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Outlook 2013 : La gestion du temps

Connaître la loi de Parkinson et les cycles

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Pourquoi fixer une durée à une tâche ? C'est ce que vous comprendrez après avoir suivi cette vidéo explicative.
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Transcription

Nous avons vu précédemment que 20% des tâches que nous avons à accomplir, représentent 80% du résultat et nous avons vu qu'il était possible, grâce à un simple tableau Excel, de déterminer à coup sûr quels étaient ces 20% de tâches afin de les privilégier au niveau de l'élaboration de notre planning. Maintenant, je vous invite à découvrir une autre loi qui s'appelle la loi dite de Parkinson. Alors, qu'est-ce que dit Monsieur Parkinson ? Il dit : « Plus on a de temps pour réaliser une tâche, plus cette tâche prendra du temps ». Ce qui laisse sous-entendre le fait que, si dans votre planning vous mettez des tâches à accomplir et que vous surestimez leur durée, donc plus vous surestimerez cette durée, plus vous aurez besoin de temps pour réaliser votre tâche. Si vous avez une heure pour faire une tâche, eh bien, vous allez la faire en une heure. Si vous avez un week-end, bien, cette même tâche, vous allez la faire en un week-end. Dans le premier cas vous allez vous concentrer exclusivement sur la tâche que vous avez à accomplir quand vous n'avez qu'une heure, alors que dans le second, sachant que vous avez du temps, vous allez papillonner, hein, vous allez vous laisser distraire par d'autres activités. Donc, la loi de Parkinson nous enseigne la chose suivante, c'est qu'il faut absolument dimensionner la durée de nos tâches au plus juste : ne pas faire ni trop long, ni trop court. C'est pour ça que dans Outlook, il faudra fixer nos rendez-vous, nos événements avec une heure de départ et obligatoirement une heure d'arrivée, et il faudra viser au plus court possible de manière à ne pas trop perdre de temps. Ensuite il faut, pour pouvoir mettre en place un planning qui tienne correctement la route, il faut connaître les cycles d'un événement. Tous les événements sont constitués de trois cycles: le Début, le Déroulement et la Fin. Le problème, c'est que... on est tous des handicapés d'un des cycles, au moins, si ce n'est pas des trois. Vous avez, dans un premier temps, les handicapés du Début, c'est ceux qui remettent toujours à plus tard, qui traînent à commencer, qui travaillent toujours dans l'urgence: « Oh, j'ai le temps, je le ferai un peu plus tard, oh, allez, non, je le fais pas tout de suite, je le ferai demain, et puis, je le ferai après-demain». Et puis à un moment donné, on est à trente minutes du rendu du résultat, et là, hop, on se met à travailler le plus vite possible, on travaille dans l'urgence, afin de pouvoir présenter quelque chose. Donc, si vous êtes un handicapé du début, il va vous falloir peut-être vous soigner, c'est-à-dire qu'il va falloir clairement planifier vos tâches de telle sorte que vous respectiez votre planning, hein, donc, en terme de durée et de début surtout. Vous avez les handicapés du déroulement. Ah, les handicapés du déroulement, c'est ceux qui commencent une tâche et puis qui en font d'autres, puis une autre, puis une autre, sans finir la précédente. C'est les gens qui se prétendent multitâche. Eh bien, multitâche égal multi-problème. Donc, non, on n'est pas multitâche, l'être humain est monotâche. Faites une tâche et ne passez à la suivante que quand vous avez terminé la précédente. Cela améliorera vos performances et de très loin. Ensuite vous avez les handicapés de la fin. Les handicapés de la fin, c'est qui est bien, c'est les fignoleurs, c'est ceux qui ne savent pas finir, les perfectionnistes. Un perfectionniste, il peut même recommencer entièrement le cycle Début-déroulement-Fin, pour être sûr d'obtenir une meilleure qualité. Bon, ben, ça, il faut éviter, hein, si vous êtes un handicapé de la fin, il va falloir aussi vous soigner, hein. Et donc évitez de refaire et de refaire, il faut avoir confiance en vous et donc rendre le travail le plus rapidement possible. Donc, il va vous falloir, avant d'élaborer votre planning, déterminer quels sont les problèmes que vous avez : est-ce que vous avez un problème par rapport au début, est-ce que vous avez un problème par rapport au déroulement de la tâche, ou est-ce que vous avez un problème par rapport à la fin d'une tâche, voire, aux trois dans le pire des cas. Une fois que vous aurez bien analysé qu'est-ce qui vous pose le plus de problèmes, vous serez à même par la suite à mettre en place un planning de telle sorte que vous soyez capable de le respecter.

Outlook 2013 : La gestion du temps

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Date de parution :24 déc. 2013

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