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Microsoft Office 2016 : Série hebdomadaire

Comment retravailler la structure de longs documents à l'aide de Word ?

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Vous connaissez tous la suite Office de Microsoft avec ses logiciels Word, Excel, PowerPoint, Outlook, mais aussi Publisher, Visio, Access, OneNote, etc. Il va falloir maintenant envisager votre environnement de travail de façon beaucoup plus large, avec l'émergence du web dans votre bureautique quotidien. Il s'agit de l'écosystème Office. Dans cette série, découvrez non seulement des astuces sur Word, Word Online, Excel, Excel Online, mais aussi des tours de main sur des applications purement web. Ces éléments sont aussi agrémentés de logiciels de communication instantanée qui vous faciliteront le travail collaboratif. Vous allez voir Office 2016 dans tous ses états ! Alors, avec Nathalie Roussel, partez ensemble aux confins de la galaxie Office 2016 et du cloud.
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Transcription

Bonjour et bienvenue dans ce nouvel épisode de lundi de la bureautique. Je suis Nathalie Roussel et cette semaine encore nous allons voir comment une des fonctionnalités de Word 2016 cette fois va pouvoir bien nous aider au quotidien. Imaginons que j'ai un document assez long là en l'occurrent il fait 9 pages, mais imaginez que j'ai un mémoire de 250 pages, vous avez peut-être déjà utilisé un mode d'affichage qui se trouve dans l'onglet " Affichage " et qui s'appelle le " Volet de navigation " qui vous permet de visualiser la partie structurelle de votre document. Et bien évidemment de pouvoir venir vous déplacez rapidement à un point, mais voyant voir un petit peu ce que le volet de navigation nous réserve lorsque nous allons commencer à faire un clic avec le bouton droit là-dedans. Vous allez pouvoir vous rendre compte que vous pouvez lui demander de voir la structure de votre document totalement réduite et donc ne ne visualiser en fin de compte que les premiers niveaux que vous pouvez à loisir développer ou réduire, mais voyant voir malgré tout qu'elles sont les autres avantages de ce volet de navigation. et le premier c'est de pouvoir rapidement travailler sur la structure d'un document qui pourtant déjà réalisé. Par exemple ici je suis à la relecture et je m'aperçois tous le point numéro 2 n'est pas à sa place. Et devrait être ici à la place du point numéro 4. Avant il aurait fallu que je le sélectionne dans mon document de ce point jusqu'à la fin du point numéro 2 et que je fasse un copier coller. Vous allez voir que ça va aller beaucoup plus vite, je vais me contenter de prendre le point le plus haut et le faire simplement glisser. Et dès que je vais avoir fait ça je vais m’apercevoir que j'ai bien ici mon point qui a été déplacé, il a refait d'ailleurs toutes la partie numérotation et toute la partie pagination également. Donc ça me permet rapidement de retravailler sur la structure de déplacer des parties et des sous parties de document, mais je peux aller également un peu plus loin en travaillant sur les niveaux. sans intervenir dans le document, regardez je suis ici sur le point qui est le 3.4.1. Si je fais un clic avec le bouton droit je vais pouvoir lui demander de lui remonter d'un niveau donc il va apparaître comme étant un 3.5 Et puis ça nécessitait vraiment un titre du premier niveau je peux continuer à le promouvoir et voyez qu'il est devenu le point numéro 4. Je reviens juste un petit peu en arrière pour vous montrer également que j'aurai pu faire ça, mais dans l'autre sens à vous en douter et abaisser d'un niveau ou à nouveau le promouvoir. Voyant voir maintenant si je veux rajouter du contenu à l'intérieur. Par exemple ici à la suite du 3.3 je voudrai rajouter du texte que j'ai ailleurs dans un autre document. Ce que je vais pouvoir faire toujours en faisant un clic avec le bouton droit c'est ce qui s'appelle créer une entête avant après moi je vais créer une entête après Donc regardez qu'il m'a déjà créé la structure qu'est la 3.4. Maintenant allant recherche la partie document qui m'intéresse. Voilà c'est celui-ci donc je fais un petit " Ctrl+A " " Ctrl+C " et je reviens sur mon document où je vais décider de positionner les informations. Alors, je rattrape mon document voilà qui est fait. et voyez qu'il m'a automatiquement créé un 3.4. Seulement si je viens ici faire un coller comme ceci maintenant non seulement il m'a créé le 3.4, mais il m'a créé un 3.5 également pourquoi ? Parce que la structure du document que je suis venu copier coller comportait une entrée de paragraphe. Donc il suffit que je me remette ici et comme ce sont des styles qui sont impactés dans ce volet de navigation. il suffit que je revienne passer ceci en normal. et voyez comment j'ai pu effectivement récupérer une structure supplémentaire. Alors, j'aurai pu faire ça bien évidemment avec un nouvel entête avant après. Je peux créer un sous point donc lui demander de créer à nouveau ce titre. Et puis je pourrai travailler également par partie du document à savoir que je peux lui demander de sélectionner l'entête et le contenue. et puis peut-être de décider de l'imprimer voire de le supprimer. Je peux lui demander également de m'afficher les niveaux que je souhaite. Bref ce volet de navigation est vraiment très très pratique lorsque il nous faut retravailler la partie structurelle architecture ah en fin de compte d'un document assez long.