Excel 2013 : L'analyse de données

Consolider plusieurs tableaux dans un seul TCD

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Votre formateur vous présente une méthode alternative de consolidation de plusieurs tableaux dans un TCD unique.
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Transcription

Durant cette session, nous allons apprendre ensemble à consolider plusieurs tableaux en un unique tableau croisé dynamique, ou TCD pour faire plus court. Partons directement d'un exemple. Là j'ai plusieurs feuilles qui correspondent à différents mois. Pour Janvier, j'ai mes commerciaux et leurs chiffres d'affaires respectifs. Pour Février, j'ai une base de données qui a la même taille, mais avec un nom différent. Et pour Mars, j'ai une base de données qui a carrément une taille différente. Malgré ces éléments différents, il est possible de tout réunir en un unique TCD, mais au préalable il faut déverrouiller l'assistant de tableau croisé dynamique. L'une des méthodes pour le déverrouiller consiste à faire ceci : il faudra cliquer sur cette flèche, puis choisir Dans cet onglet, choisissez Et là enfin il faut chercher l'assistant de tableau croisé dynamique, il se trouve juste ici. Ajouter, Ok. Il ne faut faire cette manipulation qu'une seule fois, après l'icône reste en place. À partir d'ici, comme chaque feuille correspond à différents mois, je vous recommande de créer une nouvelle feuille. Et là nous pouvons créer notre tableau croisé dynamique. Ici ça correspond à l'angle supérieur gauche du tableau, donc mon tableau ressemblera à ceci. Gardez cela en tête si vous avez d'autres données à côté de votre futur tableau croisé dynamique. Je clique donc ici. Où se trouvent les données à analyser ? Eh bien il s'agit de Plages de feuilles de calcul avec étiquettes. Quel type de rapport voulez-vous créer ? Un tableau croisé dynamique, Suivant. Suivant. Je dois ensuite indiquer à l'assistant où se situent mes bases de données. Donc pour Janvier, clic gauche enfoncé, je déroule et je lâche. Notez que j'ai bien inclus les en-têtes, et je clique sur Ajouter. Février, mes données ont la même taille, j'ai juste à cliquer sur Ajouter. Je vais sur Mars, là par contre je dois réadapter la taille. Clic gauche enfoncé, je déroule, je lâche. Ajouter et enfin je peux faire Terminer. Nous avons donc réussi à créer un TCD. Mais attention, vous voudrez peut être adapter votre tableau croisé dynamique. Regardez, là j'ai une colonne Chiffre d'affaires et une colonne Total général, elle est absolument inutile vu que ce sont les mêmes nombres. Ce n'est pas grave, je clique dans le TCD, je vais dans Création et dans Totaux généraux. Là les totaux généraux inutiles se sont rajoutés en ligne, je vais donc sur Activer pour les colonnes uniquement. C'est bon, mon tableau est redevenu cohérent. À partir de là on peut se poser la question : quels avantages et inconvénients ai-je à utiliser un TCD plutôt que de passer par DONNÉES et choisir Consolider ? Eh bien avec un TCD, et c'est son énorme avantage, les résultats sont extrêmement adaptables. Par exemple j'ai des chiffres d'affaires, je peux les convertir en pourcentages par exemple. Je vais dans VALEURS, je clique sur la flèche et je choisis Paramètres des champs de valeur. Là je peux aller dans Afficher les valeurs et dans cet onglet, choisir Pourcentage du total général, OK. Et j'ai différentes proportions, je peux choisir tout à fait quelque chose d'autre. J'y retourne, Paramètres des champs de valeurs, Afficher les valeurs. Je reclique, Aucun calcul. Et plutôt que d'avoir une somme, je peux choisir d'avoir des moyennes qui correspondent aux différents mois. OK, j'ai tous mes éléments. Il existe également un autre avantage qui peut être très précieux. En haut du TCD j'ai un filtre, si je clique dedans, j'ai différents éléments. Je choisis Élément1 par exemple, je fais OK et là je peux accéder à mes anciennes données. C'est pratique parce que j'ai créé mon TCD dans une autre feuille, mais j'aurais très bien pu le créer dans un autre classeur. Donc extrêmement pratique si vous avez différents classeurs qui sont éparpillés. Mais il y a un problème. Cette méthode est excellente si vous devez travailler à partir de différents sites, si vous avez des noms de ville par exemple, ou des noms de modèles, ça marche très bien. Mais retenez que les éléments sont dans l'ordre alphabétique et pour les mois, ça pose problème. En effet, dans l'ordre alphabétique Février est avant Janvier. Là j'ai l'élément1, je fais OK. Amélie 10825, eh bien en fait ça correspond au mois de Février, mes données ne sont pas dans le bon ordre. Je ne vous recommande donc pas les TCD si vous devez travailler à partir de mois. Par contre à partir des années, 2000, 2001, 2002 etc, ça marche très bien, elles seront dans l'ordre. Par contre il faudra peut être renommer les éléments pour que votre filtre soit plus clair. Par exemple Élément1, ça correspond à Février, je peux cliquer ici, écrire Février et faire Entrée. Là je peux faire OK. Je clique ici, je retrouve bien l'élément. Je reclique sur Tous, OK. Il existe un dernier avantage très précieux avec le TCD. Ici j'ai des petites bases de données, je n'ai pas d'informations très intéressantes. Mais si vous aviez eu des bases de données extrêmement complexes et précises, souvenez-vous qu'en double-cliquant sur n'importe quel nombre, vous pouvez avoir un rapport détaillé. Par exemple pour Fatima, si je double-clique sur ce nombre, j'ai le détail de son activité, c'est un petit avantage. Mais il peut y avoir un inconvénient. Là Excel me précise la provenance des données, souvenez-vous, j'avais renommé Élément1 en Février, juste ici. Et malgré le fait que j'aie renommé ceci, eh bien Élément1 apparaît toujours. Donc ces éléments ne vous seront pas utiles, par contre tous les autres éléments de votre base de données seront présents et pourront vous aider. Le TCD peut donc être extrêmement pratique si vous souhaitez modifier rapidement vos résultats. Par contre il n'est pas conseillé si vous devez travailler à partir de différent mois par exemple. Vous savez désormais utiliser le TCD pour consolider plusieurs tableaux dans Microsoft Excel.

Excel 2013 : L'analyse de données

Abordez les fonctions d'analyse à condition unique. Importez des données, peaufinez avec les fonctions à conditions multiples et filtrez avec des zones de critère.

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Date de parution :22 juin 2018

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