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SharePoint 2013 : Interactions avec Microsoft Office

Comprendre les restrictions d'Excel Web App

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Appréhendez les restrictions liées aux applications web, notamment dans Excel. Il s'agit des macros, des validations de données et des anciens formats de fichier. Travaillez en fonction de votre édition de SharePoint et de votre version d'Office.
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Transcription

Les applications web ne disposent pas de toutes les fonctionnalités. Ce sont des applications qui sont surtout utiles en scénario de mobilité. Il y a, en plus, certaines restrictions qu'il va falloir prendre en compte a fortiori sur l'application Excel. Mais dans un premier temps, je dois vous expliquer deux choses en termes d'installation. Vous pouvez très bien travailler sur une version Office 2013, mais suivant si le SharePoint avec lequel vous travaillez est un SharePoint installé dans votre entreprise ou un SharePoint online par l'intermédiaire d'Office 365, les applications web ne sont pas tout à fait du même niveau. Si c'est une installation chez vous, les applications web continuent à être toutes des fonctionnalités 2013. Par contre, si vous travaillez sur un SharePoint online, même si vos applications installées sur votre ordinateur sont en version 2013, les applications web qui sont installées côté serveur dans Office 365 correspondent déjà aux prémisses d'Office 2016, ce qui explique que les restrictions ne seront pas les mêmes. C'est ce que je vais vous expliquer dans le détail. On va voir un point important dès le départ : le format de fichier. Je suppose que vous vous souvenez qu'avant les versions 2007, 2010, 2013 et maintenant 2016, lorsqu'on créait un document Word, on créait un « .doc ». Après on a commencé à créer des « .docx ». Pour Excel, c'était « .xls » et « .xlsx ». Voyons voir déjà ce qui se passe lorsque nous sommes sur des documents avec un « x » à la fin, bref un nouveau format de fichier. Je vais vous parler déjà des aperçus dynamiques. Vous vous souvenez que quand on a abordé Word, lorsqu'on est sur un document on a les trois petits points qui nous donnent la fiche signalétique du document, et on peut voir notamment son aperçu dynamique. J'aurai exactement la même chose sur toutes les applications. Je vous montre ça sur le document que nous avons travaillé précédemment avec mon collègue, qui est le fichier « Résultats ». Vous voyez que j'ai bien ici l'aperçu dynamique de ce document. Je pourrai passer d'une feuille à l'autre comme sur un document PowerPoint d'une diapositive à l'autre. Qu'est-ce qui se passe si je suis sur un fichier Excel d'ancienne génération ? Celui-ci, par exemple, qui est un « .xls » mais pas un « .xlsx ». Lorsque je vais venir ici lui demander d'afficher la fiche signalétique du document, je n'aurai pas d'aperçu dynamique. Pourquoi ? Parce que les aperçus dynamiques, nous ne les avons plus maintenant que sur les fichiers nouvelle génération. Que ce soit pour de l'Excel avec ou sans éléments supplémentaires dont on va parler, qui sont : les macros et la validation de données. Première chose à retenir : que vous soyez sur SharePoint chez Microsoft, avec un abonnement 365, ou chez vous, il n'y aura pas d'aperçu du document lorsque vous êtes sur un document ancien format. Deuxièmement : il y a parfois dans des fichiers Excel, des choses un peu plus construites. On peut avoir notamment des macros. Lorsque j'ai un fichier, ancienne ou nouvelle génération, qui contient des macros, vous allez voir ce qui se passe quand j'ouvre le fichier. Reprenons un fichier ancien format. On a vu pour l'instant l'aperçu dynamique. Maintenant je vais cliquer sur ce document pour l'ouvrir dans l'application web. Vous allez obtenir un message vous disant que nous avons besoin, pour pouvoir modifier le document, pas en visualisation, pour pouvoir le modifier dans l'application web, de créer une version convertie de ce document. Ça veut dire que vous êtes sur un ancien format de fichier Excel et 1) vous n'aurez pas les aperçus dynamiques, 2) vous ne pourrez pas travailler sur ce document directement avec l'application web. Soit vous le convertissez, soit vous allez être obligé de le modifier dans Excel. Que vous soyez sur un SharePoint chez vous ou un SharePoint en ligne. Je fais annuler. Je reviens en arrière. Là on va commencer à voir des petites différences en fonction de l'installation chez vous. Je suis ici sur un SharePoint en ligne, et je décide d'ouvrir un fichier Excel nouvelle génération, non plus un « .xlsx » mais un « .xlsm », puisqu'on a un nouveau format de fichier pour les fichiers contenant des macros. Je clique dessus pour l'ouvrir avec l'application web. En visualisation, toujours pas de problème. Là je vais pouvoir lui demander de le modifier dans le navigateur. Je n'aurai pas non plus de problème pour le modifier dans l'application web. Pourquoi ? Parce que si vous êtes sur un SharePoint online, ce sera pris automatiquement en compte ici dans toutes les applications web. A contrario de l'ouverture, si j'étais sur un SharePoint installé dans mon entreprise, j'aurais eu un message m'indiquant, qu'étant donné que ce fichier comportait des macros, il ne pouvait pas être travaillé en modification dans l'application web. Donc il fallait que j'ouvre l'application cliente. Bref, résumons. Lorsque vous êtes sur un SharePoint 2013 chez vous, lorsque vous allez lui demander d'ouvrir un fichier qui contient des macros, il va vous demander de le modifier dans l'application cliente, qui est Excel. De la même façon, avec une autre restriction. Vous avez deux types de restrictions assez fortes. La première, c'est les macros. La deuxième, c'est la validation de données. Je viens ouvrir ce fichier. Dans un premier temps, pas de problème en termes de visualisation, quelle que soit la version de SharePoint derrière. Par contre, si je viens lui demander de le modifier, si je suis sur Office 365, donc un SharePoint en ligne, ça ne me posera pas de problème. Regardez comme j'ai bien ici les options de validation. Par contre, si j'étais sur un SharePoint installé chez moi, là, même chose que pour les macros, il m'aurait demandé d'ouvrir en modification ce document mais dans l'application cliente. Ce sont des choses qui vont être déployées au fur et à mesure sur tous les types d'installation, mais on a des restrictions différentes en fonction de la version du serveur SharePoint que vous avez. Pour résumer : 1) à partir du moment où on a des anciens formats, vous n’aurez pas d'aperçu dynamique, 2) si vous êtes sur une version SharePoint installée chez vous, pour tout ce qui contient des macros et de la validation de données, vous ne pourrez pas le modifier par l'intermédiaire des applications web, il faudra ouvrir l'application cliente pour le faire. Voilà quant aux restrictions, qui sont valables dans les autres applications mais la validation de données, c'est vraiment une fonctionnalité Excel, et en règle générale, les macros, 95% du temps, c'est également dans Excel qu'on les retrouve.

SharePoint 2013 : Interactions avec Microsoft Office

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