Word 2016 : Astuces et techniques

Comparer des documents

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Apprenez à visualiser et à gérer plusieurs documents d'un même point de départ. Il s'agit d'effectuer des comparaisons.
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Transcription

Nous allons aborder maintenant la partie évolution du document. Premier scenario, je suis toute seule à avoir travaillé sur un document mais à plusieurs étapes, c'est-à-dire que j'ai fait des enregistrer sous V1, V2, V3 etc. etc. Et puis, surtout maintenant, ce qui m’intéresserait c'est de pouvoir comparer les versions de mon document. Donc je vais bien me donner comme premier cas de figure, j'étais seule à travailler dessus. Bien évidemment nous pourrions imaginer d'être plusieurs, c'est ce qu'on verra un peu plus loin. Donc je vais ouvrir mon document en version V1. Voilà ce document et puis comme j'ai été obligée de travailler avec ce document sur une clé USB, en fin de compte je l'ai appelé V2 et après je vais pouvoir gérer la comparaison et c'est cette comparaison que je vais aller chercher ici dans l'onglet « Révision », sur quelque chose qui s'appelle « Comparer ». Donc je vais aller chercher le deuxième document, donc le premier c'est bien celui-ci hein, c'est le SharePoint V1, ok. Et le deuxième, c'est le SharePoint V2 qui est ici. Et lorsque je vais lancer la vérification, la comparaison, je vais avoir plusieurs choses qui vont s'ouvrir en même temps. Premièrement, je vais avoir ce qui s'appelle ici le « volet de vérifications », c'est celui-ci, ce volet, où il m'indique en fin de compte quels ont été les éléments qui ont étés realisés et par qui ? Là en l'occurrence, toutes les modifications vont être faites par moi Donc voilà pourquoi je n'aurais pas cette vision-là que l'on verra un peu plus tard. Je vais avoir ici la version du V1, la version du V2, donc je peux dérouler mon document en voyant dans un premier temps ce qu'il me propose, à savoir des marques simples. Alors je continue à descendre et puis je ne sais pas si vous avez vu, mais ici, j'ai un petit tiret rouge m'indiquant qu'il y a quelque chose qui a été modifié. Donc si je viens cliquer ici, je vais passer d'un affichage qui était tout à l'heure ici, non pas « Toutes les marques » mais « Marque simple », je recommence, je vous montre, voilà ! Là je suis en marque simple. Dès que je vais venir activer ici, je vais voir qu'est-ce qui a été modifié, et je peux le visualiser de la même façon ici, sur la partie qui correspond à cette notion-là. Où vous avez bien ici la vision de quoi ? de ce qui était au départ ici chez moi SkyDrive et SkyDrive Pro et qui, comme Microsoft a tendance à nous changer les terminologies, bah est devenu OneDrive et OneDrive pour Entreprise. Donc ça c’est la première la visualisation. Deuxième visualisation, je continue à descendre et puis là je vais en trouver une autre que je peux développer à nouveau et réduire. Bref, je vais avoir la possibilité, que ça soit par intermédiaire ici de ces marques sur le côté gauche de mon document, que ça soit en venant lui dire : « montre-moi ici toutes les marques », ou que ça soit en venant directement sélectionner toute modification qui a été apportée ici, je vais avoir la possibilité de visualiser et donc peut-être d'accepter ou de refuser les modifications et c'est ce que je vais faire. Moi en fin de compte ma V2 correspond bien à la nouvelle terminologie qui nous a été imposée par Microsoft, donc j'ai décidé d'accepter les modifications. J'aurais pu passer une par une les modifications pour pouvoir les vérifier. J'ai également la possibilité de lui dire : « moi, ce que je vais faire, c'est accepter toutes les modifications et arrêter le suivi ». J'ai donc ici un nouveau document maintenant qui s'appelle « Comparer des résultats », et ce document c'est le document qui me permet de visualiser où est-ce que j'en suis. Donc, première étape c'est la comparaison, deuxième étape, j'aurais très bien pu lui demander ici de combiner et donc de me générer cette fois-ci un seul document avec les révisions. Et donc je vais recommencer ici à choisir mon SharePoint V1, ici mon SharePoint V2. Ok ! Et donc il m'a combiné maintenant mes résultats et voyez qu'il m'a généré à nouveau un nouveau fichier où je vais avoir la possibilité toujours pareil de voir ce qui a été modifié ou pas. Et d'accepter ou de ne pas accepter puisque j'aurais à chaque fois les mêmes options. Voilà, j’ai accepté toutes les modifications sur le combiné des deux. Regardez que ce sont bien des documents à part entière que j’ai. Donc si je ferme ce document, je vais pouvoir lui dire est-ce que je veux l'enregistrer ou pas, je vais vous le garder comme ça je vais avoir cette gestion qui va être présentation de SharePoint. Ok. Et puis de la même façon, c'est le comparatif des deux, eh bien, je le garde aussi, et je vais l'appeler « Présentation de SharePoint1 ». Voilà en fin de compte comment dans un tout premier temps j'ai pu exploiter des fonctionnalités liées au suivi de modification, à la comparaison et au fait de combiner plusieurs documents.

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Date de parution :14 avr. 2016

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