Microsoft Office 2016 : Série hebdomadaire

Comment saisir du texte rapidement en détournant les options de correction automatique ?

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Vous connaissez tous la suite Office de Microsoft avec ses logiciels Word, Excel, PowerPoint, Outlook, mais aussi Publisher, Visio, Access, OneNote, etc. Il va falloir maintenant envisager votre environnement de travail de façon beaucoup plus large, avec l'émergence du web dans votre bureautique quotidien. Il s'agit de l'écosystème Office. Dans cette série, découvrez non seulement des astuces sur Word, Word Online, Excel, Excel Online, mais aussi des tours de main sur des applications purement web. Ces éléments sont aussi agrémentés de logiciels de communication instantanée qui vous faciliteront le travail collaboratif. Vous allez voir Office 2016 dans tous ses états ! Alors, avec Nathalie Roussel, partez ensemble aux confins de la galaxie Office 2016 et du cloud.
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Transcription

Eh bien, nous voici un nouveau Lundi, histoire de bien débuter la semaine. Bienvenue dans ce nouvel épisode des Lundi de la bureautique. Je suis Nathalie Roussel. Et nous allons découvrir encore cette semaine un truc et astuce de la Suite Office 2016 dans tous ses états. La fonctionnalité que nous allons découvrir cet après-midi correspond en fin de compte à une fonctionnalité native d'Office, à savoir qu'elle sera autant exploitable dans Word, que dans Excel, que dans PowerPoint. Et je suis sûre que cette fonctionnalité, même sans vous en rendre compte, vous l'avez déjà exploitée. Pour ce faire, je viens de commencer à saisir un terme. En fin de compte, je saisis le mot « accompte », que j'ai très mal orthographié parce que je lui ai mis deux " c ". Qu'à cela ne tienne, le simple fait de valider ma saisie, regardez que Word a transformé automatiquement ma saisie correctement avec un seul " c ". Prenons un autre exemple. Je voudrais ici marquer le terme occurrence. Donc, je viens ici saisir « ocurrence », que j'ai mal orthographié également puisque celui-ci par contre doit prendre deux « c ». Qu'à cela ne tienne, à la validation de ma saisie, Word a automatiquement remplacé ce que je venais de frapper. Tout ceci provient en fin de compte, des options de correction automatique Office, ou option de correction automatique que nous allons retrouver ici sur l'onglet « Fichier », partie « Options », catégorie « Vérification », vous trouverez « Options de correction automatique ». Des options de correction automatique, il y en a beaucoup. Le simple fait de supprimer, par exemple, la 2e lettre en majuscule d'un mot, mettre une majuscule en début de phrase ou en début de cellule. Ce qui va nous intéresser plus particulièrement, c'est ceci. C'est ce que l'on appelle les « Corrections en cours de frappe ». Et si je vous montrais ici, vous allez pouvoir vite retrouver le terme « accompte » qu'on a utilisé, comme occurrence au milieu de plein d'autres options, mais prédéfini. Ce qui va m'intéresser moi, c'est de détourner cette possibilité de remplacer quelque chose par quelque chose d'autre tout simplement pour la bonne et simple raison c'est que moi j'ai des utilisateurs, et je vais vous le montrer tout de suite, qu'ils utilisent souvent ce que l'on appelle des références d'articles. Bref, comme si en fin de compte, j'avais un catalogue. Mes utilisateurs sont plus habitués à taper les références courtes que les désignations longues. Ce qui fait que la plupart du temps, c'est de la saisie qu'ils font. Je vais essayer de faciliter leur saisie en venant dans un tout premier temps, sélectionner la référence longue de ma première référence d'article. Je l'ai sélectionnée, pas plus, juste le sélectionner. Je reviens ici dans « Fichier », « Options », la partie « Vérification », « Options de correction automatique ». Et regardez qu'il a automatiquement récupéré ma sélection. Il ne me reste plus maintenant qu'à venir renseigner ce qui correspond à ma désignation courte en disant, voilà, c'est « TC 1242 » qui doit être remplacé par « TC 1242 - Journée de présentation des techniques de communication non verbale ». Et j'ajoute, en fin de compte, cette modification à activer, Je vous le rappelle bien, « En cours de frappe ». Je viens valider ceci. J'aurais pu de la même façon faire le deuxième, et je reviens là. J'aurais pu ouvrir deux applications d'ailleurs, mais, comme je veux vous montrer ça au fur et à mesure je vais le faire petit à petit. Donc, je reviens ici, je fais cette fois-ci « TC 1244 » et j'ajoute. Remarquez avant même d'ajouter, que j'aurais pu choisir de le remplacer en « Texte brut » ou en « Texte mis en forme » en gardant bien évidemment la mise en forme qui était dans mon catalogue de produit initialement. OK, je l'ajoute tel que. Voilà qui est fait. Maintenant, vérifions ce que ça me donne si je l'utilise dans un autre document. Donc, pour ceci, je vais ouvrir le document qu'on a commencé à travailler tout à l'heure avec Acompte et Ocurrence, et je viens commencer à saisir « TC 1242 » et je fais « Entrée ». Et voyez, qu'automatiquement, la modification a été apportée. Je recommence avec le « TC 1244 ». Pareil. Vous allez me dire, je les ai créés dans Word, je les ai exploités dans Word. Passons voir ce qui se passe dans les autres applications. Et là, je vais d'abord ouvrir, par exemple, un fichier Excel dans lequel je vais commencer à taper « TC 1242 ». Et voyez, qu'automatiquement, cela a été remplacé également. Passons voir maintenant dans les différentes autres applications. Donc, j'ouvre PowerPoint, je crée une nouvelle présentation et je viens utiliser le « TC 1242 ». Voilà. Remplacement effectué. Passons peut-être à quelque chose d'un peu moins utilisé ou fréquemment utilisé qui est Publisher. Mais je vais avoir exactement les mêmes options, si je fais « Dessiner une zone de texte », et que je vienne commencer à saisir « TC 1242 ». Si je fais « Entrée », voyez que ça été remplacé automatiquement, je vais mettre: agrandir un peu le zoom. Voyez que j'ai bien le remplacement qui est effectué. Et puis, pour terminer, il y a certainement un logiciel dans lequel nous avons vraiment besoin de réactivité, c'est dans Outlook, lorsqu'on décide de créer un nouveau message. Et regardez que dans la génération de mes nouveaux messages, côté Outlook, si je viens taper « TC 1242 », « Entrée », j'ai bien le remplacement effectué. Voilà comment ces options de correction automatique Office peuvent être exploitées pour faciliter notre saisie. Et que ce soit dans Word, dans Excel, dans Outlook, dans PowerPoint, dans tous les logiciels de la gamme Office, j'ai ce fichier qui est donc commun, que d'ailleurs, je pourrais vous remontrer avant de nous quitter sur la partie Excel pour vous parler d'autre chose. Regardez que si je reviens ici, à nouveau, mais cette fois-ci dans Excel, au niveau des Options, de Vérification, Options de correction automatique, et je commence à taper « TC », regardez que j'ai bien « TC 1242 » ainsi que le « TC 1244 » qui arrive. Alors, dernière petite précision. Au lieu d'avoir « TC 1242 », si je n'avais que 1242, je ne vais pas me bloquer la possibilité de pouvoir saisir une valeur numérique par exemple, dans Excel. Donc, je ne serais trop vous conseiller de faire ici par exemple « 1242 », mais de rajouter, par exemple, un tiret ou une étoile et lui demander de le remplacer par autre chose qui fait que vous continuerez à pouvoir saisir « 1242 » sans aucun problème, comme si c'était vraiment une valeur numérique. Mais par contre, quand vous taperez « 1242- », on pourra le remplacer par ce qui nous intéresse. Donc voilà, la fonctionnalité des options de correction automatique Office et comment elles peuvent nous rendre très, très service en termes de saisie rapide.