Microsoft Office 2016 : Série hebdomadaire

Comment tirer profit de la transversalité des outils Outlook et Skype Entreprise ?

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Vous connaissez tous la suite Office de Microsoft avec ses logiciels Word, Excel, PowerPoint, Outlook, mais aussi Publisher, Visio, Access, OneNote, etc. Il va falloir maintenant envisager votre environnement de travail de façon beaucoup plus large, avec l'émergence du web dans votre bureautique quotidien. Il s'agit de l'écosystème Office. Dans cette série, découvrez non seulement des astuces sur Word, Word Online, Excel, Excel Online, mais aussi des tours de main sur des applications purement web. Ces éléments sont aussi agrémentés de logiciels de communication instantanée qui vous faciliteront le travail collaboratif. Vous allez voir Office 2016 dans tous ses états ! Alors, avec Nathalie Roussel, partez ensemble aux confins de la galaxie Office 2016 et du cloud.
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Transcription

Bonjour et bienvenue dans ce nouvel épisode de lundi de la bureautique. Je m'appelle Nathalie Roussel et je vous accompagne cette semaine sur comment exploiter au mieux deux logiciels que nous connaissons bien à savoir Outlook qui nous permet de gérer notre messagerie, nos contacts, mais également notre calendrier. Ce qui va m'intéresser aujourd'hui est un autre logiciel qui est la version communication instantanée professionnelle qui s'appelle Skype Entreprise. Je vous explique un petit peu le scénario d'usage " Sabine Paris " qui est notre chargée de communication nous a convoqué à une réunion en présentielle demain de quatorze heures à quinze heures. Donc elle a créé sa réunion dans dans son Outlook que vous voyez à l'écran, avec un objet, un emplacement puisque on doit se retrouver physiquement et bien évidemment une date et une heure avec déjà des éléments à l'intérieur constituant les informations de la réunion. Elle nous a tous envoyé des invitations. Alors, je précise que deux des personnes font partie de la même entreprise que Sabine Paris et moi-même Nathalie Roussel qui fait partie d'une entreprise extérieure. Donc on devait se retrouver de façon présentielle malheureusement on n'arrive pas à trouver un créneau où tout le monde serait disponible de façon encore une fois physique dans une salle dans l'entreprise de Sabine Paris. Alors, qu'est-ce qu'elle va pouvoir faire Sabine Paris ? Elle aurait pu dans ce cas-là dire ben je vais créer directement ce qui s'appelle une réunions en ligne. et si elle décide de le créer par exemple à date du jour, elle se met là, elle fait " Nouvelle Réunion Skype " et elle crée automatiquement une réunion Skype avec le lien pour rejoindre la Vidéoconférence et elle nous l'envoie. Seulement elle a déjà créé son invitation, elle a déjà créé le continu de sa réunion. Donc plutôt que de partir du zéro qu'est-ce que va pouvoir faire Sabine ? Transformer cette réunion qu'est à l'origine était prévu en réunion classique et la transformer en réunion Skype. Juste en venant utiliser ce petit bouton ici. Alors, je vous montre que dès qu'elle aura transformé cette réunion en réunion Skype, elle n'aura plus qu'à nous envoyer la mise à jour avec le lien pour que tous nous puissions nous connecter. De quelle manière ? Ben si par exemple " Laurent VALENTE " est au bureau et pourra se connecter avec son application Skype de bureau. Si " Augusto " est par contre en déplacement et qu'il n'a pas son ordinateur et qu'il a par exemple un ordinateur en libre service, il pourra se connecter avec l'application web donc Skype web app et puis moi-même je vous ai dit, je suis même carrément dans une entreprise totalement à l'extérieur, mais j'ai par contre sur mon téléphone qui n'est pas du tout un téléphone Microsoft, mais qu'est un Android comme j'aurai pu le faire à partir d'un IPhone chez Apple, j'ai la possibilité d’accéder à une application qu'est l'application Skype Entreprise pour Android ou pour Apple. C'est-à-dire qu'on va tous pouvoir en suivant ce lien venir se connecter. Avant de vous montrer le fait d'envoyer la mise à jour Sabine dispose d'options de réunion à partir du moment où on passe en réunion en ligne alors, qu'elles sont ces options ? Toute la partie autorisation, c'est-à-dire les personnes qui doivent attendre tant que Sabine n'aura pas démarrer la réunion en salle d'attente et puis les personnes et puis les personnes qui vont pouvoir être nommés présentateurs, ça peut-être toutes les personnes de ma société, donc la société de Sabine Paris qu'en l'occurrence ben ça ne sera pas moi puisque moi je suis extérieure, ça peut-être tout le monde ou les personnes que Sabine choisira . Elle peut également choisir de désactiver ce qui s'appelle la partie messagerie instantané, " Désactiver le son " ou voire même " Bloquer la vidéo ". Donc voilà les options que Sabine a à sa disposition maintenant que cette réunion est transformée en réunion Skype. Elle envoie donc la mise à jour, mise à jour qui va être reçue et parleront et par moi-même Nathalie Roussel extérieure à son entreprise et parleront Valente. L'invitation est envoyée il ne lui reste plus qu'à réouvrir cette réunion et la démarrer en démarrage instantané, voilà qu'est fait. Et pour l'instant me voyez que seule Sabine est présente à cette réunion. Nous allons donc attendre que les autres participants me se joignent à cette réunion, ce que va faire Nathalie tout de suite directement de son application installée sur son téléphone. Voilà. Voyez que Nathalie a rejoint cette conversation. Nous allons voir si maintenant Laurent vient nous rejoindre. Donc vous voyez que nous sommes bien trois en réunion. Maintenant Sabine peut choisir de partager un programme, son écran, voilà elle choisie de présenter le moniteur. Nous sommes bien maintenant tous en réunion à partir d'une application qui nous permet de faire de la Vidéoconférence. Alors, j'aurai aimé vous le montrer, mais c'est sur mon téléphone effectivement de mon téléphone ou de l'écran de Laurent Valente. On voit maintenant absolument tout ce que fait Sabine. Si elle ouvre le fichier on va pouvoir travailler ensemble sur les éléments qui constituent ce fichier. Voilà comment rapidement nous allons pouvoir transformer une réunion prévue initialement de façon physique en salle de réunion en réunion en ligne.