Microsoft Office 2016 : Série hebdomadaire

Comment utiliser le gestionnaire d'absence d'Outlook ?

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Vous connaissez tous la suite Office de Microsoft avec ses logiciels Word, Excel, PowerPoint, Outlook, mais aussi Publisher, Visio, Access, OneNote, etc. Il va falloir maintenant envisager votre environnement de travail de façon beaucoup plus large, avec l'émergence du web dans votre bureautique quotidien. Il s'agit de l'écosystème Office. Dans cette série, découvrez non seulement des astuces sur Word, Word Online, Excel, Excel Online, mais aussi des tours de main sur des applications purement web. Ces éléments sont aussi agrémentés de logiciels de communication instantanée qui vous faciliteront le travail collaboratif. Vous allez voir Office 2016 dans tous ses états ! Alors, avec Nathalie Roussel, partez ensemble aux confins de la galaxie Office 2016 et du cloud.
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Transcription

Bonjour et bienvenue dans ce nouvel épisode de lundi de la bureautique. Je m'appelle Nathalie Roussel et cette semaine encore nous allons voir comment optimiser notre travail avec une nouvelle fonctionnalité des fonctionnalités améliorées de la suite office 2016. Alors, nous avons vu précédemment dans une autre vidéo comment on pouvait être tenu au courant en fin de compte de façon automatique de certaines actions et notamment lorsque certain de mes collègue avait mis en place leur gestionnaire d'absence du bureau par l'intermédiaire des informations courrier c'était le cas. Vous avez vu que mon collègue Augusto Simeos je voyais bien qu'il avait mis en place ce gestionnaire d'absence du bureau, mais on va regarder comment et qu'elles sont les options lorsque l'on met en place ce gestionnaire d'absence du bureau à savoir que je vais revenir ici je vais fermer cette partie brouillon. et je vais revenir dans Outlook là avec le compte de Sabine Paris ouvrir les options d'Outlook donc l'onglet ici qui s'appelle " Fichier ". et avant même d'aller chercher les options ici vous avez toute la partie de paramétrage à savoir le paramétrage de votre compte et puis ici ce qui correspond justement à la gestion des réponses automatiques en cas d'absence du bureau. Nous allons voir que dans un tout premier temps il y a quand même une grosse avancée c'est que avant sur les anciennes générations d'Outlook nous étions obligés de mettre en place ce gestionnaire d'absence du bureau au moment de partir dorénavant c'est quelque chose qui peut-être planifiée. Donc je peux dire OK je vais envoyer des réponses automatiques, mais attention uniquement tel jour, tel heure à tel jour, tel heure. Donc là en l'occurrence je vais me planifier mes vacances qui auront lieu du 29 à 08:30, puisque la veille j'étais en weekend donc il n'y a pas de raison jusqu'au ici à la partie du vendredi 2 à 18:00. Voilà qui est fait donc première étape la possibilité de le planifier. C'est-à-dire je pourrai me contenter de faire OK ici Le gestionnaire d'absence du bureau se déclencherait le 29 à 08:30. Et s'élèverait le vendredi 2 à dix huit heure. J'ai également la possibilité de définir deux types de message l'un pour les personnes à l'intérieure de mon entreprise puisque c'est une fonctionnalité professionnelle où je suis venu marquer ici je suis en congé jusqu'au 02 septembre bonnes vacances. Et bien évidemment ici je peux définir un autre envoie de mail une autre réponse automatique pour les personnes extérieures à mon entreprise. Alors, sachez déjà que c'est une option si vous ne voulez pas renvoyer même en cas d'absence du bureau un message aux personnes externes. Et voilà il suffit de décocher ici cette case. Si malgré tout moi je veux quand même envoyer un message voyez qui peut-être différent ah bien évidemment aux personnes extérieures. Je peux restreindre les personnes extérieures non pas toutes les personnes étrangères à ma société, mais aux personnes qui font partie de ma liste de contact. Donc là si quelqu'un me contact pendant mes congés si c'est quelqu'un qui fait partie de mon carnet d'adresse le message va repartir automatiquement si c'est quelqu'un qui ne fait pas partie et notamment tout ce que l'on peut recevra en terme de pub mais ce message ne partira pas. Donc voilà ce que je peux mettre en place à partir ici de la gestion ce qu'on appelle les réponses automatiques de bureau à partir de mon client Outlook, mais Outlook est installé sur mon ordinateur c'est-à-dire l'application Outlook. Je vais vous montrer maintenant qu'elles sont les options supplémentaires non négligeables que je vais pouvoir obtenir non pas à partir de l'application, Outlook mais à partir de son application web c'est-à-dire à partir d'Outlook web app. Donc je vais vous demander quelque petite seconde pour aller chercher mon application qu'est là voyez c'est l'application web ouvert dans mon navigateur web. C'est bien ici la messagerie de Sabine et vous pouvez constater que d'ailleurs c'était le même message que j'avais dans ma messagerie avec le logiciel installé sur mon poste, mais si je viens vous montrer ça c'est pour vous montrer que dans la partie OWA j'ai également ici des options et notamment le paramétrage des réponses automatiques où vous allez retrouver tout ce que je viens de faire devant vous ah, à savoir que j'ai ici planifié mon gestionnaire d'absence du bureau avec le premier message pour les personnes en interne. Et puis bien évidemment le deuxième message pour les personnes extérieures j'ai exactement les mêmes options. si ce n'est que j'en ai d'autres supplémentaires qui sont très intéressantes ici pour les personnes internes. Et ça c'est vraiment une nouveauté avant le gestionnaire d'absence du bureau est totalement dissocié de mon calendrier. là ce n'est plus le cas parce que quand je viens ici continuer ces paramétrages à partir de l'applicatiion web. J'ai la possibilité notamment de bloquer mon calendrier pour la période spécifiée ici où je peux rajouter ici par exemple en congé ou je pourrai venir ici marqué histoire de bien vous montrer qu'on peux le personnaliser bien méritait, voilà. Je peux également traiter tout ce qu'est demande de réunion à savoir que je pourrai lui dire que je veux refuser automatiquement les nouvelles invitations à des événements prévus durant cette période. Et refuser et annuler mes réunions pendant cette période c'est-à-dire si durant cette période j'avais une réunion automatiquement l'annulation allait être faite. Il ne me reste plus qu'à venir enregistrer les modifications qui ont étaient réalisés je vous le rappelle par l'intermédiaire de l’application web. Pour revenir maintenant vérifier ce qui se passe sur mon application cliente. Je passe ici sur la gestion de mon calendrier et regarder ce qu'est apparu durant la période sur laquelle je suis venu planifier en fin de compte mes congés ou plus exactement mon gestionnaire d'absence du bureau. J'ai automatiquement une entrée qui a été faite dans mon calendrier. avec le label bien mérité et qui porte bien sur le créneau horaire qui a été spécifié. Donc voyez comme quoi on a des fonctionnalités à partir du client Outlook installé sur votre poste, mais vous en avez d'autres également que je vous engage à les vérifier dans les options de la partie Outlook web accès.