L'essentiel d'Outlook 2016

Créer des archives

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Vous allez comprendre pourquoi il est important d'archiver vos données Outlook. Voyez comment vous y prendre.
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Transcription

La base de données Outlook se remplit progressivement au fur et à mesure du temps. Et plus elle est pleine, eh bien moins ça va vite. Donc, comment faire pour maintenir Outlook de telle sorte que la vitesse de traitement des différents clics que je fais à l'intérieur d'Outlook soit à peu près constante? Eh bien, pour ça, il faut créer ce que l'on appelle une archive. Une archive, c'est quoi ? C'est un fichier externe dans lequel les plus anciens éléments seront stockés. Ensuite, on rend ces éléments accessibles ou pas mais on va les stocker en archives de telle sorte que les fichiers actifs contiennent un minimum d'informations et donc que Outlook continue à travailler toujours à peu près à la même vitesse. Alors comment fait-on cette archive ? Mais pour faire cette archive, il vous faut aller sur l'onglet Fichier. Et dans l'onglet Fichier, vous allez aller sur les Options. Je clique sur Options. Dans le dialogue qui fait son apparition, je vais venir sur le lien Options avancées. Dans Options avancées, je pars à la recherche de archive automatique que je trouve ici. Là, on me dit, les archives automatiques, ça permet de réduire la taille de la boîte aux lettres en supprimant ou en déplaçant d'anciens éléments vers un fichier de données d'archives. Je vais cliquer sur le bouton Paramètres d'archivage automatique. Et là, je me retrouve face à ce dialogue. Qu'est-ce que je peux régler dans ce dialogue ? À peu près tout. Je viens mettre une croix dans archiver automatiquement tous les, par défaut, j'ai 14 jours. Alors tous les 14 ou 15 jours, il faudrait quand même recevoir une énorme quantité de mails par jour pour que cela soit utile de régler ça sous 14 jours. Je vous conseille plutôt de travailler au moins sur le mois, voire sur 2 ou 3 mois. Mais tous les 14 jours, ça me semble peut-être un petit peu violent comme traitement. Donc, je vais mettre moi ici 60 jours pour dire que je veux faire une archive automatique tous les 2 mois. Ensuite, j'ai une case à cocher qui me dit : demander avant l'exécution de l'archivage automatique. Vous faites ce que vous voulez mais moi, de mon point de vue, je laisserai cette case cochée. Pourquoi ? Parce qu'il peut y avoir des cas de figure particuliers. Au bout de 60 jours, je n'ai peut-être pas l'envie, le besoin, la nécessité de faire ma sauvegarde en archives Donc si je laisse cette case, lorsque les 60 jours arriveront, Outlook va me dire tu veux la faire l'archive ou pas ? Je pourrais lui dire non, non, ce coup-là, je ne veux pas la faire. Si vous ne mettez pas une coche dans cette case, eh bien ma foi, au bout de 60 jours, il ne va pas vous demander votre avis et il va archiver vos données. Ensuite, j'ai la possibilité de régler ce qui se passe pendant l'archivage automatique. Je peux, première étape, supprimer les éléments arrivés à terme, (dossiers de messagerie seulement). Qu'est-ce que ça veut dire ? Ça veut dire que lorsque j'ai, par exemple, l'envoi de mail avec une date limite de péremption, on en a d'ailleurs parlé dans un des tutoriels. Lorsque je fais des mails en disant : ce mail, il est valide jusqu'à telle date, eh bien si la date est dépassée, le mail en question sera supprimé. Si par contre, je ne mets pas de croix là-dedans, ce mail ne sera pas supprimé. Là, c'est à vous de voir si vous avez le besoin ou pas de supprimer ce type de mail. Ensuite, j'ai une case à cocher ici qui dit : archiver ou supprimer les anciens éléments. Alors, ça veut dire quoi ? Ça veut dire que si je décoche cette case, je n'ai plus aucun accès aux réglages qui sont en dessous. Si par contre, je coche cette case, j'ai accès à ces réglages-là qui me disent afficher le dossier d'archivage dans la liste des dossiers. Or, ça c'est quelque chose de fort sympathique. Et, je ne suis pas vous, mais si j'étais vous, je laisserais cette case cochée. Pourquoi ? Parce que le fait de laisser cette case cochée fait que j'aurai dans ma liste de dossier ici, sous mes boites mails, un lien supplémentaire qui fera son apparition dans 60 jours, ce lien me permettant d'accéder directement dans Outlook à mes archives si j'en ai besoin. Par contre, cette case à cocher, si je ne l'active pas, eh bien, le lien il n'apparait pas et donc, je peux toujours accéder à mes archives mais c'est un petit peu plus compliqué. Je laisse donc la case cochée. Ensuite, on me dit paramètres par défaut des dossiers pour l'archivage. Effacer les éléments plus anciens que 6 mois. Et j'ai le choix entre mois, semaines et jours. Moi, je pense que pouvoir remonter sur au moins sur 2 ou 3 ans, c'est pas mal. On va dire 36 mois, ce sera bien. Si vous avez besoin juridiquement d'aller au-delà, vous augmentez le nombre de mois. Sinon qu'est-ce qui se passe ? Il se passe que si vous ne mettez pas une durée suffisante, vous allez vous retrouver avec vos archives qui vont s'effacer très très rapidement. Si vous avez besoin de remonter en arrière, vous n'avez plus vos archives. Donc là, 36 mois, je suis à peu près tranquille. Déplacer les anciens éléments vers. J'ai un chemin qui pointe vers un fichier s'appelant archive.pst, Ça, c'est le nom de mon fichier archive. Où est-ce que je veux mettre ce fichier archive ? Alors vous avez plusieurs possibilités. Vous pouvez mettre ce fichier archive sur votre disque dur, c'est une possibilité. Mais vous avez aussi, à l'aide du bouton Parcourir, la possibilité d'aller le mettre ailleurs. Pourquoi pas si vous avez installé OneDrive sur OneDrive directement. Comme ça, vos archives vont être mises par exemple, dans le dossier Sauvegarde que vous avez créé au préalable sur OneDrive de telle sorte qu'elles deviennent accessibles ces archives même si vous perdez votre disque dur. Votre disque dur rend l'âme, vous rachetez un nouveau disque dur. Vous réinstallez le pack office 2016 avec Outlook et vous récupérez les sauvegardes que vous avez faites ainsi que vos archives sans aucune espèce de problème si vous pratiquez de cette manière-là. D'où l'intérêt d'utiliser OneDrive donc un service dans le nuage. Je fais Annuler, J'ai aussi, plutôt que de déplacer les anciens éléments, la possibilité de les supprimer définitivement. Là, à vous de voir. une fois que c'est supprimé, c'est supprimé, on ne peut plus revenir en arrière. Personnellement, je préfère plutôt déplacer vers un autre endroit de manière à ce qu'au-delà des 36 mois, j'aie quand même la possibilité d'aller repêcher les choses si le besoin s'en fait sentir. Voilà, une fois que tous ces réglages sont faits, il ne reste plus qu'à faire OK et à confirmer avec OK. Donc maintenant, on se revoit dans 60 jours, non je plaisante, mais d'ici 60 jours donc, on verra apparaître ici un nouveau lien pointant vers mes archives.

L'essentiel d'Outlook 2016

Apprenez à envoyer, recevoir, et gérer des e-mails. Abordez les fonctions Contacts, Calendrier, Tâches et Notes, etc. afin de tirer pleinement parti d’Outlook 2016.

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Date de parution :23 févr. 2016
Mis à jour le:30 sept. 2016

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