La gestion du temps : Série hebdomadaire

Comment s'engager sur des délais précis ?

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Le temps est une notion centrale en management. Dans cette série hebdomadaire, Jean-Marc Pairraud vous donne ses conseils d'expert en matière de gestion du temps, notamment dans le milieu professionnel. Vous aborderez des notions, des préceptes ainsi que des méthodes permettant d'accroître votre performance et votre efficacité à long terme. Chaque semaine, vous découvrirez comment agir sur le temps et transformer cette contrainte temporelle en véritable ressource.
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Transcription

Bonjour à tous. Le conseil de la semaine en management du temps, c’est ici et maintenant. Imaginez, un collaborateur vient vous voir lundi prochain et vous dit : « Peux-tu me rendre le dossier Tartempion pour la fin de semaine ? » Vous acceptez, et ce même collaborateur repasse vous voir le jeudi suivant en vous réclamant ce dossier. Vous lui répondez qu’il reste encore un jour avant la fin de semaine. Ce dernier s’énerve alors en rétorquant : « Tu voyais bien que c’était urgent. Lorsque je disais fin de semaine, ça ne veut pas dire vendredi 18 heures. » Ce genre de situation nous est tous déjà arrivé. Nous ne sommes peut-être pas fautif au niveau de la raison, car vendredi 18 heures fait bien partie de la fin de semaine. En revanche, nous sommes fautifs car c’est le genre de situation qui fragilise nos relations professionnelles, qui bouscule notre planification et notre organisation quotidienne, qui génère des incompréhensions, des erreurs, et qui donc nous fait perdre du temps. Afin d’éviter ce genre de situation, nous pouvons demander simplement à notre interlocuteur de préciser son échéance. La fin de semaine n’est pas une échéance pertinente. Elle varie selon la perception de chaque individu, et c’est normal. Jeudi 15 heures, en revanche, est une échéance claire et précise. Chaque individu comprend la même chose. En engageant nos collaborateurs sur des délais et des échéances précis, nous les responsabilisons et nous nous responsabilisons par la même occasion. En effet, nous ne pouvons demander l’engagement des autres si nous n’incarnons pas cet engagement nous-même. En cas d’imprévu, de changement ou de mauvaise planification de notre part, pas de panique. Une échéance n’est pas immuable. Communiquons simplement en toute transparence. En plus du temps gagné, cela renforcera notre cohésion d’équipe. Aussi pour être certain de l’engagement d’un collaborateur, mieux vaut trois « oui » plutôt qu’un seul. Au cas où ce dernier venait à oublier l’échéance, il ne pourra ainsi nier votre accord. Nous pouvons ainsi dire : « jeudi 15 heures, ça te convient ? » « Oui ». « Je peux compter sur toi pour ne pas venir le réclamer avant ? » « Oui ». « Dans ce cas, je te l’apporterai jeudi 15 heures, ok ? » « Oui ». J’exagère ici un peu la situation. Mais au moins je suis certain que le message est passé. Enfin, si votre collaborateur vous dit « jeudi 15 heures » et que vous n’avez pas tous les éléments pour répondre, vous pouvez vous octroyer un temps de réflexion avant de vous engager. Par exemple : « écoute, je n’ai pas mon agenda avec moi, je remonte dans mon bureau dans 10 minutes, et t’appelle dans 15 minutes. » Là encore, faisons preuve de précision quant à la fixation de notre délai. En s’engageant sur des délais précis, nous facilitons le travail des autres, ainsi que le nôtre. Cela vous demandera au début un effort de répétition et de fermeté pour que l’ensemble de vos collaborateurs comprennent votre précision. Mais croyez-moi, le jeu en vaut vraiment la chandelle.