Écrire des e-mails professionnels

Conclure par une synthèse

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Que doit-on écrire en conclusion d'un e-mail ? Suivez les suggestions, les conseils et les mises en garde de votre formateur.
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Transcription

Comme tout écrit professionnel, votre e-mail demande une conclusion. Qu'est-ce que vous allez mettre dans votre conclusion ? Vous allez nécessairement rappeler le message principal. Il faut que vous preniez congé sur cette idée. La plupart du temps, la conclusion se résume en une répétition de l'idée ou des idées énoncées au cours du développement. Une répétition synthétique, c'est-à-dire que vous les reformulez avec d'autres mots de façon encore plus concise, condensée. Il se peut que l'idée n'ait pas vraiment été formulée, la conclusion sert à le faire. Souvent, elle revêt la forme d'une décision à laquelle tout votre raisonnement abouti. « C'est la raison pour laquelle je vous demanderai donc d'agir avec prudence à l'avenir. » « Sans réponse de votre part, nous serons contraints de prendre les mesures utiles à la sauvegarde de nos intérêts. » « Aussi, je vous serai reconnaissant de bien vouloir me faire parvenir les fichiers adéquats avant le vendredi 21 février. » Votre phrase de conclusion doit amener à l'action, sans équivoque. Cela ne doit pas être une formule dépourvue de sens. Ainsi, il y a quelques formules bateaux qu'il vaut mieux éviter. Vous avez peut-être l'habitude de finir vos e-mails par quelque chose comme : « Je me tiens à votre disposition pour tout renseignement complémentaire ». Réfléchissez bien à son utilité. Est-ce vraiment ce que vous souhaitez que votre lecteur retienne de votre message ? Est-ce que ce n'est pas évident ? Personne ne se dira « Après tout si le destinateur ne comprend pas, s'il a besoin d'une info il pourra la trouver ailleurs, il se débrouillera, moi j'ai autre chose à faire ». En fait, c'est comme si on essayait de se disculper au préalable de ne pas avoir tout dit comme il faut. Cette phrase, elle ne sert à rien. Je lui aussi assez souvent des phrases du type « N'hésitez pas à me recontacter si nécessaire ». Plusieurs choses me gênent. La première c'est que vous présupposez qu'il en aura besoin. Pourquoi ? N'aviez-vous pas été suffisamment clair, précis et complet ? Cela ressemble à un aveu de faiblesse. Ensuite, avec l'expression « n'hésitez pas », le lecteur va surtout retenir la connotation négative et donc il peut imaginer que vous ne serez pas disposé à lui répondre, sentiment qui sera renforcé par le très restrictif « si nécessaire ». Par ailleurs, quand vous finissez par demander quelque chose, ne remerciez pas par avance. Si vous écrivez « Merci de me faire parvenir le devis » ou bien « En vous remerciant par avance pour votre réponse rapide », qu'on ne s'y trompe pas, vous donnez un ordre et vous n'assumez même pas d'être aussi autoritaire. En revanche, vous pouvez très bien écrire « Nous vous serions obligés de nous envoyer votre réponse avant le 21/02. », c'est courtois et précis, puis ajoutez « Avec mes remerciements » en formule de politesse. De même, quand vous transmettez un document en pièce jointe, ce n'est pas la peine d'écrire en conclusion de votre e-mail que vous espérez bonne réception à votre correspondant. D'abord, l'espoir c'est bon pour l'amoureux transis mais pas forcément pour le professionnel. Ensuite, l'envoi d'une pièce jointe est devenu quelque chose de banal et de fiable de nos jours, ce n'est pas comme si vous l'envoyiez par pigeon voyageur. Vous être à peu près certain qu'il l'a bien reçu. Voilà, c'est fini pour la conclusion. Je le répète, elle doit résumer en peu de mots l'idée de votre message et inviter à l'action. En la matière, il n'y a pas de modèle tout fait adaptable à tous les e-mails. Il y a autant de phrases de conclusion possibles qu'il y a de situations de communication, c'est-à-dire une infinité.

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