SharePoint 2013 : Interactions avec Microsoft Office

Créer des documents intelligents

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Préparez des documents et des modèles intelligents en intégrant les métadonnées. Il s'agit d'insérer des Quickparts de propriétés dans Word.
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Transcription

Dernière étape en termes d'optimisation de création de document pour nos utilisateurs. J'aimerais que les utilisateurs, lorsqu'ils vont devoir renseigner une nouvelle procédure, ne soient pas obligés de renseigner à plusieurs endroits, une fois dans leur document, une fois dans les métadonnées de SharePoint, les informations qui sont communes. Pour ceci je vais recommencer, dans un premier temps, à créer un nouveau document ici, à partir du fameux type de contenu « Procédures ». Vous allez voir que je ne vais pas l'enregistrer après dans SharePoint. Je vais vous montrer comment on va pouvoir récupérer les informations « propriétés » du document directement dans mon document. Par exemple ici j'ai quoi ? Le titre, le thème, le relecteur, la date de fin de relecture. Or si vous regardez, ça et ça, ça doit être le titre. De la même façon j'ai bien ici un élément de relecteur, un thème, et ici une date de fin de relecture. Pour ceci je vais utiliser quelque chose qui, dans Word, s'appelle les « propriétés de document » ou les « insertions de champs de propriétés ». Je vais venir me positionner à l'endroit où je désire rajouter un champ. Ici, en l'occurrence. Je ne veux plus voir marqué « Procédures ». Je voudrais que mes utilisateurs viennent renseigner le titre du document. Donc, je vais venir ici dans l'onglet « Insertion » chercher ce qui correspond à ce que l'on appelle les Quickparts, et, dans la catégorie des Quickparts, plus précisément les propriétés du document. Ce que je veux, c'est le titre. Donc, c'est ici que mon utilisateur va renseigner son titre. Histoire de lui donner des indications, je vais marquer ici « Titre ». De la même façon, je dois retrouver également à un autre emplacement dans le document, ce qui correspond ici au titre. De la même façon, ça, je viens l'enlever. Et je vais venir dans l'onglet « Insertion » chercher dans les propriétés du document le même champ : le champ « Titre ». Je continue. Ici on avait dit qu'il me fallait le relecteur. Si je regarde bien, étant donné que ce document est issu de la bibliothèque SharePoint, j'ai bien une information qui me dit ici quel est le relecteur. De la même façon ici j'ai bien une information, que je vais pouvoir rajouter, qui est ce que l'on appelle le thème. Je continue. Ici j'ai bien besoin de la date de fin de relecture. Donc encore une fois je vais construire ce document avec des emplacements qui sont déjà constitués et sur lesquels vous avez des informations supplémentaires. Pour le thème, par exemple, j'ai des pointillés rouges tout autour qui indiquent que ce champ est obligatoire. Vous pouvez déjà constater qu'on a bien des éléments qui sont totalement liés. Ça veut dire quoi ? Ça veut dire que quand mon utilisateur va venir, que ce soit à partir du panneau d'informations, où à partir directement du document, changer le titre, ça va le changer dans le document et dans les métadonnées. Idem pour le thème, le relecteur, et la date de fin de relecture. Mais c'est ceci, ce document-là, qu'il faudrait que je puisse récupérer en tant que modèle. C'est donc pour cela que je ne vais pas enregistrer ce document directement sur SharePoint. Je vais venir faire « Fichier », « enregistrer sous ». Je vais décider de l'enregistrer sur mon ordinateur, sur mon bureau par exemple. Je le mets ici et je l'appelle « Procédures ». Maintenant je peux fermer ce document. Et il faut que je retourne modifier le document qui était le modèle ici associé au type de contenu. Donc, c'est ce que je vais pouvoir revenir faire ici dans les paramètres du site. En redéveloppant ce qui correspond au type de contenu. C'est lequel qui m'intéresse ? Celui que j'ai appelé « Procédures ». Qu'est-ce que je voudrais changer ? Non pas les colonnes, mais ce qui correspond au modèle à proprement parler. Je n'ai plus qu'à télécharger à nouveau le modèle que je viens d'enregistrer sur mon bureau, avec l'association des colonnes. Voilà qui est fait. Comme automatiquement j'ai la propagation de toutes les modifications qui vont être faites sur ce type de contenu à chaque emplacement où le type de contenu est utilisé, je n'ai plus qu'à valider ma modification et, bien évidemment, venir voir ce que ça donne. Maintenant si je viens en tant qu'utilisateur pour créer une nouvelle procédure, je lance mon application et je vais avoir, cette fois-ci, les métadonnées mais également les champs associés aux métadonnées dans mon document. Donc, si je viens rajouter ici le titre, vous voyez que je peux travailler dans tous les sens, et je dis que ce titre va être le numéro de procédure qui est le 154, à partir du moment où je vais valider cet élément-là, il va apparaître automatiquement ici et à chaque emplacement où j'ai utilisé la propriété, y compris là-haut. Mon relecteur, je peux le choisir ici, mais je peux aussi le choisir là. J'ai toujours les deux possibilités. Là je vais dire que c'est « Laurent ». De la même façon, ici, si je viens cliquer sur le thème, vous voyez que j'ai bien mon menu déroulant, y compris dans mon document. On va dire que là, c'est de la communication. Si je regarde la date de fin de lecture, j'ai également un choix, avec ce qui correspond, le sélecteur de date. Et là je dis que c'est impérativement à faire avant le 11. Voilà comment cette fois-ci mon utilisateur n'a plus à renseigner à plusieurs reprises la même information. Tout ce qu'il va saisir dans son document va apparaître automatiquement là. Et tout ce qu'il va saisir là va automatiquement apparaître dans les emplacements que j'aurais bien évidemment prédéfini à l'avance grâce aux propriétés du document dans les Quickparts de Word. Voyons voir maintenant le résultat côté bibliothèque du document SharePoint. Je viens donc enregistrer. Ici je peux lui donner un titre différent ou mettre le même. Et j'enregistre. J'attends que ça revienne côté SharePoint. Attendons qu'il actualise. Et voyez bien ici le nom du fichier, qui est le 154, il y a quelques secondes, par Nathalie Roussel, le thème communication, le relecteur Laurent Valente et ici ce qui correspond à la date de fin de relecture. Dernière précision : je vous ai montré qu'on pouvait définir le titre. Mais ici ce n'est pas le titre qui apparaît, c'est le nom du fichier. D'ailleurs si je reviens ici lui demander d'afficher les propriétés vous allez pouvoir constater qu'on a bien deux éléments : le nom du fichier, c'est le nom vraiment du document, qui peut être différent de cette notion de titre, que j'ai récupéré de la propriété côté Word. Idem pour la partie thème. Et de la même façon j'ai les deux informations supplémentaires qui sont le relecteur et la date de fin de relecture. Voilà comment on conçoit ce que l'on appelle des smarts documents, vous entendrez souvent le terme, ou des documents intelligents de Word pour fonctionner avec les métadonnées côté SharePoint par l'intermédiaire des types de contenu.

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