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Calc 5 : La gestion de données

Contrôler la saisie des données

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Pour éviter de faire des erreurs, utilisez des critères de validité. Cela peut vous concerner ou concerner ceux qui vont être amenés à saisir des données.

Transcription

Je vais vous montrer comment contrôler la saisie des informations dans une liste de données en sachant que quand vous créez ce genre de liste de données, ce n'est pas toujours vous qui l'utiliserez. Il y a d'autres personnes qui vont peut-être l'alimenter d'informations. On va donc pouvoir utiliser des « Ctrl » ou des « Z» pour leur faciliter le travail et éviter surtout les erreurs qui peuvent être grave dans une base de données. Alors, nous allons sélectionner toute la colonne des montants puisque quand on crée une liste de données en général toute la feuille est réservée à cette liste. Nous allons nous assurer que ce soit bien des valeurs décimales qui soient saisies dans ces cellules et non pas autre chose comme du texte. Alors il faut dérouler le menu donné et sélectionner la commande «Validité ». Ici vous avez trois onglets. Le premier concerne le CRITERE qui autorisera ou pas la validation du contenu de la cellule. A defaut on a toutes les valeurs, on peut filtrer les nombres entiers, les décimales, les heures, plage de cellules, des listes, et aussi travailler sur la longueur du texte. Si vous faites une relation de votre feuille Excel avec un système de gestion de base de données relationnelle comme BASE, souvent on limite le nombre de caractères ou la longueur des champs pour pouvoir optimiser les bases sur les serveurs. Il faudra donc s'adapter aux normes de votre base. Alors ce qui nous intéresse ici ce sont les « Nombres entiers », on veut que soient saisis les « Nombres entiers ». On peut ou pas Autoriser les cellules vides. On pourrait forcer les données précises, égal, inférieur, supérieur par exemple dans un bon de commande, on pourrait faire que la quantité minimum de commande soit égale ou supérieure à un ou égale à, supérieure à cinq produits. Dons là nous allons sélectionner supérieur ou supérieur ou égal à. Là on va mettre un minimum de zéro. Autre onglet c'est l'AIDE A LA SAISIE. Là ce sont des zones d'aide qui permettent d'avoir des informations. Affichez l'aide à la saisie lors de la sélection d'une cellule, pourquoi pas? Une petite bulle apparaîtra pour afficher le petit texte qu'on va saisir ici, un titre. Et ici on peut mettre un texte. Bien sûr ce sont des messages importants qui doivent bien indiquer à la personne utilisant votre liste ce qu'elle doit faire ou pas. Enfin le « MESSAGE D'ERREUR ». Là on va avoir trois possibilités. Soit le stock complet, c'est-à-dire que si la règle n'est pas respectée, si on saisi autre chose que les valeurs décimales, le programme s'arrête et la cellule se vide ; ou alors on peut avoir des avertissements et des informations. Les Macros elles servent à faire des associations avec le langage de macro. La différence entre l'information et l'avertissement n'est pas très grande, ça va afficher un message. Là c'est simplement un message d'information. C'est pas très utile, mais ça peut apporter une info. Et l'avertissement demande une attention particulière. Mais ça n'empêchera pas de continuer à saisir des informations dans la liste. Donc «Arrêter» ici c'est le stop complet. On va le tester en cliquant sur le bouton OK. Alors, je vais cliquer en dehors de la sélection et si je clique ici pour rajouter une valeur j'ai la petit info bulle d'aide, et je vais taper ici du texte. J'ai un message qui me dit que la valeur est incorrecte je fais OK et ça m'efface le contenu de la cellule. Donc tant que je ne saisis pas une valeur correspondant à ce qui est attendu, je ne pourrai pas informer cette cellule. Je vais essayer de faire 215 et là ça passe. Vous savez maintenant utiliser les contrôles de validité pour vérifier des informations saisies dans vos listes de données.

Calc 5 : La gestion de données

Utilisez les fonctions avancées de Calc pour gérer vos données. Liez des feuilles de calcul et des données externes, créez une liste de données, utilisez les fonctions de tri, etc.

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Date de parution :7 janv. 2016

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