Excel 2016 : Analyse de données avec Power Pivot

Copier et coller les données

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Apprenez à créer un seul et unique tableau statique Power Pivot à partir de fichiers Excel contenant des listes étendues.
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Nous allons commencer cette étude de Power Pivot par apprendre quelques techniques d'import de données. Alors, sachez déjà que dans ce chapitre, on va pas voir toutes les techniques d'import de données parce qu'on peut facilement y passer plus d'une journée. On va voir les principales utilisées par des non-informaticiens. Dans un premier temps, ayant Excel ouvert, je vous recommande, pour suivre cette formation, d'enregistrer le fichier sur lequel vous allez travailler. Donc, vous cliquez, simplement, sur la petite disquette comme à l'habitude, vous l’enregistrez à un endroit de votre choix, peu importe, ça peut être le dossier de documents courants, je vous recommande fortement, également, de pas mettre d'accent et d'espace dans les noms de vos fichiers, donc là, on va l'appeler formationPowerPivot et libre à vous de choisir si vous voulez le mettre en classeur Excel, prenant en charge des macros ou Excel binaire. C'est clair que si vous voulez de la haute performance, en termes de rapidité et également, plus des macros, il vaudrait mieux considérer l'Excel binaire, d'ailleurs, c'est le choix que je vais faire pour cette formation. On valide par Enregistrer, on va pas mettre les métadonnées du document et on attaque le sujet. Alors, le type d’import le plus simple que l'on puisse faire, de mon point de vue avec Power Pivot, c'est en fait, une technique d'import que certains employés utilisent dans les entreprises lorsqu'ils veulent que Power Pivot contienne physiquement des données qui ne se trouvent nulle part ailleurs. Ça veut dire, elles doivent être ni dans une des feuilles Excel du fichier en cours, ni même dans une base de données externe ou dans un fichier externe. Alors, voyons comment procéder. Dans Excel, dans l'onglet Power Pivot, vous cliquez sur le bouton Gérer. Bon, ça, c'est une première chose. Ensuite, il faut que l'on ait quelque part, quand même, les données que l'on veut mettre dans Power Pivot, physiquement, déjà préparées parce que n'oubliez pas ou sachez-le, Power Pivot a toutes ces tables qui sont en lecture seule, vous ne pouvez pas les écrire dans des cellules de données, ce n'est pas comme une feuille Excel, donc là, pour l'exemple, dans le dossier d'exercice, dans le chapitre 02, il y a un fichier Excel qui s'appelle Power Pivot copier-coller, vous l'ouvrez, il y a trois feuilles avec des données à peu près similaires en termes de structure. Vous allez dans la première feuille, ensuite, on copie ce qu'il y a dans cette feuille, on fait un copier avec Ctrl + C, vous pouvez, tout à fait, cliquer ici sur le bouton Copier, on retourne dans Power Pivot, donc, on peut, tout à fait, passer par l'onglet Gérer ou passer par la barre des tâches et dans l'onglet Accueil, il y a un bouton Coller, il va nous demander le nom de la table, alors là, on va respecter l'usage que je vous recommande de suivre, qui est la nomenclature de Leszynski-Reddick, c'est-à-dire, on commence le nom des tables par l'abréviation tbl, on met un souligné et ensuite, le sujet de la table, donc là, c'est Ventes et comme c'est les ventes que l'on apporte par copier-coller, on va l'appeler « CopierColler ». Il nous demande, en-dessous, si la première ligne des données que l'on voit là est bien la ligne d'en-tête, on va dire que, oui, c'est bien le cas, en gardant ceci, coché et on valide par ok. On attend un petit peu et ça marche parfaitement ! Comme vous pouvez le constater, on a les colonnes d'origine avec, et je vous laisse le vérifier, le nombre de lignes d'origine. Maintenant, imaginez que une des raisons pour laquelle vous voulez aussi des données brutes dans Power Pivot, outre le fait, pour des raisons, peut-être de confidentialité, c'est parce que votre équipe informatique ne vous met pas à disposition, de serveurs ni access et que vous avez dépassé les un million de lignes d'Excel. Alors, à ce moment-là, sachez que on peut ajouter des lignes dans le tableau Power Pivot, à condition que la structure reste la même que la structure originelle. Démonstration : Data 2001 qui est ici, eh bien, il contient le même type de données que Data 2000 dans le même ordre et je veux les rajouter à la suite de la table que je viens de créer dans Power Pivot. Donc, on sélectionne tout avec un Ctrl + A, on fait un Ctrl + C pour copier, on retombe dans Power Pivot et là, observez bien, à droite du bouton Coller, il y a un bouton Coller par ajout. Si on clique dessus, une boîte de dialogue apparaît, qui nous montre, ici, les données existantes, là, les données qu'on veut coller. L'assistant affiche un message d'erreur, disant qu'il y a incompatibilité de type, mais ça, c'est probablement à cause du fait que on a aussi une ligne de titres dans ce qu'on est en train de coller maintenant, donc si on dit « x » sur la première ligne de titres, on voit que tout est bon. On peut valider par OK et pour le coup, il a rajouté, maintenant, les lignes supplémentaires comme vous pouvez le constater, à la suite. Maintenant, on continue, on considère un troisième scénario qui est encore plus rare. On revient dans notre feuille où il y a les datas, on prend Data 2003 et quelqu'un nous dit : « Ecoute, tout ce qu'y avait avant, on le veut plus. On aimerait que dans Power Pivot, il n'y ait que les données 2003. » Eh bien, vous pourriez, certes, supprimer la table que vous avez dans Power Pivot, mais vous allez perdre vos formules ou autres, vos liaisons. Donc, la question, c'est : « Est-ce qu'il y a une manière d'écraser sans tout recommencer ? » Eh bien, on va tout de suite voir ça. On clique n'importe où, ici, dans cette liste, on fait un Ctrl + A, pour sélectionner tout, Ctrl + C pour copier. On retombe dans Power Pivot et là, le deuxième bouton qui est juste dans le groupe presse-papier, se nomme Coller par emplacement. Si on clique là-dessus, là aussi, l'assistant affiche un message d'erreur, en disant qu'il y a une ligne qui ne marche pas. Déjà, que c'est la ligne de titres, donc on coche ici, « x » sur la première ligne des données copiées. On valide par OK et maintenant, il a collé uniquement ici, donc, les lignes que l'on a juste copiées tout à l'heure et il a supprimé toutes les lignes qu'il y avait précédemment. Donc effectivement, c'est bien un Coller, comme ils appellent ça, par remplacement. Si maintenant, imaginez qu'un jour, vous perdez la source de cette table que vous avez là et que vous souhaitez l'extraire pour la ramener dans une feuille Excel normale, il y a ici, un bouton Copier, si on clique sur Copier et qu'on retourne dans une feuille Excel quelconque, donc là, je vais créer une feuille Excel vierge pour l'exemple, et qu'on fait un Coller, en fait, simplement, il prend toute la table qu'il y a dans Power Pivot et il la colle, mais attention, quand je dis « toute la table », c'est seulement dans la limite des 1 048 576 de lignes qu'Excel gère parce que, n'oubliez pas que Power Pivot en gère assez facilement plusieurs milliards, ça dépend de la quantité de mémoire vive de votre ordinateur.

Excel 2016 : Analyse de données avec Power Pivot

Abordez l'analyse de données avec Excel et Power Pivot. Importez des données de différentes sources, créez des mesures et des indicateurs de performance clés intégrés, etc.

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Date de parution :8 sept. 2017

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