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Outlook 2010 : Astuces et techniques

Créer des dossiers dans la boîte de réception

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Nous sommes tous confrontés aux messages lus mais restant à traiter. Nous traitons également les messages non lus, mais pas très importants. Voyez comment créer des dossiers pour mieux vous repérer. et gérer ces types de messages.
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Transcription

Alors, on est tous confrontés au rangement des messages à l'intérieur d'Outlook. Comment organiser sa boîte aux lettres afin de retrouver facilement ses messages et de les classer d'une manière, en tous les cas, logique pour la personne qui est devant. Alors, on a ici Boîte de réception, Éléments envoyés, qui sont dans les favoris, alors que ici on retrouve, pour mon compte de messagerie, Boîte de réception, Brouillons, Éléments envoyés, etc. Également, en me déplaçant en bas, j'ai un bouton ici, qui me permet de voir la liste des dossiers, et cette liste des dossiers me montre tous les dossiers présents à l'intérieur de mon environnement, et je découvre ici qu'il y a, par exemple, un dossier d'archive, un dossier de courrier indésirable, etc., des notes. Je vais pouvoir avoir plus de vision dans le mode dossier, que simplement ici un filtrage que des courriers. Néanmoins, je vais déplacer un certain nombre de messages, pour les classer à l'intérieur de mon environnement. Pour cela, j'ai plusieurs possibilités. Je peux créer des dossiers à l'intérieur de la boîte de réception, je peux créer des dossiers à l'intérieur des éléments envoyés, et créer ainsi une hiérarchie. Je peux également créer des dossiers au même niveau que Boîte de réception et Éléments envoyés. C'est souvent quelque chose qui est réalisé pour pouvoir classer des messages, aussi bien envoyés, que reçus. Et puis, également, dans Boîte de réception, il peut être utile d'insérer un sous-dossier, donc, de mettre un dossier sous la boîte de réception, me permettant de garder des messages qui sont, par exemple, moins importants et de faire ainsi des filtres. C'est donc par ce premier besoin que nous allons commencer. Je me positionne ici sur Boîte de réception, je fais un clic droit, et je fais Nouveau dossier. J'aurais pu faire la même chose en cliquant ici sur Boîte de réception, j'ai l'onglet Dossier, également Nouveau dossier ici. Ça revient au même. Nouveau dossier : j'ai un dialogue qui apparaît pour créer un dossier. Je vais appeler : Pas important, ou alors, ça pourrait être À lire, ou À faire ultérieurement, etc. En tous les cas, c'est pour classer des messages de moindre importance, à l'intérieur de ma boîte de réception, sans pour autant les avoir lus, par exemple, ou les avoir traités. Ce dossier va bien contenir des éléments courrier. Ça va pas contenir du calendrier, ça va pas contenir des contacts, ça sera pas des formulaires ni du journal, etc., c'est bien du courrier. Et il va être attaché à la boîte de réception, c'est-à-dire que je vais créer une arborescence : Boîte de réception, et dessous, les éléments Pas important. Si ce sont des éléments pas importants, autant mettre un s. Et je fais OK. J'ai donc, sur le côté gauche, ici, ma boîte de réception, qui apparaît maintenant avec un chevron, pour pouvoir déplier ou plier le contenu, et je vois, ici, un dossier Pas importants, qui est, dans l'immédiat, vide. En venant ici sur la boîte de réception, je vais, par exemple, pouvoir déplacer des éléments que je n'ai peut-être encore pas lus ou lus. Mais, par exemple, ici, l'abonnement à Hewlett Packard, que je peux très bien déplacer ici dans les Pas importants, je lirai plus tard. Manifestement, il y a quelques destinataires pour proposer une balade. Je peux mettre ça également dans les Pas importants et vous voyez qu'en faisant simplement un glisser-déplacer, j'amène les éléments à l'intérieur de mon dossier. Du coup, dans Pas importants, je dispose maintenant de deux messages, ces deux messages n'étant pas lus. C'est pour ça qu'ici j'ai bien un petit 2, comme quoi deux éléments encore non lus à l'intérieur de ce dossier. Je suis ici dans Boîte de réception, et dans Boîte de réception, il y a bien quatre messages qui ne sont pas lus, c'est pour ça le 4, ici, apparaît. Quatre messages, ici, non lus. Ce n'est pas quelque chose de récursif, tel que, ici, dans Pas importants, j'en ai maintenant plus qu'un, puisque je suis en prévisualisation. Donc, un message ici, et quatre à l'intérieur de la boîte de réception. De la même manière, je vais pouvoir créer un autre dossier afin de classer mes messages, directement sous mon compte de messagerie, c'est-à-dire au même niveau que Boîte de réception, Éléments envoyés, etc. Je vais donc me positionner ici sur mon compte de messagerie et je vais pouvoir créer un nouveau dossier. Ce dossier concerne, par exemple, les mails liés à la production. Je fais OK. Et pourquoi pas en créer un autre. Nouveau dossier qui sera lié, par exemple, aux Finances et comptabilité. Me voici donc avec deux nouveaux dossiers : Finances et comptabilité et Production. Boîte de réception, Éléments envoyés, etc. J'ai donc différents éléments dans ma boîte de réception actuellement, tels que Josette Duguidon qui m'envoie un formulaire. Ici, j'ai Robert DeLaroue, avec Pièce jointe du fournisseur. Ces éléments, par exemple, venant de Robert DeLaroue, sont liés directement à la production. Je vais donc pouvoir prendre le message et le déplacer dans Production. Également, je vois que Josette, ici, m'a envoyé un message, et puis, si je regarde ici, j'ai des réunions, j'ai également des éléments ici à propos du produit en aluminium. Donc, évidemment que les informations à propos du produit, si je fais ici ce message et qu'avec la touche CTRL je sélectionne un deuxième message, je vais pouvoir les déplacer tous les deux dans la Production, puisqu’il s'agit de parler du produit. Également, quand je clique sur Production, ici, je vois que j'ai des messages reçus, auxquels j'ai répondu, et donc, dans Éléments envoyés, je dispose de ces messages, qui sont directement liés aux produits en aluminium, par exemple, et le premier message à propos de ce produit. Avec la touche CTRL, j'ai donc sélectionné ces trois messages, que je vais également déplacer dans le dossier de Production. Du coup, à l'intérieur de ce dossier, j'ai aussi bien les éléments que j'ai reçus que les éléments envoyés. Du coup, dans ce dossier, je peux tout à fait demander, grâce à l'onglet Affichage et à la case à cocher, d'afficher les éléments en tant que conversation concernant tous les dossiers. Du coup, je vais bien avoir un regroupement, à l'intérieur de ce dossier Production, de toute la conversation que j'ai eue à propos du produit en aluminium. Et je vais retrouver aussi bien les éléments reçus qu'envoyés, qui seront donc présents dans ce dossier classé Production. Néanmoins, dans ma boîte, ici, de réception, j'ai bien les messages plus récents, ou en tous les cas, ceux que je n'ai encore pas rangés. Au fur et à mesure que je vais recevoir des messages, si je les considère pas importants, je vais pouvoir les déplacer dans ce dossier correspondant. Et puis, si je reçois des messages liés à la production, je vais, bien-sûr, pouvoir les déplacer directement à l'intérieur de la production ou à l'intérieur de la comptabilité, si mon dossier, ici, Finances et comptabilité est concerné.

Outlook 2010 : Astuces et techniques

​Optimisez votre utilisation d’Outlook 2010. Exploitez le module Courrier, prenez en main le travail collaboratif avec les modules Calendriers et Personnes, etc.

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Date de parution :27 juil. 2017

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