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Composer des phrases simples

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Favorisez le confort de lecture et la compréhension du contenu de votre communication. Simplifiez les tournures de phrases.
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Transcription

Le style professionnel qui doit s'appliquer de façon rigoureuse à l'e-mail se caractérise par des phrases simples. Pourquoi ? Parce que votre lecteur utilise la mémoire à court terme afin de stocker les informations, le temps de les comprendre et que, s'il ne lit pas beaucoup, il ne pourra assimiler en un seul coup qu'une dizaine de mots tout au plus contre une soixantaine pour un grand lecteur. Et plus la structure de la phrase est complexe, plus cela va demander de la mémoire et de la concentration. Alors, comment simplifier vos phrases et ainsi faciliter la mémorisation du message ? Plusieurs solutions : premièrement, essayez de vous astreindre à la structure basique sujet-verbe-complément. N'ajoutez des compléments supplémentaires tels que des adverbes que si c'est strictement nécessaire. Bien sûr, le lien logique doit s'intégrer en début de phrase. Deuxièmement, privilégiez les phrases affirmatives aux phrases négatives, les phrases interrogatives aux phrases interronégatives, de type ne seriez-vous pas ? et des phrases actives aux phrases passives ou avec des tournures impersonnelles du type : décision a été prise de, il se peut que, etc... Troisièmement, évitez autant que possible les propositions subordonnées. Vous pouvez très bien remplacer une subordonnée relative par un adjectif : Cet homme, qui sait honorer ses promesses, est le plus qualifié devient : Fidèle à ses promesses, cet homme est le plus qualifié ou parfois un nom : Nous accueillerons les personnes qui détiennent un titre de séjour valide peut être transformé en : Nous accueillerons les détenteurs de titres de séjour valides. C'est valable aussi pour les subordonnées conjonctives. Plutôt qu'écrire : Il lui a téléphoné sans que son supérieur le sache mieux vaut écrire : Il lui a téléphoné à l'insu du directeur, Il a dit que vous étiez lent deviendrait : Il vous a qualifié de lent. De même, évitez les subordonnées participiales, avec participe présent surtout, elles peuvent être avantageusement remplacées : Me voyant dans l'obligation de rester au bureau à cause de... sera simplifié en : Retenu au bureau à cause de..., Ayant fini son compte rendu, il l'a envoyé à la directrice va devenir : Son compte rendu achevé, il l'a envoyé à la directrice. Un verbe conjugué par phrase, c'est votre objectif pour alléger votre style. Quatrièmement, les groupes nominaux qui commencent par ce qui, ce que alourdissent les phrases en introduisant inutilement une subordonnée, or on peut généralement les remplacer par un seul nom. Voila ce que cela donne : Enfin, cinquièmement : sachez que vous pouvez parfois faire l'économie d'un adverbe en employant un verbe plus précis : Attaquer continuellement par exemple peut se dire harceler. Tout cela concoure à rendre votre texte plus simple à comprendre.

Écrire des e-mails professionnels

Comment commencer un e-mail ? Qui mettre en copie ? Est-ce qu’il faut « répondre à tous » ? Apprenez tout ce qu’il faut savoir sur la rédaction et l’envoi d’e-mails professionnels.

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Date de parution :21 déc. 2016

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