Microsoft Office 2016 : Série hebdomadaire

Comment travailler avec les indicateurs dans OneNote ?

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Vous connaissez tous la suite Office de Microsoft avec ses logiciels Word, Excel, PowerPoint, Outlook, mais aussi Publisher, Visio, Access, OneNote, etc. Il va falloir maintenant envisager votre environnement de travail de façon beaucoup plus large, avec l'émergence du web dans votre bureautique quotidien. Il s'agit de l'écosystème Office. Dans cette série, découvrez non seulement des astuces sur Word, Word Online, Excel, Excel Online, mais aussi des tours de main sur des applications purement web. Ces éléments sont aussi agrémentés de logiciels de communication instantanée qui vous faciliteront le travail collaboratif. Vous allez voir Office 2016 dans tous ses états ! Alors, avec Nathalie Roussel, partez ensemble aux confins de la galaxie Office 2016 et du cloud.
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Transcription

Bonjour et bienvenue dans ce nouvel épisode des Lundi de la bureautique. Je suis Nathalie Roussel et cette semaine nous allons encore découvrir un truc et astuce de la suite Office 2016. Office 2016 dans tous ses états. Le sujet que nous allons aborder maintenant est la partie OneNote et plus exactement les indicateurs que j'ai à ma disposition de OneNote. Alors, qu'est-ce que OneNote ? Des bloc-notes numériques. Bloc-notes numériques qui peuvent être partagés, et surtout qui vont me permettre de concentrer de l'information de divers horizons. Ça peut être du contenu web. Ça peut être de la saisie. Ça peut être des récupérations de différents fichiers et d'avoir surtout un moteur de recherche très très puissant. Justement, on va parler de la recherche avec une partie plus spécifique, qui sont ce qu'on appelle les indicateurs. Je vous montre. Ici je suis sur un premier bloc-notes. Premier bloc-notes qui est un bloc-notes standard de OneNote qui vous explique en fin de compte par l'intermédiaire de deux pages ici. Mais comment travailler avec OneNote alors ? Si je voulais vous donner moi des indications et peut-être que je vais utiliser ici certains indicateurs. Et parmi ces indicateurs j'ai quelque chose qui s'appelle « A faire en 1er ». Et peut-être que je vous indiquerai en venant rajouter cet indicateur-là. Ça c'est quelque chose à faire en premier. Et puis une fois que vous l'aurez fait, vous pouvez venir cocher ceci en fin de compte, pour dire OK c'est fait. Premier élément. Deuxième élément, il y a les fonctions de base la suite. Alors peut-être que tiens je vais dire : « Ce sera bien de réfléchir à une utilisation de OneNote pour la gestion de liste des certaines choses. » Alors que ce soit des « détails de vols » ou des « Listes de courses » ce peut-être que ça va me donner des idées. Donc je vais peut-être aller mettre ici un indicateur à nouveau standard qui est un indicateur « d'Idée ». Et voilà comment au fur et à mesure de certaines choses, je vais pouvoir rajouter des informations. Donc là je vous rajoute également l'indicateur « A faire en 2nd ». Et là pour l'instant j'étais sur un seul bloc-notes. Maintenant regardez je vais passer sur un autre bloc-notes. Je vais passer sur le bloc-notes de « Sabine PARIS » qui gère la logistique. Et en fin de compte, Sabine à partir de là, elle a besoin de définir certaines choses. Donc elle va utiliser sur son compte-rendu en fin de compte de réunion un petit « Rappeler » pour ne pas oublier certaines choses à faire. Et puis elle pourrait peut-être venir également choisir de rajouter en fin de compte des choses voilà par exemple « A faire important » de le mettre de façon surlignée pour un rappel ultérieur. Je change à nouveau ici de bloc-notes. Je vais passer sur le bloc-notes « Personnel ». Et sur ce bloc-notes « Personnel » peut-être que moi je voudrais faire certaines choses sur la partie de « Déplacement » ici. Et sur cette partie de déplacement, je vais pouvoir rajouter un indicateur qui va être un indicateur, allez on va dire par exemple par rapport à une « Adresse » pour la réservation. Et là je vais dire « Penser aux rappels de coordonnées ». C'est toujours mieux quand on se déplace. Et du coup peut-être que je vais vouloir dire également que ça c'est quelque chose « d'Important ». Donc voyez qu'au fur et à mesure je vais venir rajouter des éléments. OK, une fois que j'ai rajouté tous ces éléments standard vous l'avez peut-être remarqué puisque j'en ai créé déjà un mais je vais le recréer devant vous. Mais peut-être que je voudrais aller un petit peu plus loin. Et ce que j'aimerais moi ici notamment c'est sur la partie là, sur la partie « bloc-notes ». J'ai déjà quelque chose vous voyez qui concerne les « Transport ». Alors peut-être que moi j'aimerais avoir un indicateur qui n'existe pas par défaut. Donc qui dit n'existe pas par défaut, dit bien évidemment que je vais pouvoir le « Personaliser ». Et je vais pouvoir choisir ici de créer un nouvel indicateur, « Nouvelle balise » que je vais appeler « Avions » par exemple ou « Transport » sur lequel je vais aller chercher ici parmi ce qui m'est proposé, déjà une icône sur lequel je pourrais changer la « Couleur » la « Couleur de surlignage » etc. etc. Et dès que j'ai créé en fin de compte cet élément-là regardez qu'en plus il m'a affecté automatiquement un raccourci clavier dessus que je pourrais évidemment modifier si je le souhaitais. Donc voilà, je peux maintenant rajouter ma balise ici qui concerne les « Avions ». Je peux revenir sur la partie qui correspond la partie « Logistique Formation » parce que Sabine a également besoin de prévoir en fin de compte un déplacement suite à la réunion qui a été faite. Voilà, et puis si vous regardez un peu plus loin j'en avais déjà mis un ici sur la partie « Personnel » sur la partie « Réservations hôtels ». Voilà, mais comme je l'avais créé par le passé, je vais d'abord le « Supprimer » et venir me le rajouter. Donc ces indicateurs me permettent d'abord de ce qu'on appelle tagger certains éléments mais ça ne s'arrête pas là. Je vous ai parlé de la recherche dans OneNote qui est vraiment capitale. Alors bien sûr on a ce qui correspond ici à la recherche standard. Si je voulais chercher par exemple le mot « hôtel » voilà il me propose tout ce qu'il a trouvé en termes de saisie de texte vraiment à proprement parler dans les titres dans le contenu. Mais il est capable également d'aller chercher directement du texte dans des captures d'écran. Si je cherchais « Pain » ici il me le retrouverait automatiquement. Mais ça c'est la recherche du texte. Moi ce qui m'intéresse c'est d'utiliser ce qui s'appelle la « Recherche des indicateurs ». Donc je vais choisir cette option ici. À partir de ce moment-là je vais pouvoir lui demander quelle est la catégorie, le classement en fin de compte de la totalité de mes indicateurs que ce soit par « Nom d'indicateur ». par « Section », par « Titre » par « Date ». Moi je le veux par « Nom d'indicateur ». Je vais avoir ici déjà les indicateurs qui m'a trouvé les catégories. Donc j'ai pas mal d'action. J'ai pas mal également ici de « faire en 2nd », « d'Adresse ». « Aucune date » en termes de tâche. La partie « Avions » que l'on a créé ensemble, des « Demande du client ». Et tout ceci bien évidemment ce sont des liens. C'est-à-dire que si je voulais aller voir ce qui correspondait moi ici dans un premier temps à ce que j'ai marqué comme étant. Allez on va prendre celle que j'ai créé devant vous-là. Voilà. « N'oubliez rien ! » Il suffirait que je clique ici pour qu'automatiquement j'arrive mais sur la partie qui contient en fin de compte directement cet indicateur. Donc c'est très intéressant parce que ça me permet d'aller beaucoup plus rapidement en termes de recherche. Mais ça va me permettre également et pour ça je vais juste venir ici créer une « Nouvelle section » pour dire que c'est ma « page de résumé ». Voilà, parce que je vais pouvoir demander en fin de compte à OneNote de me créer ici directement une page de résumé d'indicateur. Et regardez que dès que je vais avoir fait ceci. Voilà, je peux fermer maintenant cette partie-là, vous le verrez mieux. Il m'a créé automatiquement ici, avec à chaque fois des liens. Voyez il suffit que je clique ici pour pouvoir directement repasser à une partie qui m'intéressait. Et ça, ça me permet d'avoir vraiment tout ce qui a été marqué comme étant un indicateur en particulier. Et de la même façon étant donné que ce sont des liens, je voudrais revenir ici, regardez que je passe directement à un autre emplacement. Allez je reviens ici sur ma « page de résumé ». Je voudrais aller voir ce qui correspond par exemple ici à la partie qui est le « Rappel ». Regardez qu'il suffit que je clique ici. Je change même voyez de bloc-notes. Pourquoi ? Parce que j'ai demandé à ce qu'il recherche dans le périmètre le plus large qui était donc tous les bloc-notes. Bien évidemment vous auriez la possibilité de restreindre ce périmètre en lui disant ici voilà dans ma « recherche d'indicateur » et dans ma page de résumé en fin de compte qui en découlera. Mais je vais définir en fin de compte quel est le périmètre sur lequel je veux avoir cette information. Et puis bien évidemment si par la suite j'étais venu rajouter des informations en termes d'indicateurs, d'actualiser les résultats pour « Créer une nouvelle page de résumé » qui correspondra donc à ce que j'ai à réaliser maintenant.