Office 365 : L'essentiel d'Outlook

Créer des catégories pour une boîte POP3

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Voyez comment modifier les catégories natives et comment les utiliser pour organiser la boîte de réception.
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Transcription

J'ai rajouté à Outlook 2016 un nouveau compte de type POP3. Alors pourquoi ? Mais tout simplement pour vous montrer qu'avec un compte de type POP3, il est possible d'organiser nos mails grâce à des catégories. Chose qui n'est pas faisable ah, avec un compte de type IMAP. Ce compte je l'ai créé chez Gmail. Pour la petite histoire je vais vous montrer son paramétrage, je viens sur Fichier, je viens sur paramètres du compte, je clique à nouveau sur Paramètres du compte. Je double clique sur l'adresse mail que j'ai créé chez Gmail. Et donc je trouve le paramétrage relatif à cette boite POP3. Voyez que le type de compte est bien de type POP3. Le serveur de messagerie entrant c'est pop.gmail.com, le serveur de messagerie sortant c'est smtp.gmail.com. J'ai mis l'adresse mail que j'ai créé, le mot de passe que j'ai créé et dans les Paramètres supplémentaires, j'ai indiqué que le serveur sortant avait besoin d'une authentification, donc j'ai coché cette case et j'ai activé celle-ci. Puis dans les Options avancées, j'ai indiqué le port 995 au niveau de POP3. J'ai mis une croix dans ce serveur nécessite une connexion chiffrées SSL. Et en serveur SMTP, j'ai mis le port 587 qui doit chiffrer les informations de manière automatique. Toutes informations que j'ai trouvé sur le site de Gmail bien évidemment je ne les ai pas inventés. On m'a aussi demandé de régler le délai de serveur à au moins 5 minutes. Donc là j'ai mis 5 minutes et 30 secondes comme ça je suis au-delà de la limite que l'on a fixé. J'ai fait OK, j'ai testé l'ensemble et donc tout à l'air de fonctionner. Alors tout ceci pour vous dire quoi ? bien pour vous dire que de la même manière qu'avec un compte IMAP, je vais recevoir un grand nombre de mails au bout d'un moment Je vais avoir le besoin de cataloguer tout ça. Comment est-ce que je peux cataloguer tout ça ? Bien je peux faire des dossiers ah, exactement comme nous l'avons vu précédemment. Je me mets sur Boite de réception, clic droit, je fais Nouveau dossier. Et là j'ai un nouveau dossier qui se crée. Je vais l'appeler A Test, voilà. Je peux aussi le supprimer, clic droit Supprimer le dossier. Je peux faire toutes les manipulations que nous avons vus précédemment. Mais je peux faire en plus quelque chose de très très pratique. Je peux mettre des catégories à chacun des mails que j'ai reçu. Lorsque je clique sur le premier mail que j'ai reçu ici, j'ai la possibilité dans l'onglet AccueilGroupe indicateurs d'accéder à Classer, et lorsque j'ouvre Classer et bien je trouve des catégories, Catégorie bleue, jaune, orange, etc. Et toutes les catégories. Lorsque je suis sur un compte IMAP dans la boite de réception sur un mail quelconquant et bien je m'aperçois que le lien en question a disparu il était à cet emplacement, il y est plus. Donc ce qui vous prouve bien que en IMAP ça ne fonctionne pas par contre en POP c'est tout à fait accessible. Alors ces catégories comment on les utilise ? Je fais un clic dessus, je vais dire Toutes les catégories pour faire apparaître ce dialogue. Et je vais changer ces noms, ces noms sont des noms comme feuille1, feuille2, feuille3 dans Excel ah, c'est des noms génériques qui ont été créés au moment de l'installation d'Outlook à moi de les personnaliser en fonction de mes besoins. Je sélectionne donc cette première catégorie, Catégorie bleue et je vais dire que je veux la renommer. Et donc je veux la renommer en par exemple clients. Et puis la catégorie suivante ici, la catégorie jaune je veux la renommer. Là les clients, je vais, peut être, mettre une petite majuscule, ça fera plus riche. Comme ceci voilà, puis après ben je vais faire Catégorie orange, Renommer et je vais dire que c'est Fournisseurs. Je m'arrête là, mais bien évidemment je peux rajouter des catégories. Je peux déjà renommer toutes celles qui restent et ensuite, quand il n'y en a plus ben il y en a encore, il suffit de cliquer sur Nouveau pour créer une nouvelle catégorie et lui affubler un code de couleur. Je fais Annuler, après avoir retirer la coche sur Prospects, je fais OK. Donc maintenant, je vais donner une catégorie à mes mails. Je me mets par exemple ici sur Outlook ah, le premier message que j'ai reçu, qui est un message tout à fait automatique. Et je vais donc, à l'aide du boutons classer, dire que il s'agit ici d'un client, donc je clique sur Clients. À partir de ce moment-là, voyez que j'ai une catégorie Clients qui fait son apparition avec mon message qui glisse automatiquement dedans. Ensuite, ce mail-là je vais dire qu'il s'agit par exemple d'un fournisseur je clique sur Fournisseurs. Ensuite, ce mail-là je vais dire qu'il s'agit d'un prospect, et ce mail-là je vais dire qu'il s'agit aussi d'un prospect. Donc là j'ai une classification qui se met en place. Cette classification est visible directement, à ce niveau-là, j'ai donc des zones qui se créent. Et en plus lorsque je clique sur tel ou tel mail, je vois une bande de couleurs qui accroche mon regard et me permet de voir qu'il s'agissi ici d'un client ou d'un fournisseur ou de toutes autres catégories à ma convenance.

Office 365 : L'essentiel d'Outlook

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Date de parution :30 sept. 2016
Mis à jour le:30 sept. 2016

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