Microsoft Office 2016 : Série hebdomadaire

Comment tirer profit de toutes les méthodes de filtres de données dans Excel ?

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Vous connaissez tous la suite Office de Microsoft avec ses logiciels Word, Excel, PowerPoint, Outlook, mais aussi Publisher, Visio, Access, OneNote, etc. Il va falloir maintenant envisager votre environnement de travail de façon beaucoup plus large, avec l'émergence du web dans votre bureautique quotidien. Il s'agit de l'écosystème Office. Dans cette série, découvrez non seulement des astuces sur Word, Word Online, Excel, Excel Online, mais aussi des tours de main sur des applications purement web. Ces éléments sont aussi agrémentés de logiciels de communication instantanée qui vous faciliteront le travail collaboratif. Vous allez voir Office 2016 dans tous ses états ! Alors, avec Nathalie Roussel, partez ensemble aux confins de la galaxie Office 2016 et du cloud.
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Transcription

Bonjour et bienvenue dans ce nouvel épisode des Lundi de la bureautique. Je suis Nathalie Roussel et cette semaine encore nous allons découvrir une nouvelle fonctionnalité d'Office 2016. Office 2016 dans tous ses états. Ce qui va nous intéresser cette semaine c'est Excel. Et comment à partir d'une grosse source de données, pouvoir récupérer les informations qui me sont importantes ? C'est ce que l'on appelle: Les tris ou les filtres. Dorénavant avec surtout le nouveau format de fichier n'oubliez pas qu'on pourrait avoir dans notre fichier Excel non pas quarante lignes comme c'est le cas dans mon fichier exemple mais quatre-vingt-dix-sept lignes. Donc comment rapidement pouvoir en sortir vraiment ce qui m'intéresse. Je vais pouvoir dans un tout premier temps sur l'onglet " Accueil ", utiliser la fonction que l'on appelle Les Tris et les Filtres. Tris et filtres que j'ai positionnés sur ma source de données et qui apparaissent à chaque en-tête de colonne. Voyons voir un petit peu qu'est-ce que j'ai récupéré comme information importante dans mes sources de colonne. Premièrement, je suis venue ici récupérer à chaque en-tête de colonne mes filtres. Alors si je me positionne ici par exemple sur une colonne qui contient des valeurs de texte. Je vais pouvoir dans un tout premier temps faire ce qui s'appelle du filtre multi-sélection à savoir que je ne veux pas tout. Mais moi ce qui m'intéresserais c'est de ne voir uniquement que ce que j'ai vendu en terme de clients, mon client " Patrimoine " et " Shem ". Lorsque je vais venir sélectionner voyez qu'il m'a fait un filtre basé sur des sélections de ce qu'il a trouvé dans la colonne. Ça je vais pouvoir l'exploiter bien évidemment sur chaque colonne mais je vais pouvoir également aller plus loin, grâce à ce que l'on appelle des filtres préconfigurés. Si je me repositionne ici, sur une colonne contenant du texte je vais avoir accès à ce qui s'appelle des " Filtres textuels " préconfigurés. Filtres textuels que j'étais obligée de monter manuellement au préalable sur les versions précédentes. Je vais avoir " égal ", " différent ", " Commence par ", " Se termine par " et puis " Contient ". C'est ce qui m'intéresse. Moi j'aimerais trouver tous les éléments sur lesquels j'ai vendu à des mairies. Or j'ai autant la " Mairie de Toulouse " que la " Mairie de Colomiers ". Donc je vais lui demander " contient ". Et là je n'ai plus qu'à venir saisir le mot-clé qui m'intéresse. Lorsque je valide, il m'a bien conservé ici tous les éléments qui contiennent " Mairie ". Premier élément de filtre préconfiguré sur du texte. Mais regardez que je vais me placer ici sur la colonne sur laquelle j'ai mes " Montant commande " et de la même façon outre ce qui correspond aux filtres multi-sélections je vais retrouver des " Filtres numériques " avec " égal, différent, Supérieur, Inférieur, Supérieur ou égal ", compris les " 10 premiers " et puis des éléments qui vont être calculés sans aucune action de ma part. Je voudrais qu'il me montre tout ce qui est supérieur à la moyenne de tout ce que j'ai vendu en termes de montant de commande. Et voilà comment j'obtiens un résultat sans n'avoir monté aucune fonction. Je continue, Excel est capable d'interpréter tout seul du texte, des valeurs numériques et des dates. Or si vous regardez ici j'ai une colonne de date. Et je vais voir qu'est-ce qui est à ma disposition. Parmi les filtres qui sont ici, qu'Excel a d'ores et déjà groupé regardez qu'il ne propose pas toutes les dates mais il les a regroupé par année et puis après par mois. Et si vous voulez aller plus loin regardez qu'il ne m'a rien proposé en termes de mois d'Aout étant donné que je n'ai pas fait de vente au mois d'Aout. Mais ce qui m'intéresse ce sont ici les " Filtres chronologiques ". Tout ça ce sont des filtres qui ont été déjà préconfigurés alors vous en avez plein, " Hier, Aujourd'hui, Demain " compris " Avant, Après ", " l'année suivante, l'année dernière ". Tiens ce qui m'intéresse c'est de voir par exemple les chiffres de l'année dernière. Regardez comment rapidement j'ai pu obtenir ces résultats sans en avoir rien d'autre configuré que l'utilisation d'un filtre déjà préconfiguré. Et ça ce n'est que le premier niveau en fin de compte. Lorsque je vais vouloir pousser un petit peu plus mon analyse, ce que j'ai fait ici dans une deuxième feuille par l'intermédiaire d'un tableau croisé dynamique, j'ai ici demandé à avoir mes montants de commande par date et puis bien évidemment ici également par pays. Lorsque je viens insérer un champ par date, bon il me propose toutes les dates par défaut. Alors celles et ceux qui travaillent déjà par l'intermédiaire des tableaux croisés dynamiques, savez que lorsque vous faites un clic avec le bouton droit sur une date, étant donné que c'est un élément chronologique qu'Excel comprend, vous êtes tout à fait à même de pouvoir le " Grouper " ou par " Mois " ou par " Années " ou par " Trimestres " ou de cumuler par exemple mes " Années et Trimestres ". Et voilà ce que ça peut me donner. Mais moi je vais aller plus loin cette fois-ci. Et pour ça regardez je vais même enlever la colonne qu'il m'a créé automatiquement qui est la colonne de date pour ne garder en fin de compte qu'ici que mes dates et je vais même alléger encore plus mon tableau croisé dynamique en enlevant ici mes " Pays ". Or malgré tout moi j'ai besoin de pouvoir filtrer. Or on sait que si on rajoute tous les champs dans ce tableau croisé dynamique ce qui aurait été possible. On va se retrouver quelque chose malgré tout assez difficile à gérer. Pour ça je vais passer ici sur l'onglet insertion et exploiter ce que l'on appelle les " Segment " et les " Chronologie ". Commençons donc par ces filtres puisque c'est bien la catégorie de " Filtres " appelés les " Segment ". Voilà et en fin de compte si vous regardez bien, histoire de démystifier tout ça, les segments ce sont ni plus ni moins que les en-têtes de colonne de ma source, bref les champs de mon tableau croisé dynamique. Et je vais lui demander de me rajouter mes " Type client ", mes " Type produit ", mes " Commercial " et mes " Pays ". J'aurais pu tout rajouter, nous sommes bien d'accord. Et lorsque je vais venir valider je me retrouve avec des éléments qui sont des éléments purement graphiques. Et quand je dis des éléments purement graphiques, ce sont des éléments que bien évidemment vous pouvez modifier puisqu'automatiquement vous allez avoir un onglet supplémentaire qui correspond aux segments. En l'occurrence ici sur les types de produit je voudrais mettre un affichage un petit peu différent. Alors pourquoi ces affichages ? Tout simplement parce que ce sont des éléments qui s'impriment. Donc je peux très bien demander à Excel de visualiser certains éléments peut-être de façon différentes aussi, parce que par exemple ici sur mes pays je voudrais qu'il affiche non pas sur une colonne mais sur deux colonnes ce qui va peut-être me permettre ici de diminuer en fin de compte ma fenêtre et peut-être de la positionner ailleurs. Voilà comment je peux organiser l'affichage de mes segments. Maintenant ces segments ils servent à quoi ? Ils servent à filtrer. Et ce filtre vous allez voir qu'il va me donner des indications un petit peu différent de ce que j'avais. A savoir que si je demande à voir par " Commercial " ici ce qu'a fait Monsieur " RICHE " par exemple. Regardez bien les résultats qui se trouvent pour l'instant sur mon tableau croisé dynamique. Je clique ici sur Monsieur " RICHE ". Je ne vois que les résultats de Monsieur Riche. Et j'ai bien évidemment ces informations telles que je l'aurais pu les avoir si j'étais venue rajouter le champ dans mon tableau croisé dynamique. Si ce n'est que ça va me donner également une autre indication, ça va me permettre d'être un peu proactif. Certes, je vois les résultats que j'ai obtenu pour Monsieur " RICHE ", mais je vois également où est-ce qu'il n'y a pas eu de résultat. Or je m'aperçois que Monsieur " RICHE " a effectivement adressé sur tous les pays et puis sur tous les types de produits, mais seulement quand la catégorie des " Grand compte ". Il n'a absolument rien fait ni sur les " PME " ni sur les " Institutionnel ". Donc peut-être qu'il y aura matière à progression de ce côté-là. Donc je continue de la même façon, allez je remets tous mes commerciaux, et cette fois-ci je vais regarder. Alors cette fois-ci par rapport aux types de produits je vais voir qu'est-ce que j'ai donné en " Formation ". Et là je m'aperçois en fin de compte à nouveau que sur la formation il y a des choses figurez-vous que je n'ai pas obtenu. Et si je regarde bien voyez que par exemple ici sur la formation tous mes commerciaux en ont vendu sur tous les types de client, mais par contre j'ai rien eu de fait en " Italie ". Donc voilà un premier type correspondant à ce que l'on appelle des filtres visuels. J'en ai un autre également donc je me replace à nouveau sur mon tableau croisé dynamique. Je reviens ici sur " Insérer ", pour chercher quelque chose dont le terme vous évoquera certainement les dates puisque c'est un filtre dit de " Chronologie ". Voilà à quoi il correspond. Il repère automatiquement la colonne qui correspond ici à des éléments chronologiques, que je vais décider d'afficher. Je vais effacer tous mes filtres, voilà qui est fait. Et donc cet élément qui est à nouveau est un élément visuel que je peux redimensionner, qui arrive avec ces outils que je pourrais bien évidemment changer en terme d'aspect, de " Hauteur " , de " Largeur ", choisir si je veux voir les " En-tête ", " Barre de défilement ", " Barre de temps " sur lequel je vais lui dire moi ce que je voudrais c'est voir les " ANNEES ", voir les " TRIMESTRES ", voir les " MOIS ", voir les " JOURS ", pour peut-être filtrer sur un élément en particulier qui est le troisième trimestre de mon année " 2014 ". Et voilà comment vous pouvez cumuler des filtres qui sont dit des filtres à proprement standard, des filtres appelés les segments, et des filtres sur des éléments chronologiques ce qu'on appelle des chronologies. Donc nous avons faits le tour ensemble de tous les possibilités de filtre et de tris dans Excel. On peut traiter donc un grand nombre de données. Je vous conseille de tester par vous-même ces différents éléments de filtre.