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Découvrir les diagrammes de Gantt

Communiquer clairement et précisément

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La communication est primordiale dans un projet. Le diagramme de Gantt permet de communiquer efficacement entre tous les acteurs.

Transcription

La première raison pour laquelle le diagramme de Gantt est un outil formidable, c'est la communication. Et cela démarre dès la création du projet. Si on vous demande de faire un projet très facile, généralement vous y réfléchissez un moment et vous donnez une réponse rapide, car la charge de données est légère. Que se passe t-il si votre projet est difficile, compliqué, et qu'il nécessite une mobilisation importante de ressources ? Eh bien vous pourrez répondre à vos interlocuteurs avant de promettre quoi que ce soit: « Laissez moi un jour ou deux, et je reviens vers vous. » Cela vous permettra de ne pas vous engager dans des délais trop courts ou des coûts trop importants. Vous partez alors faire votre planification, y compris la production de votre diagramme de Gantt, qui vous permet ensuite de revenir assez rapidement vers vos interlocuteurs. Vous pouvez ainsi leur annoncer une bonne nouvelle: « Je peux faire votre projet. » Ou une moins bonne: « Je peux faire votre projet, mais j'aurais besoin d'un peu plus de temps, ou d'argent que prévu. » Ou encore: « Je vais devoir réduire la spécification pour le faire dans les temps. » Ainsi, le diagramme de Gantt vous permet non seulement de vérifier que vous pouvez faire ce que vous avancez, et également il vous donne un outil de discussion, que vous pouvez utiliser avec votre patron ou votre client. Nous savons tous qu'avec l'accélération de la circulation de l'information et le développement grandissant des réseaux professionnels, une réputation peur se faire rapidement. Cela vous apportera donc une crédibilité supplémentaire qui sera, je n'en doute pas, appréciée de vos collaborateurs. Le diagramme de Gantt est si simple et intuitif que n'importe qui peut le comprendre. À la réunion de démarrage du projet, chaque personne peut voir ce que représente sa partie, et ainsi se projeter rapidement sur la réalisation. À la suite de la réunion, vous pouvez l'envoyer par courriel à tout le monde, en stipulant qu'il s'agit du plan de référence, et en leur demandant de confirmer et d'adhérer au projet. Après s'être engagés, ils ne pourront plus vous laisser tomber. Vous leur offrez en plus une vision et une compréhension globales du sujet. Ils vous en seront certainement reconnaissants. Le diagramme de Gantt est tellement mieux qu'une simple liste de tâches avec des dates de début et de fin. Vous pourriez simplement communiquer en donnant à chacun une liste des tâches à effectuer avec leurs délais. Mais cela ne vous permet pas de voir la taille des tâches, lesquelles sont critiques, ce qui arrive si une tâche a du retard, quelles sont les répercussions sur les autres. Le fait de responsabiliser une personne ou un groupe de personnes qui se situent sur une tâche critique vous permettra d'éviter bien des déboires. Ils connaîtront vos attentes précisément. Ils aborderont leur mission avec une meilleure anticipation. Cela facilitera également la remontée d'information. Si vous notez un manque de motivation, vous pourrez réagir en conséquence. De plus, nous savons aujourd'hui que 50 à 60% des gens fonctionnent avec une mémoire visuelle. Il serait dommage de na pas exploiter cette ressource au maximum. Une simple liste de tâches ne fait appel qu'à la mémoire séquentielle d'une personne. Or, il existe bien d'autres moyens de mémoriser une information. En ajoutant des formes, des couleurs, du spatial, de l'intuitif, de l'inductif vous créerez d'autant plus de connections qui vous permettront d'accéder à l'information. Vous l'aurez compris, on ne peut se passer d'un diagramme de Gantt lorsque l'on veut avoir une communication claire et précise sur un projet. L'autre domaine important dans la communication est la relation avec les clients. Un diagramme de Gantt vous permettra de projeter rapidement et facilement aux clients la durée d'un projet, en particulier si elle est longue. Il justifiera aussi le prix, parce qu'il montre brillamment le travail nécessaire à sa réalisation. Souvent, les projets sont beaucoup plus compliqués qu'ils ne semblent l'être au premier abord, et les clients ne réalisent pas toujours le travail impliqué par l'envergure d'un projet. Par exemple, si vous êtes promoteur immobilier, votre client sera satisfait de suivre l’évolution du chantier et de voir le professionnalisme dans le suivi du travail. Et même s'il y a un imprévu, il pourra le comprendre, et ne fera pas de suppositions. C'est un merveilleux outil de vente. Vous avez l'air systématiquement organisé et expérimenté, ils peuvent avoir confiance en vous, et sur le long terme cela vous assurera une pérennité non négligeable. Nous vivons peut être dans une époque court-termiste, mais rassurez vous, les personnes qui durent sont celles misant sur le long terme et la qualité. Imaginez aussi qu'en plein milieu de la réalisation du projet, votre client vous demande d'accélérer les délais... Aucun problème, vous serez en mesure de répondre précisément: « Oui nous pouvons le faire plus rapidement, mais cela impliquera un peu plus de risques. » «Oui nous pouvons le faire moins cher mais ça devra être de qualité inférieure» Et en plus, vous donnerez ces réponses rapidement après quelques manipulations. Sachez enfin que même si votre client ne comprend pas votre diagramme de Gantt, ils ont un côté rassurant et respirent le professionnalisme. Alors n'hésitez pas à les transmettre autour de vous.

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Planifiez et contrôlez les ressources d'un projet, de petite ou de grande envergure, à l’aide d’un diagramme de Gantt. Optimisez la gestion des délais, des coûts et de la qualité.

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Date de parution :22 nov. 2016

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