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Microsoft Office 2016 : Série hebdomadaire

Comment travailler de manière transversale avec Word, Outlook et PDF ?

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Vous connaissez tous la suite Office de Microsoft avec ses logiciels Word, Excel, PowerPoint, Outlook, mais aussi Publisher, Visio, Access, OneNote, etc. Il va falloir maintenant envisager votre environnement de travail de façon beaucoup plus large, avec l'émergence du web dans votre bureautique quotidien. Il s'agit de l'écosystème Office. Dans cette série, découvrez non seulement des astuces sur Word, Word Online, Excel, Excel Online, mais aussi des tours de main sur des applications purement web. Ces éléments sont aussi agrémentés de logiciels de communication instantanée qui vous faciliteront le travail collaboratif. Vous allez voir Office 2016 dans tous ses états ! Alors, avec Nathalie Roussel, partez ensemble aux confins de la galaxie Office 2016 et du cloud.
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Transcription

Bonjour et bienvenue dans ce nouvel épisode des Lundi de la bureautique. Je suis Nathalie ROUSSEL et cette semaine nous allons encore découvrir un truc et astuce de la suite Office 2016 dans tous ses états. Dans cette vidéo nous allons nous intéresser au rapport qu'il existe entre Office et les applications PDF. Et dans un tout premier temps nous allons voir ça dans Word. Voyez j'ai ici à l'écran un document Word. Et ce document comporte un ou plusieurs liens hypertextes. Si je devais utiliser en fin de compte le fait d'envoyer directement ce document à quelqu'un sous format PDF, puisque c'est généralement le scénario que l'on fait. On ne veut pas garder le PDF pour nous mais juste ne pas envoyer le Word mais le PDF. Sachez que quand on utilisait par le passé des addons comme la possibilité d'utiliser une imprimante virtuelle Acrobat Distiller, ou que l'on avait des PDF Creator, on a toujours connu un souci en fin de compte. Nos liens hypertextes une fois convertis en PDF étaient statiques. Je vais vous montrer une petite fonctionnalité qui peut être très pratique. Je veux envoyer ce document directement par « Mail » en ayant bien évidemment tous mes liens actifs. Je vais venir ici sur l'onglet « Fichier ». Je vais choisir ce qui correspond à la partie « Partager » et je vais décider d'envoyer ceci par « Courrier électronique ». Et regardez que quand je choisis « Courrier électronique » il me propose « en tant que pièce jointe » mais ça ça sera le document Word. Ou il me propose de l'envoyer directement « en tant que PDF ». C'est ce que je vais choisir. Et vous allez constater que je lui ai demandé de me convertir ce document au format PDF. Voilà qui est fait. Je n'ai même pas à l'enregistrer localement sur mon ordinateur. Il a automatiquement rajouté ici le nom dans l'objet du message. Et puis surtout ce qui m'intéresse de vous montrer ici c'est que qu'est-ce qui se passe en fin de compte par rapport à ce document ? Mais c'est assez simple. Regardez, tout ceci ça reste bien cette fois-ci des liens hypertextes actifs. Ce qui veux dire que je ne perds pas ce côté dynamique, lorsque je décide de convertir ce document en PDF. Alors je vous ai montré tout de suite l'astuce de l'envoyer en tant que pièce jointe en PDF bien sûr. Si vous aviez voulu enregistrer ce document en format PDF vous retrouverez ça au niveau ici de Word, dans les options qui s'appelle « Enregistrer sous ». Vous le mettez sur votre « Bureau » et vous choisissez le format qui est le format « PDF ». Et vous gardez de la même façon ce côté interactif. Voyez que je ne perds absolument pas mes liens hypertextes. Donc ça c'est dans un cas de figure où je génère du PDF avec mes applications Office. J'aurais pu vous le montrer dans PowerPoint. J'aurais pu vous le montrer dans Excel, ça aurait été exactement le même principe. Maintenant ce qui m'intéresserait c'est de vous montrer l'autre chemin. À savoir qu'on utilise de plus en plus aujourd'hui de document PDF. Et d'ailleurs ce document que j'ai qui vient de m'être envoyé, voyez c'est la Déclaration des droits de l'homme. Il contient quand même pas mal de page. Et moi j'aimerais pouvoir récupérer ce contenu-là. Mais le récupérer non pas sous forme image, mais vraiment le récupérer pour pouvoir travailler dessus. Alors je vous montre de quoi il est constitué. Il y a de la pagination. Il y a des styles. Il y a vraiment tout le contenu en fin de compte, mais il y a la partie structuration aussi et c'est ce qui m'intéresse. Et puis à la fin comme c'est basé sur de style vous avez une table des matières. Alors moi ce que j'aimerai faire maintenant c'est à partir de ça créer un document Word qui soit évolutif. Je vais venir ici ré-ouvrir « Word ». Venir lui dire que moi je voudrais « Ouvrir d'autres Documents ». Je vais aller chercher sur mon « Bureau » en fin de compte ce qui correspond au fichier que je viens de vous montrer qui s'appelle « Document complexe ». Bien évidemment je vais avoir un message d'avertissement de Word disant : « Attends ! Ça dépend de ce qu'il y a dans ton document s'il est vraiment constitué de façon particulière il risque d'y avoir quelques petites différences ». Moi j'ai pris exprès un document structuré pour vous le montrer. Regardez que quand je demande maintenant à Word de me générer en fin de compte ce document à partir du PDF, là je suis bien arrivé sur un document. Et regardez qu'il ne me reste plus qu'à voir en fin de compte qu'est-ce qui s'est passé. J'ai bien récupéré ici les styles. J'ai bien récupéré la partie qui correspond à la partie structuration. Alors la seule chose je vous montre tout de suite, que je n'aurais pas récupéré et pour cause c'est ne pas du tout la même gestion dans Acrobat que dans la partie Office. En fin de compte tous ces petits hiéroglyphes c'est la table des matières. Alors qu'à cela ne tienne, voyez je vais tout supprimer là. Et moi qu'est-ce que je voudrais faire ? Je veux créer une table des matières. Regardez qu'étant donné que je suis ici, il ne me reste plus qu'à insérer un « Saut de page ». Ce sera plus propre quand même. Je vais marquer ici « Sommaire ». Et puis on l'a vu ensemble il m'a gardé la totalité de mes styles. Donc il ne me reste plus maintenant qu'à venir ici sur « Références » insérer une « Table des matières ». Choisissez le modèle qui vous intéresse. Et voilà ma table des matières a été généré par rapport à ce qui au départ était un document PDF. Donc voyez qu'on a vraiment une interaction forte entre les applications Office et notamment Word et les PDF. Et que vous pouvez très bien exploiter ces informations pour continuer à alimenter et faire évoluer vos parties documentaires.