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Écrire des e-mails professionnels

Conclure sur l'e-mail professionnel

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Votre formateur Nicolas Bonnefoix récapitule tous les points importants à savoir pour bien rédiger un e-mail professionnel.
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Transcription

Cette formation est bientôt arrivée à son terme. Il me semble important, à ce stade, de rappeler quelques points fondamentaux sur lesquels il faut être particulièrement attentif quand on commence à rédiger un email. Tout d'abord, il convient de se poser la question: est-ce que l'email est le meilleur moyen de communiquer mon information ? Peut-être, après tout, qu'un coup de téléphone serait plus judicieux. Ensuite, j'insiste sur le fait qu'il faut conscientiser au préalable l'objectif de l'email. Est-ce que je cherche à provoquer une action ? Est-ce que j'accepte une demande ? Est-ce que je cherche à convaincre ? Est-ce que j'informe ? Est-ce que je rappelle quelque chose ? Tout cela va vous permettre de visualiser rapidement la structure, le plan, de votre courriel. Vous aurez quelque chose de précis à mettre en objet ce qui est très important, et l'amorce, la première phrase de votre texte vous viendra plus facilement. Il faut aussi s'avoir à qui vous vous adressez. Non seulement votre destinataire principal mais aussi ceux que vous voudriez éventuellement mettre en copie. Par ailleurs, pensez toujours au confort de lecture. Un email doit être court. Il ne doit pas dépasser en taille la hauteur d'un écran. Il doit être aéré, écrit avec des caractères suffisamment gros. Sa structure doit être immédiatement visible. On doit pouvoir y reconnaître instantanément la formule d'appel l'introduction, les différents paragraphes introduits, si besoin, par des liens logiques, une courte conclusion et la formule de courtoisie simplifiée à la fin. Certains mots clés peuvent se détacher. En ce qui concerne le style de votre email qui, quelle que soit la situation doit rester professionnel, soyez courtois bref, concis, précis. Utilisez le moins de mots possibles pour dire le maximum d'informations utiles. Ce n'est pas une discussion orale, évitez donc les termes familiers tout comme les constructions approximatives mais adaptez votre vocuabulaire à votre ou vos correspondants. Choisissez le terme juste, assurez-vous qu'il exprime parfaitement votre pensée en vérifiant sa définition dans le dictionnaire si vous n'en êtes pas sûr. Pas besoin d'écrire de longues phrases complexes avec plusieurs propositions subordonnées. Mieux vaut multiplier les phrases courtes qui sont plus agréables à lire et qui ont souvent plus d'impact. Évitez aussi les tournures négatives et les termes connotés négativement surtout quand vous pouvez les remplacer avantageusement par un discours positif. Enfin, soignez la ponctuation et surtout, l'orthographe car laisser passer des erreurs pourrait être préjudiciable pour votre image comme pour celle de votre entreprise. Pour cela, je ne peux que vous inviter à consulter notre catalogue sur notre site internet. Cette fois, ça y est, votre formation est finie. Vous allez être des pros de l'email, attentifs à ne pas tomber dans ses pièges. Vous avez, à peu près, toutes les clés. Je vous souhaite de prendre plaisir à écrire et à envoyer vos courriels en toute quiétude. Merci à tous d'avoir suivi cette formation et bonne continuation.

Écrire des e-mails professionnels

Comment commencer un e-mail ? Qui mettre en copie ? Est-ce qu’il faut « répondre à tous » ? Apprenez tout ce qu’il faut savoir sur la rédaction et l’envoi d’e-mails professionnels.

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Date de parution :21 déc. 2016

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