L'essentiel d'Excel 2016

Concevoir un tableau

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Il est temps de concevoir votre tableau. Il s'agit tout d'abord de le concevoir sur papier. Suivez les étapes qui vous sont données.
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Transcription

Je vous propose une méthodologie de travail qui est universelle dans Excel et va vous permettre de résoudre n’importe quel problème, du moment, bien évidemment, que vous savez déjà résoudre ce problème à la main, hors ordinateur. Lorsque vous voulez faire un tableau dans Excel, vous allez diviser votre travail en deux grandes parties : la conception, dans une première partie, puis la réalisation, dans une seconde partie. La conception, c'est le fait de dessiner, sur une feuille de papier, votre futur tableau. Nous allons en parler plus en détail dans quelques instants. La réalisation, c’est, tout simplement, le fait de transvaser ce que vous avez prévu sur papier dans Excel. Commençons par la conception. La conception va se diviser en 5 petites étapes. La première va consister à faire un gabarit sur papier ; un gabarit sommaire, c’est-à-dire, présentez, sur une feuille de papier, votre futur tableau. Là, pas besoin de règle ou de papier millimétré. Vous faites ça à main levée sur une feuille de papier au format A4. Une fois que ce gabarit sera créé, vous allez écrire les formules littérales à côté de votre gabarit, c’est-à-dire toutes les formules de calcul dont vous avez besoin, mais avec des mots. Vous allez écrire ces formules avec des mots parce qu’une formule littérale a un champ d'application beaucoup plus vaste dans Excel qu'une formule avec des valeurs. Le but du jeu, c'est que chacune de vos formules littérales puisse couvrir le plus grand nombre de cellules possible de votre tableau, ceci, afin qu'il y ait le moins de travail possible à faire dans Excel. Une fois que vos formules littérales sont écrites, vous allez transformer chacune des formules littérales en formules Excel pour la première cellule, c’est-à-dire la cellule où apparaît ce calcul pour la première fois dans votre gabarit. Puis, vous allez faire la même chose pour la dernière cellule, c’est-à-dire la dernière cellule où cette formule apparaît dans votre gabarit. Une fois ceci réalisé, vous allez, grâce à ces deux formules, pouvoir mettre, sans coup férir, vos « $ » en place. Nous allons parler, plus en détail, des « $ » dans quelques instants. Le gabarit doit respecter un certain nombre de règles. Du moins, disons que plus vous allez tendre vers les règles que je vais vous énoncer et de meilleure qualité sera le tableau final. Lorsque vous faites un gabarit sur papier, disposez votre feuille de telle sorte que votre tableau soit plus haut que large, c’est-à-dire qu’il y ait plus de lignes que de colonnes. Posez votre problème dans les deux sens et regardez ce que ça donne. Si vous mettez, par exemple, en ligne telle et telle information, ou au lieu de le mettre en ligne, vous le mettez en colonne, qu’est-ce que ça donne ? Il faut prendre la version qui donne, au final, le plus de lignes et le moins de colonnes à votre tableau. Autant que faire se peut, essayez, dans votre gabarit, d’isoler les données, c’est-à-dire les cellules dans lesquelles l’utilisateur va saisir des valeurs, des formules de calcul. Évitez de faire des tableaux avec des colonnes dans lesquelles on alterne les saisies et les calculs. Ou bien dans l’autre sens avec les lignes. Essayez de mettre d’un côté les données et de l’autre côté les formules, autant que faire se peut. Disposez vos formules dans l’ordre logique de la lecture. Dans les pays occidentaux, nous lisons de gauche à droite et du haut vers le bas. Vos formules doivent être disposées dans cet ordre-là. Si vous vous rendez compte que votre tableau prend de l’ampleur, qu’il y a dedans un grand nombre de lignes et de colonnes, posez-vous la question : « Est-ce que je ne peux pas exploser mon tableau en plusieurs petits sous-tableaux ? ». Si la réponse est oui, préférez toujours plusieurs petits tableaux enchaînés les uns aux autres plutôt qu’un gros tableau. Les petits tableaux sont toujours plus faciles à gérer qu’un gros tableau. Je fais, ici, un gabarit sur une feuille de papier. Je vais écrire « Famille », donc la famille « Meuble », « Remise » : « 2 % ». J’ai mis quelques produits de ma famille « Meuble » ; je ne les ai pas tous mis. J’en ai bien d’autres. Je vais écrire la « Table », la « Chaise », le « Lit », j’ai mis le prix unitaire hors taxe de chacun de ces produits, et ce que je souhaite faire, c’est calculer la remise et le nouveau prix, remise déduite, afin de l’afficher sur mes étiquettes dans mon magasin, par exemple. Alors, est-ce que, dans ce gabarit, j’ai respecté les quelques règles que je viens de vous énoncer. Première règle : plus haut que large. Effectivement, quand je vais inscrire, à la queue leu leu, tout les produits de la famille « Meuble », je vais, au final, avoir beaucoup plus de lignes que de colonnes, donc notre tableau est susceptible de se développer plus à la verticale qu’à l’horizontale. Est-ce que j’ai isolé les données des formules ? Oui, effectivement, là, j’ai une donnée, « 2 % », là, j’ai la désignation des produits et le prix unitaire hors taxe, ça, c’est des informations que je vais devoir saisir, et pluis là, j’ai tous les calculs. Donc, j’ai bien d’un côté mes données et de l’autre côté mes calculs. Est-ce que j’ai disposé mes formules dans l’ordre logique ? Oui, effectivement, il faut calculer d'abord la remise avant de calculer le net. Sachant que, dans Excel, j’aurais très bien pu mettre le « Net » en premier, la remise en deuxième et Excel est assez bon garçon pour faire les calculs, mais ce n’est pas l’ordre logique. Autre chose dans l’ordre logique de lecture, je [inaudible] la remise de laquelle je peux déduire le Net. En plus de mettre les formules dans l’ordre logique, Vous devez aussi essayer, autant que faire se peut, de faire que vos formules fassent toujours appel à des données situées sur leur gauche et au-dessus d’elles. Si je calcule la remise -- Alors une remise, c’est quoi ? C’est le prix unitaire hors taxe qui est ici, que je dois multiplier par le taux de la remise qui est là. Là, je vais chercher des données dans la zone verte, donc je vais chercher des données au bon emplacement. en allant de gauche à droite et du haut vers le bas. Donc, quand j’arrive à cet emplacement, le fait d’aller chercher des valeurs situées dans la zone verte veut dire que je vais accéder à des valeurs que je connais déjà. Évitez de faire des formules qui fassent appel à la zone située à cet emplacement-là, c’est-à dire sous votre formule et à droite de celle-ci parce que, dans certains cas, ça peut générer des erreurs de calcul tout simplement et puis, si ça ne génère pas d’erreur de calcul, ça ralentit la machine. Est-ce que j’ai fait plusieurs petits tableaux ? Non, je n’ai fait qu’un seul tableau, mais si je devais faire ça pour toutes les familles de tous mes produits, je ferais une feuille par famille, une feuille pour les meubles, une feuille pour la Hi-Fi, une feuille pour les gros électroménagers, une pour les petits électroménagers, etc. Une fois que vous avez réalisé votre gabarit, vous mettez, autour de celui-ci, les numéros des colonnes dans lesquelles vous souhaitez réaliser, par la suite, votre tableau dans Excel. Je vais écrire A, B, C, D, et les numéros de ligne aussi : 1, 2, 3, 4, 5, 6. À partir de là, mon gabarit est opérationnel. Maintenant, il va falloir faire les formules littérales. Pour faire les formules littérales, toujours sur ma feuille de papier, j’écris les calculs que je veux réaliser. La remise est égale au prix que multiplie le taux de remise, donc, j’écris ça sur ma feuille de papier. Je voudrais également calculer le net qui est le prix moins la remise. Une fois que j’ai écrit mes formules littérales, je vais écrire la première formule pour la première cellule où apparaît cette formule de calcul littérale dans mon tableau Excel. Je vais, pour la première fois, calculer ma remise dans cette cellule C4. Je remplace le mot « Remise » par C4, égale le prix se trouvant dans la cellule B4, je remplace « Prix » par B4, multiplié par le taux de remise qui est dans B4. Donc ma formule c’est : « C4 = B4 * B2 » et je fais tout à fait la même chose pour le Net. Le Net, je vais le calculer, pour la première fois dans la cellule D4. Donc, Net, que je remplace par D4, est égal au prix qui est situé en B4 moins la remise qui est dans la cellule C4. Une fois que j’ai écrit mes deux, trois ou dix formules, je passe à l’étape suivant qui consiste à s’occuper de la dernière formule. Alors, cette dernière formule, la remise, je la commence pour la première fois en C4 et puis, dans mon gabarit, je l’arrête en C6. Maintenant, je vais donc voir ce que je devrai faire en C6. Si Excel était dans l’incapacité totale de faire des copies de formule, qu’est-ce que je vais faire dans C6 si je devais écrire toutes mes formules à la main ? Dans la dernière cellule, C6, je devrais écrire que C6 est égal au prix qui est dans B6, multiplié par le taux de remise qui est dans B2, donc multiplié par B2. Donc je vais écrire la première formule et la dernière formule. Je fais pareil pour le Net. La dernière formule du Net que je calcule comme la dernière fois. Dans la cellule D6, je remplace Net par D6 est égale au prix qui est dans B6, j’écris donc B6, moins la remise qui est là, dans C6 et je fais ma dernière formule. Et voilà, je suis prêt à passer à l’opération la plus complexe qui existe dans Excel, à savoir, le positionnement judicieux des « $ » de manière à ce qu’Excel soit dans l’incapacité de faire des recopies de formule. Le but du jeu est très simple, c’est de lui dire : « Voilà mon point de départ, voilà mon point d'arrivée, calcule tous les éléments intermédiaires ». C’est ça qu’on essaye de faire au final.

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Date de parution :28 oct. 2015
Mis à jour le:30 sept. 2016

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