec les groupes et dans les groupes, vous voyez qu'il y a « Développeurs » et « Graphistes » ? « Développeurs » et « Graphistes » ? Ce sont des groupes que j'ai créés au préalable dans mes contacts et je remarque que l'équipe que je viens de créer dans Microsoft Teams a généré automatiquement un nouveau groupe dans mes contacts, le groupe « Développement Web ». Et là-dedans, je vais trouver les personnes qui en sont membres. Donc, il faut comprendre que lorsque vous créez une équipe dans Microsoft Teams, cela modifie le comportement d'Outlook. Vous avez des groupes qui font leur apparition. Donc, groupes et équipes, même combat. Mais ça ne marche pas en sens inverse. Si vous créez un groupe dans Outlook, ça n'aura pas d'impact dans Microsoft Teams. Voilà en quelques mots comment on peut créer une équipe dans Microsoft Teams.

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Date de parution :5 mai 2017

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