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Rédiger un bilan vous permet de prendre du recul et d'inscrire les retours d'expérience dans de futurs projets. Formalisez ce qui a fonctionné ainsi que les points de vigilance afin de contribuer à développer une entreprise apprenante.

Transcription

La dernière étape de la conduite de projet consiste à faire un bilan du projet. Qu’avons-nous appris ? Il existe de nombreuses raisons pour éviter cette étape. Peut-être que vous n'avez pas le temps, ou bien, vous pensez que le projet s'est bien déroulé. Certains peuvent penser qu'il n'est pas nécessaire de faire un bilan, ou encore, le projet a pu très mal se dérouler et on ne veut surtout pas faire de bilan. On peut également penser que le projet est unique et qu'il n'y en aura plus de pareil. Mais toutes ces raisons sont fausses. Il est vraiment très important de faire un bilan. Vous pensez que vous vous souviendrez des événements, décisions, circonstances, activités, mais dans un an ou deux tout sera oublié. Qu'en est-il des autres personnes qui n'étaient pas présentes, lorsque ces activités se sont déroulées. Dans une organisation apprenante chacun a besoin de faire un bilan de ces projets et de noter ce qui a été appris. C'est bien du ressort du manager de s'assurer que le bilan avait eu lieu. Les bilans doivent être centralisés et accessibles. Que doit-on trouver dans un bilan ? Je vous propose trois questions à vous poser, quand vous faites un bilan. La première est « Qu'y a-t-il de bon dans le projet ? » « Pourquoi se poser cette question ? », me direz-vous. Il y a deux raisons, et la première est ce qui a fonctionné dans ce projet, peut être reproduit dans de futurs projets. Notez soigneusement tout ce qui est possible de reproduire. Pouvoir remercier les personnes et en contribuer est la seconde raison. Assurez-vous que chacun ait la reconnaissance qu'il ou elle mérite. C'est la première question : « Qu'y a-t-il de bon dans ce projet ? » La deuxième est : « Qu'est-ce qui n'a pas marché dans ce projet ? » Il paraît évident qu'il soit nécessaire de se pencher sur cette question : « Quels furent les problèmes ? » L’objectif étant de ne pas les reproduire. Il est important d'être vigilent à ne pas rechercher de coupables. Ce n'est pas un tribunal. Chacun a fait pour le mieux, le projet était difficile. L'important est d'y apprendre de nos erreurs. La troisième question est : « Qu'aurions-nous pu faire différemment ? » Les deux questions précédentes concernent les événements qui se sont produits. Celle-ci explore les modes opératoires avec le recul. Qu'aurions-nous pu faire autrement ? Cette question de recul qui permet de revisiter le projet dure environ deux semaines. Après nous passons à d'autres projets, et les souvenirs s'estompent. Donc, nous avons 15 jours pour noter tout ce qui pourra être utile pour de futurs projets. Ces retours d'expérience seront introduits dans la planification de futurs projets à l'étape deux qui est la liste des tâches, et à l'étape huit qui est l'analyse des risques. Lorsque nous faisons la liste des tâches ou actions à mettre en œuvre dans l'étape deux de la planification, il est pertinent de consulter les retours d'expérience deux projets antérieurs et de recenser ce qui aurait pu être fait différemment, ce qui a fonctionné et dysfonctionné, et d'inclure ces informations dans les modes opératoires des nouvelles tâches. Dans l'étape huit d'analyse des risques vous réfléchissez à ce qui peut ne pas fonctionner, et les retours d'expérience vous permettront de mettre en place des actions préventives afin d'éviter de reproduire les mêmes erreurs. Pensez maintenant à votre projet en cours. Je vous invite fortement à prendre le temps de faire un retour d'expérience et de noter par écrit les réponses à ces trois questions. Quelles sont les réussites, quels sont les échecs, les dérapages. Qu'aurions-nous pu faire différemment ? La prochaine étape pour vous est de mettre en pratique ce que nous venons de voir ensemble. Testez ces douze étapes qui rendront la conduite de vos prochains projets plus efficace et sereine. Choisissez un projet qui soit important ou pas, et appliquez ces douze étapes. C'est un plaisir pour moi de partager cette formation avec vous, et je vous souhaite beaucoup de succès dans la conduite de vos projets.

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Date de parution :10 nov. 2016

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