La gestion du temps : Série hebdomadaire

Comment utiliser une liste de tâches dynamique ?

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Le temps est une notion centrale en management. Dans cette série hebdomadaire, Jean-Marc Pairraud vous donne ses conseils d'expert en matière de gestion du temps, notamment dans le milieu professionnel. Vous aborderez des notions, des préceptes ainsi que des méthodes permettant d'accroître votre performance et votre efficacité à long terme. Chaque semaine, vous découvrirez comment agir sur le temps et transformer cette contrainte temporelle en véritable ressource.
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Transcription

Bonjour à tous. Le conseil de la semaine en management du temps, c'est ici et maintenant. Il est difficile de se fixer des objectifs pertinents à plus ou moins long terme. En management, l'organisation et la planification sont cruciales. Elles permettent de qualifier l'action et de cadrer l'action à accomplir. Le but n'est pas de réaliser un diagramme de Gantt de chaque tâche à accomplir. Cela serait trop fastidieux. Le temps de préparation ne doit pas être disproportionné au temps d'actions. Comment alors planifier efficacement sans avoir à tourner toutes les pages de notre agenda, en gros, sans que cela nous demande un investissement de temps et d'énergie trop important. Je vais vous présenter une méthode que j'emploie personnellement et qui permet, selon moi, de répondre à trois critères décisifs : simplicité, adaptabilité et clarté. Les nouvelles technologies de l'information et de la communication représentent, lorsqu'elles sont utilisées à bon escient, de formidables outils. Je vous invite donc à créer sur votre appareil numérique principal un simple fichier type note de texte. Si vous travaillez sur différents appareils numériques, il est possible de créer un fichier partagé sur un support info nuragique. Vous y accéderez ainsi à partir de vos différents appareils. À l'intérieur de ce fichier, nous allons lister toutes les tâches globales que nous avons à effectuer. Il est important d'utiliser une segmentation cohérente. Nous ne voulons pas d'un fichier de trois ou quatre pages. Prenez des tâches dans leur globalité. Classez-les à présent chronologiquement par date butoir. La plus éloignée en haut de la feuille et la plus rapprochée en bas. Les tâches qui n'ont pas de date butoir, réservez-les pour le haut de la feuille. À présent, par un système de copier-coller et d'ajout-suppression, il est facile de moduler cette liste. Pour ma part, ce fichier est situé en plein centre du bureau de mon ordinateur. Etant donné qu'il s'agit d'un fichier que nous allons ouvrir tous les jours, nous pouvons lui donner un caractère auto-suggestif en le nommant par exemple « je suis pro actif ». Je recommande d'ouvrir ce fichier autant de fois que vous le jugez nécessaire. Il n'a pas de caractère à vous faire perdre du temps. Dès qu'une tâche est réalisée, nous la supprimons. Si l'échéance change, nous déplaçons la tâche. Cette gestion dynamique nous permet d'être au plus proche de nos activités. Il n’est pas nécessaire d'inscrire trop de détails. Utilisez plutôt la visualisation pour chacun d'entre eux et fait confiance à votre cerveau. Tous les matins, nous pouvons sélectionner les tâches sur lesquelles nous nous engageons pour la journée. En inscrivant ces tâches sur un bout de papier, nous pouvons ici apporter plus de détails, comme les sous-tâches par exemple. Il est également possible de créer une seconde note texte qui sera focalisée, elle, sur nos tâches quotidiennes et sera effacée après chaque journée. Ce système est donc très facile à mettre en place et nous permet de ne pas tergiverser entre deux tâches. Ainsi, pas de distraction possible. Tout ce dont nous avons besoin : une gestion dynamique, simple, adaptable et claire.