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Passer de la réunion à la rencontre est un grand pas en avant. Il faut savoir le franchir pour des résultats où l'humain prévaut sur le décisionnel.
04:10

Transcription

Lorsque l’on va déployer un système de gestion collaborative de projet web, il va falloir que nous remettions en cause un certain nombre de concepts prédéfinis sur les réunions. Nous allons voir dans cette vidéo comment passer du « meeting » vers le « meet-up ». Commençons par nous poser la question de la finalité d’une réunion. Aujourd’hui, on se rend compte que dans ces systèmes de gestion collaborative de projet web, la communication fonctionnelle est totalement digitale. Elle passe par les outils fournis par votre R.S.I. Et dans le cas par exemple de vidéoconférence par d’autres outils qui resteront digitales, la finalité de la réunion ne sera donc pas fonctionnelle. Les intervenants techniques, par contre, sont des gens solitaires, et puis ce sont des gens qui perçoivent les réunions comme des contraintes, voire, dans certains cas, comme une perte de temps. Il va donc falloir substituer à la notion de réunion la notion de rencontre. On ne se réunira pas, mais l’on se retrouvera. Nous allons passer du « meeting » au « meet-up ». Le « meeting » étant une réunion, et le « meet-up » étant une rencontre. Nous apporterons donc une nouvelle dimension informelle, humaine et conviviale à cette rencontre. l s’agira d’assurer la cohésion du groupe et non pas forcément d’aboutir à des décisions. Il s’agira de favoriser les échanges et le partage, et pourquoi pas prendre du plaisir à cette rencontre. Organiser un « meet-up » demande de le faire de façon concertée et organisée. Il ne s’agit pas d’une rencontre anarchique. Il va falloir anticiper la rencontre, il va falloir choisir un thème précis sur lequel la rencontre s’appuiera, définir le nombre de participants, choisir un lieu attractif et approprié, et puis, encadrer et enregistrer la rencontre, et enfin il faudra remercier et rendre compte de ce qui s’est passé lors de l’évènement Voyons un exemple d’invitation à un « meet-up ». Ici, nous allons inviter des collaborateurs d’un projet web à venir partager un verre et à échanger leurs expériences. D’emblée, vous voyez que nous nous plaçons dans le partage et l’échange. Ensuite, nous allons faire deux choses : premièrement, nous allons mettre en avant le bénéfice de cette rencontre pour ces participants. Ici, cet évènement vous aidera à mieux vous connaître et à conforter votre réseau. Et puis ensuite, on fera appel aux compétences de chacun afin de susciter des participations. Ainsi, vos contributeurs vont pouvoir anticiper la réunion et vous leur donnerez un fil directeur afin qu’ils puissent intervenir s’ils le souhaitent. Comment avez-vous résolu un problème particulier ? Avez-vous des idées pour améliorer le process ? Quelles astuces voulez-vous partager ? Voulez-vous rencontrer l’équipe marketing ? Etc., etc. Et puis, nous terminerons sur, bien entendu, une phrase d’invitation motivante. Les outils pour organiser un « meet-up » avec des outils intégrés à notre R.S.I., mais nous allons également pouvoir travailler avec des outils de gestion d’évènement qui sont proposés en ligne, en mode SAAS (Software As A Service), comme « weezevent », ou « eventbrite ». La particularité de ces deux systèmes est qu’ils vont être gratuits pour les évènements gratuits. Vous allez donc pouvoir les utiliser librement. Que ce soit ici « eventbrite » ou que ce soit « weezevent », vous avez des systèmes qui sont extrêmement simples à tester. Il va suffire de saisir votre adresse email, votre mot de passe, et de créer directement votre évènement, ici par exemple avec « weezevent ». Donc, n’hésitez pas à tester ces systèmes de gestion d’évènement et vous allez pouvoir ainsi effectuer votre mutation en passant du « meeting » (de la réunion) au « meet up » (la rencontre).

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1h20 (24 vidéos)
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Date de parution :23 juin 2016

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