Microsoft Office 2016 : Série hebdomadaire

Comment utiliser les masques de documents et de pages de notes dans PowerPoint ?

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Vous connaissez tous la suite Office de Microsoft avec ses logiciels Word, Excel, PowerPoint, Outlook, mais aussi Publisher, Visio, Access, OneNote, etc. Il va falloir maintenant envisager votre environnement de travail de façon beaucoup plus large, avec l'émergence du web dans votre bureautique quotidien. Il s'agit de l'écosystème Office. Dans cette série, découvrez non seulement des astuces sur Word, Word Online, Excel, Excel Online, mais aussi des tours de main sur des applications purement web. Ces éléments sont aussi agrémentés de logiciels de communication instantanée qui vous faciliteront le travail collaboratif. Vous allez voir Office 2016 dans tous ses états ! Alors, avec Nathalie Roussel, partez ensemble aux confins de la galaxie Office 2016 et du cloud.
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Transcription

Bonjour et bienvenue dans ce nouvel épisode des Lundi de la bureautique. Je suis Nathalie ROUSSEL et cette semaine nous allons encore découvrir un truc et astuce de la Suite Office 2016 dans tous ses états. Bien nous voici rendu dans PowerPoint pour parler de Masque. Mais contrairement à ce qu'on l'habitude de voir, c'est pas les masque des diapositives qui va m'intéresser là sur la vidéo. C'est les autres masques qui vont être exploités lorsqu'on décide de faire de l'édition papier. Je vous donne un scénario d'usage. Vous allez présenter cette présentation lors d'une réunion avec un auditoire en mode diaporama j'entends. Malgré tout vous voudriez laisser une partie écrite. Une partie éditée à votre auditoire. Qu'est-ce que vous allez pouvoir faire ? Vous allez pouvoir faire ce qui s'appelle des documents ou des pages de notes. Pour ceci, bien évidemment, on a la possibilité de les personnaliser en venant dans l'onglet qui s'appelle « Affichage ». Venir non pas chercher les « Masque des diapositives » mais venir dans un tout premier temps, venir chercher le « Masque du document ». Ça va être donc la partie d'édition, sur lequel je pouvais voir changer « l'Orientation du papier », la « Taille » mais également la disposition à savoir combien est-ce que vous voulez de miniatures de diapositives apparaissant sur ce document qui va être je vous le rappelle imprimé. Alors je vous conseille de ne pas dépasser les trois miniatures par page. Ça devient ingérable, après illisible. Donc j'ai défini ici ce que je voulais trois miniatures. En plus, on ne le voit pas là sur la partie conception. On le verra sur la partie édition. Mais il nous rajoute ici des petites lignes pour que les personnes de votre public puissent annoter au fur et à mesure de votre présentation. Maintenant voyons voir en termes de contenu. Et j'ai ici la vision de « l'En-tête » du « Pied de page » de la « Date », du « Numéro de page » si je ne voulais pas par exemple mettre la « Date ». Mais il suffirait que je décoche ici. Et vous voyez que je n'ai plus le champ de « Date » qui apparait. Alors moi je vais continuer au contraire à alimenter tout ceci. Parce que je voudrais en plus rajouter en haut le logo de l'entreprise. Donc je vais venir faire « Insertion » « Insertion Images ». Je vais prendre le logo de la partie « TESTCOM » qui est la société que je vais positionner ici. Là je vais mettre le nom de la société justement « TESTCOM ». sur lequel je pourrai jouer en termes de mise en forme exactement comme on le peut faire sur du texte classique à savoir changer ici la police de caractères, la taille de la police, la couleur, etc, etc. Dans le « Pied de page » peut-être que je vais vouloir rajouter le nom de la personne qui va présenter ça c'est-à-dire moi-même « Nathalie ROUSSEL ». Et puis vous avez peut-être remarqué également qu'il vous propose ça avec ce qui s'appelle en « Word'Art » c'est-à-dire ce qui va arriver vous savez en arrière-plan. Alors, peut-être que moi, je voudrais mettre ici dans ce Word'Art et que ça concerne « Office 2013 et 2016 ». Alors, je vais réduire la police de caractères, pour que ça soit plus simple à visualiser. « 96 » ça fait quand même un peu beaucoup. « 72 » je pense que ça devrait suffire. Et donc je positionne ici ce qui correspond à mon filigrane en quelque sorte. Après avoir personnalisé tout ça, voyons voir ce que ça va donner quand je vais passer en édition. Donc je désactive ce mode Masque. Et je vais me replacer ici sur la partie « Fichier » de PowerPoint, dans la section qui s'appelle « Imprimer ». Et cette fois-ci je vais choisir en fin de compte, qu'est-ce que je souhaite imprimer ? Parce que par défaut, il me montre les « Diapositives ». Mais regardez que là, j'ai la possibilité de lui dire moi ce que je voudrais imprimer d'abord, c'est peut-être qu'une section pas tout. Et puis ici, c'est surtout là que ça m'intéresse. Je vais choisir d'imprimer ou ici la « Pages de notes » telle que l'on verra tout à l'heure puisque nous disposons également d'un masque spécifique pour la « Page de notes ». Moi ce que je voulais c'était « 3 diapositives » rappelez-vous ! Regardez ce que ça va me donner. Voyez que j'ai bien le filigrane derrière. J'ai bien le nom de la société. Et si je passe voir ça, de page en page j'ai bien la représentation de ce qui a été fait par rapport à la présentation, mais également par rapport au masque du document. Premier exemple. Deuxième exemple maintenant ! Et je vous montre comment est-ce qu'on va l'exploiter ? J'ai rajouté moi ici dans ce qui s'appelle une « zone de notes » différentes options supplémentaires. Vous savez que dans PowerPoint, trop d'informations ça tue l'information. C'est-à-dire que si j'avais voulu mettre toutes ces informations dans la diapositive, mon auditoire surtout s'il se trouve à la 4ème ou 5ème rangée, il ne va pas du tout le lire. Donc ce que j'aimerais, c'est pouvoir remettre à l'auditoire quelque chose qui soit à la fois une édition papier avec une miniature de diapositives mais également peut-être tout ce qui est contenu ici dans les pages et dans la partie notes. Vous savez les lectures complémentaires etc. tout ce qui n'a pas lieu d'être, réellement dans les diapositives. Donc pour cela, je vais passer à nouveau ici sur « Affichage ». Cette fois-ci je vais passer sur ce qui s'appelle le « Masque des pages de notes ». Ce masque de la page de notes qui va à nouveau me permettre d'avoir les « En-tête », les « Pied de page », les « Date ». Ce qui s'appelle le « Corps » ici. La partie qui correspond à « l'Image des diapositives » mais sur lequel je pourrai très bien travailler. Parce que finalement je m'aperçois que moi mes diapositives je préfère qu'elles soient plus petites mais qu'on me laisse beaucoup plus de place pour cette partie-là. Je vais pouvoir rajouter de la même façon ici mais rapidement le logo de l'entreprise. Donc je pourrai faire toute la personnalisation à nouveau, en termes de présentation de ces différents éléments. Et puis étant donné que je suis sur du texte, ici je pourrai définir la mise en forme du texte de premier niveau en disant mais ça je voudrais que ça soit en un peu plus gros. Je voudrais que ça soit en « 14 ». Et puis le deuxième niveau, puis on va même choisir une couleur de police histoire de bien montrer les modifications. Voilà, le deuxième niveau je voudrais que ça soit cette fois-ci en « 12 ». Mais cette fois-ci on va le mettre en orange un peu soutenu. Bref, vous faites toutes les personnalisations que vous souhaitez. Une fois que vous avez terminé ça, vous « Désactiver le mode Masque ». Et puis il ne nous reste plus qu'à vérifier maintenant au niveau de l'impression ce que ça donne si je choisis cette fois-ci ce qui s'appelle la « Pages de notes ». Et j'ai bien ici une vision vous voyez qui me permet d'avoir la totalité de mes notes et de pouvoir montrer en fin de compte, à mes participants outre le fait de ce qu'ils vont trouver effectivement ici dans les diapositives mais peut-être toutes les lectures complémentaires que je n'avais pas de raison de mettre dans une diapositive. Donc voilà pour clôturer les deux autres masques qui sont un peu les méconnus, les mal aimés en fin de compte de Powerpoint qui sont les masque de document et les masque de page de notes.