Microsoft Office 2016 : Série hebdomadaire

Comment rester proactif avec les informations de courriers dans Outlook ?

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Vous connaissez tous la suite Office de Microsoft avec ses logiciels Word, Excel, PowerPoint, Outlook, mais aussi Publisher, Visio, Access, OneNote, etc. Il va falloir maintenant envisager votre environnement de travail de façon beaucoup plus large, avec l'émergence du web dans votre bureautique quotidien. Il s'agit de l'écosystème Office. Dans cette série, découvrez non seulement des astuces sur Word, Word Online, Excel, Excel Online, mais aussi des tours de main sur des applications purement web. Ces éléments sont aussi agrémentés de logiciels de communication instantanée qui vous faciliteront le travail collaboratif. Vous allez voir Office 2016 dans tous ses états ! Alors, avec Nathalie Roussel, partez ensemble aux confins de la galaxie Office 2016 et du cloud.
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Transcription

Bonjour et bienvenue dans ce nouvel épisode de lundi de la bureautique. Je m'appelle Nathalie Roussel et cette semaine nous allons voir les améliorations qui ont été apportées à notre client de messagerie par contre je le précise bien dans un domaine professionnel. C'est-à-dire qu'il faut avoir ce qui s'appelle un serveur de messagerie derrière que ça soit par l'intermédiaire d'un abonnement office 365 ou que ça soit directement dans votre entreprise. Donc nous allons voir ces optimisations et notamment dans un tout premier temps de manière à être un petit peu plus proactif et ne pas être obligé d'attendre par exemple d'envoyer un mail à un collègue. et puis d'avoir un retour de son mail disant ben je suis en congé Nous allons découvrir ce qui s'appelle les informations courrier. Je vous prend le premier exemple ici je décide d'envoyer un mail à Agusto Simeos qui fait partie de mon entreprise et je viens ici commencer à saisir son adresse mail j'ai impérativement besoin d'avoir une réponse urgente de sa part. Je commence à saisir et regardez qu'est-ce qui se passe j'ai une information qui apparaît directement au-dessus de la sélection des destinataires qui me permet de savoir avant même de cliquer ici sur le bouton " Envoyer ". que Augusto n'est pas disponible. Et je vois même le message qu'il est venu renseigner dans son gestionnaire d'absence du bureau où il a marqué qu'il était en déplacement jusqu'au 22. Donc ça veut dire quoi, ça veut dire là je n'ai plus besoin d'appuyer sur le bouton " Envoyer ", d'envoyer le message d'attendre que sa boite aux lettres me réponde pour me dire ben je suis en congé demande à quelqu'un d'autre. Donc voyez comme quoi ces informations courrier et ce premier exemple peut vous permettre de changer votre fusil d'épaule beaucoup plus rapidement parce que si effectivement j'avais quelque chose dont je m'attends à une réponse peut-être que ce n'est pas le seul à pouvoir me donner cette information. et peut-être que dans ce cas-là je vais devoir demander à mon autre collègue qui s'appelle Laurent Valente qui lui vous pouvez le constater n'est pas en congé. Donc premier type d'information courrier c'est le fait de pouvoir visualiser bien évidemment si la personne a mis en place son gestionnaire d'absence du bureau. Deuxième possibilité et vous allez constater qu'il y'en a plein ben si par exemple vous savez quand vous envoyez un mail à quelqu'un dont la boite aux lettres est pleine Bien évidemment ça ne va pas aller jusqu'au bout vous allez donc recevoir par la suite un mail vous disant la boite aux lettres de votre destinataire est pleine. En l'occurrence entre temps vous allez quand même envoyer un mail et vous vous êtes chargé vous allez m'en envoyer avec le poids du mail. Alors, ça aussi ça fait partie de ces informations courrier que nous allons voir ensemble. Ici dans l'onglet " Fichier " vous allez trouver dans les options d'Outlook une section qu s'appelle courrier qui est celle qui m'intéresse puisque ce sont des informations courrier. et autre tous les paramètres que l'on connaissait jusqu'à présent ah avec la gestion du volet Outlook Comment est-ce qu'on gère les réponses et les transfères? Vous allez trouver quelque chose qui s'appelle information courrier voilà qu'est ici. et si vous ouvrez ici cette petite info bull vous allez vous rendre compte que tout ceci ben ce sont des possibilités d'information courrier à savoir ben déjà être prévenu c'est l'adresse que j'ai saisie n'était pas valide parce qu'elle contenait par exemple un accent ou si le message que vous envoyez était trop volumineux. Vous savez qu'il y a une limite de taille de message lorsque vous envoyez et puis à la réception. Donc si je viens rajouter autant de pièces jointe ici et que je n'ai pas fait attention à cette limite je serai prévenu à nouveau avant même d'appuyer sur le bouton Envoyer. Et comme ceci ben vous pouvez constater que j'en ai quand même certain ça peut me prévenir également si j'essaie d'envoyer un mail à des destinataires externes. Si cet personne est dans un groupe et que il y a une personne externe dans le groupe Donc tout ceci en fin de compte ce sont des éléments sur lesquelles je vais pouvoir être prévenu à nouveau au-dessus ici de la sélection de mes destinataires, mais avant même de cliquer sur le bouton Envoyer. Et puis vous avez bien évidemment la possibilité de gérer ces informations courrier à part le fait de choisir lesquelles vous voulez voir afficher et le comportement à savoir afficher automatiquement lorsque ça peut s'appliquer ou ne jamais afficher les infos bull. Ben vous avez également la possibilité de développer cette barre parce que je vous avais fait l'exemple de quelqu'un qu'est en congé avec Augusto, mais peut-être que si je vais chercher ce qui s'appelle une liste de distribution ben parmi toutes les destinataire je n'aurai plusieurs. Donc ça serai bien que je vois tout ceci Et voilà pourquoi l'option je vous conseille de la laisser cocher. est à développer automatiquement la part d'information courrier. Donc voyez comment ces informations courrier peuvent me permettre d'atteindre le plus proactif et de ne pas être l'objet d'envoyer le mail pour avoir le retour.