Office 365 : Découvrir Excel

Contrôler la saisie avec la validation des données

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Pour éviter les erreurs, vous pouvez indiquer à Excel que vous ne souhaitez écrire que des chiffres, des lettres ou des dates dans certaines cellules.
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Durant cette vidéo, nous allons apprendre ensemble à contrôler la saisie grâce à la validation des données. Partons directement d'un exemple : je peux utiliser Excel pour noter des informations précises, comme des matricules, ou des codes, ou encore des références. Si je me trompe du moindre chiffre ou de la moindre lettre, je peux carrément me tromper de personne, ou alors de commande, ou de livraison, ou de client. Vous voyez Excel peut nous éviter ce problème. Voyons cela ensemble. Tout d'abord, ce n'est pas obligatoire, mais je vous recommande de partir d'un tableau automatique, ce sera plus simple. Je sélectionne la base de mon tableau. Je vais dans "Insertion", "Tableau". Je confirme que mon tableau a des en-têtes, et je fais Ok. Pour notre exemple, mettons que je souhaite contrôler le matricule. Mes employés ont un matricule à cinq chiffres. Pour pouvoir garantir le contrôle, je vais aller dans "Données", puis "Validation des données". À partir de là, je peux aller dans la liste d'autorisation. Je clique. Moi c'est un nombre, donc je vais prendre un nombre entier. C'est ce que je souhaite avoir. C'est-à-dire que si je n'ai pas un nombre entier, Excel va le repousser. Je dois avoir un nombre à cinq chiffres. Donc le nombre le plus petit, ce sera 10 000, le nombre le plus grand 99 999. Ça, ça va être la règle de mon contrôle. Après, je dois préciser qu'est-ce qu'il doit se passer. Là je vais pouvoir créer une alerte d'erreur. Quand des données non valides sont tapées, j'ai plusieurs types d'alertes. Je vais écrire "Matricule" : "Veuillez entrer votre matricule à 5 chiffres". Et je vais faire Ok. Là il n'y a rien, je rentre un matricule à cinq chiffres, pas de problème. Je rentre quelque chose qui n'a rien à voir : "Matricule" : "Veuillez rentrer votre matricule à 5 chiffres". Là, il s'agit de l'alerte la plus restrictive, c'est-à-dire que je ne peux absolument pas rentrer autre chose. Soit j'annule, ce qui va effacer, soit je dois réessayer pour rentrer quelque chose de différent. Il existe d'autres outils. Toujours dans "Validation des données", je peux aider mes futurs utilisateurs avec un message de saisie. Il s'agit en fait d'un petit commentaire qui va s'afficher à côté et qui va donner des instructions. Par exemple : "Matricule" : "Votre matricule contient 5 chiffres". Là, ce sera un rappel amical. Par rapport à l'alerte d'erreur, là, j'ai un style d'arrêt, c'est-à-dire que je ne peux rien faire. En autre style, j'ai l'avertissement. je n'ai pas changé de message, je vais faire Ok. Vous voyez "Matricule" : "Votre matricule contient 5 chiffres". Ce message apparaît dès lors que je sélectionne la bonne cellule. J'ai créé un bon nombre, rien ne se passe. J'écris quelque chose qui n'a rien à voir, j'ai mon message qui s'affiche : "Veuillez rentrer votre matricule à 5 chiffres". Cependant, Excel me propose de continuer. Je peux soit forcer, soit annuler. Je force : Oui. Là j'ai une erreur, mais ça me laisse un petit peu plus de souplesse. Enfin et pour finir, vous avez l'alerte la plus souple. Toujours dans "Validation des données", dans vos alertes d'erreur, "Style", "Information". Ok. J'écris quelque chose qui n'a rien à voir, je fais "Entrer". "Veuillez rentrer votre matricule à 5 chiffres". Mais c'est juste une information. Il ne bloque rien. Pratique si vous vous adressez plutôt à des clients, plutôt qu'à vos propres employés par exemple. Le message est plus souple. Ok par rapport à ça. Si jamais vous souhaitez effacer ce contrôle, sélectionnez votre cellule ou les cellules concernées, puis allez dans "Validation des données" et cliquez sur "Effacer tout". Les messages ont été effacés, l'alerte aussi, le message de saisie aussi, tout est autorisé. Ok. Là, je peux à nouveau écrire ce que je souhaite. Vous savez donc désormais utiliser efficacement le contrôle de saisie avec la validation des données.

Office 365 : Découvrir Excel

Découvrez sereinement et rapidement les bases du logiciel Excel. Apprenez à situer les différents outils, à effectuer des calculs simples ou encore à créer vos premiers tableaux.

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Date de parution :17 avr. 2018

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