La gestion du temps : Série hebdomadaire

Comment rendre ses réunions performantes ?

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Le temps est une notion centrale en management. Dans cette série hebdomadaire, Jean-Marc Pairraud vous donne ses conseils d'expert en matière de gestion du temps, notamment dans le milieu professionnel. Vous aborderez des notions, des préceptes ainsi que des méthodes permettant d'accroître votre performance et votre efficacité à long terme. Chaque semaine, vous découvrirez comment agir sur le temps et transformer cette contrainte temporelle en véritable ressource.
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Transcription

Bonjour à tous. Le conseil de la semaine en gestion du temps, c'est ici et maintenant. Si je vous dis le mot réunion, quel est le premier sentiment qui émerge ? Je prends le pari qu'il n'est pas forcément positif. Je me trompe ? Les réunions sont considérées aujourd'hui par de nombreux collaborateurs plutôt comme une perte de temps que comme un gain de temps. Je ne vais pas ici vous expliquer comment mener des réunions productives. Il existe une formation à ce sujet sur cette plateforme. Nous allons plutôt aborder ici comment vous positionner pour maximiser la performance en réunion. À toutes les étapes d'une réunion, il est déterminant de rester acteur de celle-ci et non de la subir même si elle ne nous concerne pas. Être acteur avant une réunion, c'est demander à recevoir l'ordre du jour, ainsi que la date et la durée de la réunion en avance. C'est préciser votre heure limite, si la réunion s'éternise. C'est négocier des horaires de réunions qui vous conviennent. C'est comprendre l'objectif de la réunion et valider, si votre présence est obligatoire. Vous pouvez peut-être par exemple vous faire remplacer par un membre de l'équipe qui souhaite s'impliquer, ou bien encore participer uniquement aux thématiques qui vous concernent. Être acteur avant une réunion, c'est mettre toutes les chances de son côté pour que cette dernière ne perturbe pas nos autres activités. Il vous faut donc agir pour cadrer. Être acteur pendant une réunion, c'est favoriser la créativité, c'est exprimer ses opinions spontanément, c'est confronter des idées, des arguments en pratiquant l'observation attentive et l'écoute active, c'est recentrer habilement les débats à l'ordre du jour, c'est prendre des notes pertinentes. Même si la réunion vous déplaît, sachez que la passivité mène à l'autoconservation et que vous ne ferez pas changer les choses de cette manière. Enfin, être acteur après une réunion, c'est intégrer les résultats, appliquer les solutions trouvées, c'est suggérer des améliorations possibles pour la prochaine réunion. En étant acteur avant et pendant, ces dernières vous sauteront aux yeux. J'en prends le pari. Aussi, si vous souhaitez impulser un changement dans le format ou le cadre de la réunion, insistez sur les bénéfices à changer et non sur les dysfonctionnements. Il est parfois nécessaire de répéter son message après plusieurs réunions pour que celui-ci soit considéré. Cette technique appelée technique de la locomotive reste l'une des meilleures façons de persuader et de convaincre. Vous pouvez même vous aider d'un support écrit, d'un document qui ancrera vos recommandations dans le domaine factuel et indéniable. Être acteur lors des réunions, c'est donc un état d'esprit à acquérir. En étant acteur, vous orientez, guidez et transformez une mauvaise réunion en bonne réunion. En adoptant cette attitude, vous rendrez vos réunions performantes et prospères.