L'essentiel de SharePoint 2016

Comprendre la notion de workflow

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Découvrez le principe du workflow ou flux de travail. Initiez-vous aux différentes actions et étapes d'un workflow, puis appréhendez le principe de groupe et/ou.
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Transcription

Avant de commencer à travailler en conception, réellement, dans nos différents espaces SharePoint à la création de flux de travail, je voudrais revenir sur ce qu'est un flux de travail et son fonctionnement. Les différentes étapes qui peuvent se retrouver durant le processus complet. Pour ceci, j'ai utilisé une diapositive PowerPoint pour remplacer un tableau blanc pour vous expliquer les choses que l'on va voir sur les différentes interfaces de SharePoint, quand un document va être mis en place, ou un élément d'une liste. Quand les différents acteurs qui vont se passer le relais font des actions, mais il y a également des actions qui se passent en arrière-plan. Si je demande à un utilisateur ou un groupe de faire quelque chose, encore faut-il qu'il soit prévenu. Nous allons donc avoir des envois automatiques de courriers électroniques, ce qu'on appelle les notifications. Et si on leur demande de faire quelque chose, cette action doit être tracée dans SharePoint, c'est ce que l'on appelle une tâche. Voilà pourquoi on va essayer de dessiner un flux travail. Ça commence toujours par un point de démarrage, le démarrage du flux de travail ou sur une bibliothèque de documents ou sur une liste, un initiateur, un demandeur, quelqu'un qui a les droits de créer un élément, va venir mettre quelque chose dans une bibliothèque, sur laquelle on a défini un workflow. Derrière, on va avoir une succession d'utilisateurs ou de groupes d'utilisateurs qui vont se passer le relais pour réaliser, chacun à leur tour, c'est ce qu'on appelle de la série, premier utilisateur puis deuxième utilisateur, ou en parallèle, comme c'est le cas ici, avec mes deux utilisateurs prévenus en même temps que l'action à réaliser. On va avoir un passage de main qui peut être en série ou en parallèle. Je vous ai parlé d'un utilisateur ou d'un groupe, lorsque c'est un utilisateur, ça sera l'utilisateur n°1 puis l'utilisateur n°2. Par contre, lorsqu'on parle de groupe, toutes les personnes doivent-elles dire « oui » pour passer à l'étape suivante ? Ou est-ce que c'est une seule personne du groupe qui déclenche l'action de passer à l'étape suivante ? Tout dépendra de ce que l'on personnalise dans le workflow, à savoir définir si c'est un groupe ET, où il faudra que toutes les personnes valident pour passer à l'étape suivante, ou un groupe OU : une seule personne prend la main et valide l'opération. Et puis je vous ai dit qu'automatiquement, il y avait des actions. Donc notre demandeur met un document dans une bibliothèque de documents, Automatiquement, il va y avoir une notification qui va être envoyée pour l'utilisateur ou le groupe suivant pour les prévenir qu'ils ont une tâche à réaliser. C'est un envoi qu'ils vont recevoir dans leur boîte mail. C'est une tâche qui va être créée dans une liste des tâches côté SharePoint. Bien évidemment, la tâche qui aura été créée pour l'utilisateur n°1 n'est possible à réaliser que par l'utilisateur n°1. Une fois que l'utilisateur n°1 a fait cette tâche, on verra après les notions de j'accepte ou je refuse. S'il n'y a pas de notion de refus, le process continue. Le premier a dit OK, ça passe automatiquement au second, à qui on envoie également une notification mail, et pour lequel une deuxième tâche a été créée. J'aurai ça à chaque étape, en fin de compte. La seule différence, c'est si on est en série ou en parallèle. On a bien dit que l'étape suivante ne commençait que quand l'étape précédente était terminée. Si je ne suis pas en série mais en parallèle, que va être déclenché en même temps ? Deux notifications mails simultanées pour les deux utilisateurs ou les deux groupes. Deux créations de tâches simultanées pour les deux utilisateurs ou groupes. Une notion importante : comment va-t-on définir que le workflow doit être arrêté ? Première possibilité, le workflow va jusqu'à la fin, quelles que soient les réponses successives des différents utilisateurs. Ça peut être simplement un circuit de validation demandant à visualiser un document. On ne leur demande pas s'ils sont d'accord ou pas, ils ont une action, c'est de visualiser le document. Deuxième possibilité, souvent utilisée pour les workflows d'approbation, on va dire que le premier utilisateur qui n'est pas d'accord avec le document, va pouvoir mettre fin au circuit de validation. On aura un arrêt du circuit de validation si l'utilisateur 1 avait dit qu'il n'était pas d'accord. Étant donné que le workflow s'arrête ici, étant donné qu'on est sur de la série, il n'y aurait pas d'affectation de tâche pour le deuxième utilisateur, il n'y aurait pas de courrier électronique envoyé pour le deuxième utilisateur. Si, par contre, tout le monde dit OK, le flux de travail se terminera à la fin du process. Il y a également une notion importante, c'est de prévenir la personne qui a initié ce flux de travail. Dès que le flux de travail a été initié, l'utilisateur qui est le demandeur va recevoir également une notification lui disant que son document, son élément, est bien passé en circuit de validation. Il recevra également une notification à la fin du flux de travail. Que ce soit une fin de flux de travail parce que son document est approuvé, si le process s'est passé dans sa globalité, ou que ce soit une notification qui va arriver ici, puisque l'utilisateur 2 a refusé, il recevra une notification. Dans les options supplémentaires du circuit de validation, on a également la possibilité, sans affecter de tâche, d'envoyer un message électronique comme on peut le faire dans Outlook en copie conforme, à une liste de personnes à qui l'on désire passer l'information, mais qui ne seront pas signataires, donc des tâches ne seront pas affectées. Ces personnes recevront une indication au démarrage du workflow et à la fin du circuit de validation. Voyez que les scénarios peuvent être divers et variés, ça peut être du série, du parallèle. Ça peut être des utilisateurs ou des groupes, ça peut être des groupes dont on attend la réponse de tout le monde ou des groupes dont on attend une seule réponse pour passer à la suite, et l'arrêt du processus peut se faire ou à la fin du process ou à tout moment, si on décide qu'il s'arrête lorsque quelqu'un n'est pas d'accord, ou lorsque le document ou l'élément sera modifié durant le processus. Voilà de façon purement théorique le fonctionnement d'un flux de travail.

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