Microsoft Office 2016 : Série hebdomadaire

Comment réaliser un publipostage dans Word ?

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Vous connaissez tous la suite Office de Microsoft avec ses logiciels Word, Excel, PowerPoint, Outlook, mais aussi Publisher, Visio, Access, OneNote, etc. Il va falloir maintenant envisager votre environnement de travail de façon beaucoup plus large, avec l'émergence du web dans votre bureautique quotidien. Il s'agit de l'écosystème Office. Dans cette série, découvrez non seulement des astuces sur Word, Word Online, Excel, Excel Online, mais aussi des tours de main sur des applications purement web. Ces éléments sont aussi agrémentés de logiciels de communication instantanée qui vous faciliteront le travail collaboratif. Vous allez voir Office 2016 dans tous ses états ! Alors, avec Nathalie Roussel, partez ensemble aux confins de la galaxie Office 2016 et du cloud.
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Transcription

Bonjour et bienvenue dans ce nouvel épisode des Lundi de la bureautique. Je suis Nathalie Roussel et cette semaine nous allons encore découvrir un truc et astuce de la Suite Office 2016 dans tous ses états. Nous allons voir maintenant la partie Publipostage mais dans un cas de figure un petit peu différent que pour simplement réaliser un courrier. Pour ça je dispose d'un fichier Excel, de ma source de données ici avec des « Noms ». Des personnes qui sont venus suivre des formations. Donc ça c'est ma source. Je vous le montre et maintenant je le ferme. Et puis ici j'ai un fichier que je vais bien évidemment par la suite enregistrer en tant que modèle pour pouvoir continuer à travailler plus simplement dessus qui est une « Attestation de Stage ». Bref quand il y a des personnes viennent en cours il faut qu'elles repartent avec une attestation. Donc ce que je vais faire c'est venir ici lier ce document source à ma source de données Excel. Je viens ici sur « Publipostage ». Je « Sélectionne mes destinataires » qui peuvent être une liste que j'ai renseigné créé directement à partir de là. « Utiliser une liste existante « ou faire du publipostage à partir d'Outlook et notamment en utilisant les catégories. Mais moi je vais utiliser ici une liste existante que j'ai mis ici sur le « Bureau » qui est la base de données Excel que je viens de vous montrer. Et là je dois sélectionner quelle est la source de données qui correspond à ma feuille. Le petit symbole avec ici le « $ » correspond aux feuilles. La feuille qui s'appelle « Base$ » dans mon classeur Excel. Voilà qui est fait. Maintenant je vais avoir la visu de ce qui correspond au contenu des données dans mon classeur Excel. Si je viens ici je vais pouvoir visualiser certes une chose mais également et c'est ça qui m'intéresse moi pouvoir venir faire des tris et des filtres. Parce que regardez ici moi ça va me permettre d'aller chercher notamment ce qui correspond ici à la partie « Formation ». Et là en l'occurrence moi je voudrais faire les attestations pour toutes les personnes qui ont suivis le cours Excel. Mais je vais prendre ceci. Donc j'ai effectué ici un filtre qui apparait ici et que je vais bien évidemment pouvoir voir directement maintenant à partir de là. C'est-à-dire que si je viens voir ici maintenant combien est-ce que j'ai au total d'enregistrement pour le filtre que j'ai effectué ? Vous voyez que j'en ai « 9 ». Si j'étais venu ici à nouveau enlever le filtre qui correspond aux formations et que je remets tout je peux voir avant même de passer en aperçu que des enregistrements j'en ai « 30 ». Donc j'ai dit que je voulais faire ça pour Excel. Je viens donc chercher ici le champ qui me permet de faire mon filtre. « OK ». Maintenant il ne me reste plus qu'à venir insérer en fin de compte ce qui correspond aux champs de fusion. Alors je vais venir leur ajouter ici puisque j'avais préparé un petit peu les emplacements. Et là je voudrais rajouter différents champs de fusions à savoir qu'il me faudrait peut-être la « Civilité ». Pensez à faire un espace à chaque fois. Ici je vais rajouter le « Prénom » ou le « Nom » d'abord. Et de la même façon ici mon espace pour venir rajouter le « Prénom ». Et puis ici il faut que je rajoute la formation. Donc je viens ajouter ici ce qui correspond à mon champ « Formation ». Bien évidemment j'aurai pu continuer à visualiser ça avec plein d'autres choses. Plein d'autres types en fin de compte de chose juste pour vous montrer en fin de compte rapidement comment est-ce qu'on fonctionne. Donc ici j'ai déjà demandé à avoir « l'Aperçu des résultats ». C'est comme ça que vous avez pu voir ça. Si je n'avais pas coché ça je m'apercevais que je voyais ce qui s'appelle les correspondances des champs. Et puis je n'ai plus qu'à maintenant venir visualiser un par un avec « l'Aperçu des résultats » voir ce que ça me donne. À partir du moment où le résultat me convient enfin je vais pouvoir terminer la fusion. Alors je vais juste remettre ici correctement cette partie-là. Et me le remettre ici en « Centrée » puisque j'ai sélectionné la marque de paragraphe. Et maintenant sur mon onglet « Publipostage » je vais pouvoir lui demander de « Terminer la fusion ». Alors quand je dis terminer la fusion on a trois possibilités : « D'envoyer par messages électroniques » « Imprimer », c'est-à-dire envoyer directement la fusion à l'imprimante ou venir « Modifier les documents » individuellement. Je vous conseille de venir les modifier individuellement. Excusez-moi je vais rajouter ici également la date. Donc je vais rajouter aussi le « 26 Février ». Et maintenant je vais dans mon document qui est prêt pour être fusionné vers des nouveaux documents. Petit conseil également là vous avez vu j'en ai 9 des enregistrements. Ça va mais vous auriez des grosses grosses quantités. Je vous conseille de le scinder par paquet de 500. Admettons que vous ayez 3000 attestations à réaliser mais vous allez faire l'enregistrement de 501 etc. C'est pour éviter en fin de compte qu'il y a un traitement. C'est pas un problème en termes de volumétrie mais c'est pour éviter les traitements trop lourd dans Word et éviter les plantages. Moi j'en ai 9 ça va. Je peux faire ici « OK ». Et regardez que j'ai bien récupéré mes différentes attestations maintenant que je vais pouvoir décider ou de modifier individuellement ou d'imprimer. Donc je reviens ici maintenant après les avoir imprimé. Celle-ci vous voyez que c'est un document à part, « Ne pas enregistrer ». Et puis celle-ci maintenant vous voulez honnêtement que je vous dise je vais souvent en avoir besoin de ce document. Ce que j'aimerai bien faire moi c'est d'enregistrer ceci comme étant un modèle. Donc je vais venir ici enlever « l'Aperçu des résultats ». De la même façon tant qu'à faire je vais enlever le filtre qui est ici. Je vais récupérer la totalité de mes enregistrements. Et puis maintenant je vais venir enregistrer ce document pour pouvoir m'en resservir ultérieurement. Je vais faire un « Enregistrer sous ». Je vais le remettre sur le « Bureau » encore une fois pour les besoins de la cause. Mais cette fois-ci vous allez voir que je vais l'enregistrer mais non pas en tant que document à proprement parler mais tant qu'à faire en tant que « Modèle Word ». Ce qui fait que je peux fermer ici. Maintenant admettons en fin de compte que j'ai besoin d'ici quelques semaines de refaire à nouveau une attestation. Il ne me reste plus qu'à ouvrir à nouveau Word. Je vais aller chercher directement ici ce qu'on appelle les modèles « Personnel » sur lequel je retrouve mon attestation de fin de stage. Et ce message qui est souvent pris à tort comme étant un message d'erreur n'en est absolument pas un. En fin de compte il vous dis simplement que le document normalement où je l'ai enregistré en tant que modèle était lié avec ma source de données. Donc la seule chose qu'il vous dit c'est qu'automatiquement dès que vous allez faire « Oui » ici vous n'aurez plus besoin cette fois-ci de revenir faire ici. Je choisis ma liste existante. Elle est déjà liée. Il ne vous reste plus qu'à dire voilà moi cette fois-ci je veux choisir un autre type de formation. Admettons cette fois-ci on décide de faire les formations à « Outlook ». C'est fait. Vous voyez que ça va beaucoup plus vite d'enregistrer le modèle avec bien évidemment ce qui correspond à sa connectivité de publipostage et dans de champ.