La gestion du temps : Série hebdomadaire

Comment réussir ses délégations ?

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Le temps est une notion centrale en management. Dans cette série hebdomadaire, Jean-Marc Pairraud vous donne ses conseils d'expert en matière de gestion du temps, notamment dans le milieu professionnel. Vous aborderez des notions, des préceptes ainsi que des méthodes permettant d'accroître votre performance et votre efficacité à long terme. Chaque semaine, vous découvrirez comment agir sur le temps et transformer cette contrainte temporelle en véritable ressource.
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Transcription

Bonjour à tous. Le conseil de la semaine en management du temps, c'est ici et maintenant. Êtes-vous du genre à déléguer ? La délégation est censée nous apporter une multitude d’avantages. L'un d'entre eux est bien entendu le gain de temps. En revanche, la délégation peut rapidement nous en faire perdre si elle n'est pas établie soigneusement. Pour réussir nos délégations, nous devons respecter un processus précis en quatre étapes. La première étape concerne la définition de la mission. Toute délégation comporte une mission. Cette mission doit être transformée en objectif SMART, c'est-à-dire spécifique, mesurable, acceptable, réaliste et temporelle. Il est important à ce titre de fixer une échéance. La deuxième étape concerne le choix du délégataire. Nous devons être attentifs à trois composantes. Le délégataire a-t-il les compétences pour remplir la mission ? Le délégataire a-t-il la disponibilité pour réaliser la mission ? Enfin, le délégataire sera-t-il motivé pour cette mission ? À vous de vérifier ces trois critères et d'aller chercher les informations avant de choisir votre délégataire. La troisième étape concerne la négociation du cadre de fonctionnement et des ressources, les règles du jeu en quelque sorte. La communication revêt ici une importance déterminante. Il est bénéfique de laisser la main au collaborateur afin qu'il trouve lui-même ce dont il a besoin pour fonctionner. Cela le responsabilise et l'implique davantage. Utiliser la reformulation pour se comprendre mutuellement est aussi opportun. Nous devons parler peu et plutôt orienter et guider notre collaborateur. Nous pouvons exprimer notre désaccord sur la méthode mais toujours le laisser trouver ses propres solutions. En cas de difficulté, même sur ce dernier point, utilisez des choix fermés. Une fois le cadre validé, nous laissons le collaborateur en autonomie. Il est important de ne pas intervenir sauf s'il nous le demande. La quatrième étape concerne bien sûr le contrôle. À l'échéance, nous vérifions si la mission a été remplie, si les objectifs sont atteints. À partir de cet instant, deux constats sont possibles : soit la délégation a réussi, soit elle a échoué. Dans le premier cas, nous félicitons le collaborateur et nous pouvons même envisager un transfert de compétences. Dans le second cas, nous reconnaissons l'investissement du collaborateur, puis nous remontons le processus avec lui pas à pas pour trouver l'origine de l'échec, toujours en lui laissant la main et en étant factuel. Le contrôle a-t-il était bien fait ? Le cadre et les ressources étaient-ils bien négociés ? Le collaborateur était-il motivé ? Avait-il la disponibilité et les compétences nécessaires ? Enfin, la mission était-elle correctement définie ? En respectant ces quatre étapes, vous vous donnez toutes les chances de réussir vos délégations ou de les réussir pour d'autres personnes. Vous gagnerez ainsi un temps précieux tout en responsabilisant chaque acteur.