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Excel 2013 : Astuces et techniques

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Transcription

Qui honnêtement pourrait me dire qu'il n'a jamais rencontré de problème d'impression de fichiers Excel ? Effectivement, c'est ce qui nous arrive régulièrement, et pour cause. Excel, par défaut, n'est pas prévu pour être imprimé sur une page A4. En général, on ne travaille pas dans Excel dans un contexte où on voit les marches, les en-têtes, les pieds de page, l'élément principal d'Excel étant non pas le centimètre ou le pixel mais la cellule. Et très souvent lorsqu'on veut travailler dans Excel, on est obligé de faire de l'approximation. Alors, j'entends venir travailler ici en mode normal, passer en aperçu avant impression pour voir ce que cela donne, revenir travailler dans le fichier en changeant peut-être les sauts de page, l'orientation du papier, la définition de la zone d'impression, toutes ces options que vous retrouvez ici au niveau du mode de mise en page. Mais il y a aussi une fonctionnalité qui va nous permettre de travailler beaucoup plus souplement. Cette fonctionnalité est un mode d'affichage. On a toujours connu le mode normal, tel que je l'ai à l'écran, et le mode aperçu de sauts de page qui me permet de définir et, surtout dans un premier temps, de vérifier ce qu'Excel me permet comme découpage. Si je ne voulais pas avoir, par exemple, une édition au format portrait mais au format paysage, j'aurais pu déplacer la façon qu'Excel a de découper mes différentes colonnes, par exemple. J'ai toujours eu ces deux modes d'affichage pour travailler. Maintenant, j'en ai un troisième. Ce mode d'affichage est très intéressant, comme nous allons le voir ensemble. Donc, je vais juste vérifier que je passe bien au format paysage. On va voir ce que ça donne au niveau aperçu avant impression. Voilà ce que cela me donne, mais j'ai bien 17 pages, puisque j'ai tout ce qui correspond aux éléments suivants. Rappelez-vous que dans ce fichier, j'ai pas mal d'enregistrements. Donc, on verra après comment optimiser tout ça. Mais je vais vous montrer premièrement ce mode d'affichage qui est très pratique et qui est le mode de « MISE EN PAGE ». Alors, pourquoi ce mode ? Tout simplement, parce que j'ai maintenant la possibilité de travailler dans Excel exactement comme si j'étais dans Word avec la vision de mes marges ici et là, et avec la possibilité de travailler au niveau des en-têtes et des pieds de page, ce qui fait qu'en diminuant un peu le zoom, vous pouvez constater que je pourrais prendre là beaucoup plus de place avec mes colonnes, puisque j'ai changé de mode d'affichage et que j'ai demandé à passer en format paysage. Mais ça va surtout me permettre d'intervenir directement sur les en-têtes ou les pieds de page, sans être obligé de passer par l'onglet « Insertion d'en-tête et pied de page ». Donc, je vais lui demander, par exemple, de m'ajouter le logo de l'entreprise. Vous voyez qu'il a ouvert automatiquement la boîte à outils qui permet de paramétrer les en-têtes et pieds de page. Je veux ajouter une image que je vais aller chercher à partir d'un fichier. Voilà, ce sont mes logos, et il s'agit du logo de ma société. Je fais « Insérer ». Je vous conseille de travailler vos images en amont pour qu'elle ne soit pas énorme. Donc, j'ai ajouté ici mon image que je vois maintenant arriver. Ici, je pourrais ajouter les informations de titre, par exemple, mais également tout ce que vous avez en termes de possibilités, le nom de la feuille, le chemin d'accès, la date et l'heure, le nombre de pages, le numéro de page. Bref, vous avez vraiment la possibilité de travailler sur le document Excel comme si on était dans Word, ce qui est quand même très pratique. Pourquoi ? Parce que je ne peux plus dire que je ne sais pas ce qui va sortir à l'impression étant donné que je vois déjà ceci avec ce mode d'affichage. Par contre, si vous passez en mode création, vous ne verrez plus vos en-têtes et pieds de page, mais vous les retrouverez lorsque vous allez repasser en aperçu avant impression. De la même façon, je vous montre que pour éviter, dans le cas où vous devriez à nouveau changer les options de mise en page, d'avoir à redévelopper l'onglet « FICHIER », vous avez accès ici à ces éléments, tout ce qui concerne la mise en page. Et vous retrouvez automatiquement tout ce qui nous intéresse, c'est-à-dire l'orientation, le fait de réduire ou d'ajuster, la gestion des marges, la gestion des emplacements des en-têtes et pieds de page, et vous retrouvez le fameux logo et le texte que j'ai mis. Vous avez également ici la possibilité de définir si vous voulez avoir sur chaque impression, par exemple, une ligne d'en-tête répétée, et c'est très pratique lorsqu'on doit éditer un document. Voilà les différentes options qui sont à votre disposition lorsque vous désirez travailler avec des fichiers Excel à imprimer. N'oubliez pas ce nouveau mode d'affichage qui s'appelle la mise en page.

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Date de parution :19 mai 2017

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