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Microsoft Office 2016 : Série hebdomadaire

Comment réaliser un e-mailing dans Outlook ?

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Vous connaissez tous la suite Office de Microsoft avec ses logiciels Word, Excel, PowerPoint, Outlook, mais aussi Publisher, Visio, Access, OneNote, etc. Il va falloir maintenant envisager votre environnement de travail de façon beaucoup plus large, avec l'émergence du web dans votre bureautique quotidien. Il s'agit de l'écosystème Office. Dans cette série, découvrez non seulement des astuces sur Word, Word Online, Excel, Excel Online, mais aussi des tours de main sur des applications purement web. Ces éléments sont aussi agrémentés de logiciels de communication instantanée qui vous faciliteront le travail collaboratif. Vous allez voir Office 2016 dans tous ses états ! Alors, avec Nathalie Roussel, partez ensemble aux confins de la galaxie Office 2016 et du cloud.
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Transcription

Bonjour et bienvenue dans ce nouvel épisode des Lundi de la bureautique. Je suis Nathalie Roussel et cette semaine encore nous allons découvrir une fonctionnalité de la Suite Office 2016. Office 2016 dans tous ses états. Cette fonctionnalité c'est une fonctionnalité qu'on a l'habitude de traiter à partir de Word. C'est le Publipostage mais vous aller voir que je vais mettre à profit certaines choses que nous avons déjà exploré dans Outlook rappelez-vous c'est ce que l'on appelle les catégories. Cette fois-ci je vais passer ici au niveau de mes Contacts et j'ai déjà eu la possibilité par l'intermédiaire de ces fameuses catégories de catégoriser certains contacts prêt pour envoyer une invitation à un ce que l'on appelle le Campus de la société dans laquelle Sabine PARIS travaille. Donc c'est un campus qui va être envoyé sous forme d'invitation WORD mais cette fois-ci je vais partir en termes de saisie de destinataires à partir d'Outlook. Pour mieux vous montrer ça je repasse ici au niveau des " Contacts ". Je vais venir ici au niveau de " l'Affichage ". Et je vais lui demander de " Changer l'affichage " en me montrant non plus les cartes de visite mais les " Liste ". Une fois que je suis sur les listes, je peux venir chercher ici le champ qui s'appelle " CATEGORIES " et le déplacer pour le positionner à un endroit qui sera plus visible pour moi. Je le remets tout à fait au début. J'aurais pu également utiliser ce qui s'appelle l'affichage par " Catégories ". Donc c'est déjà des regroupements existants. Ici j'ai une catégorie " néant " et puis ici j'ai déjà une catégorie avec certaines personnes, " 23 " personnes qui sont déjà identifiées comme étant prêtes pour l'invitation du campus. Donc ce que je vais faire c'est utiliser ces catégories pour justement sélectionner les personnes qui m'intéressent. Alors je prends tout sauf la dernière. Et puis je n'ai plus qu'à revenir ici sur l'onglet " Accueil " pour lancer la " Fusion et publipostage ". Voyez que le point de départ est un petit peu différent. On va retrouver vite nos habitudes par la suite. Donc ici j'ai dit " Seulement les contacts sélectionnés " et c'est l'utilité des catégories par rapport à un " Document existant " que je vais aller chercher qui est ici dans ce qui concerne la " Communication " qui est mon " Tremplin du Campus ", qui est donc le fichier préparé pour l'envoi de l'invitation. Qu'est-ce que je veux ? C'est pas une lettre type je vais envoyer ça sous format à proprement parler de ce qu'on appelle d'Email donc la " Lettres types " effectivement mais après c'est la fusion vers la " Messagerie " et du coup je peux rajouter ici le message " Invitation personnelle ". Voilà. Et je n'ai plus qu'à valider maintenant pour qu'automatiquement, le système m'ouvre le logiciel qui me permet par l'intermédiaire du document que l'on vient de voir ensemble, celui que j'ai associé. Maintenant vous voyez les invitations il m'ouvre ça directement sur la partie " Publipostage ". Je n'ai plus maintenant qu'à venir modifier si j'en ai besoin " la liste des destinataires ", pour m'apercevoir que les destinataires en question ne font bien parties que des contacts sélectionnés au départ. D'ailleurs si je voulais voir il suffit d'aller regarder. J'en ai bien " 22 ". Et si je voulais voir le résultat il ne me suffirait qu'après avoir inséré le champ, de passer en " Aperçu ". Donc " Sélectionner les destinataires, Modifier la liste de destinataires " si j'en avais besoin, et puis je n'ai plus qu'à " Insérer les champs de fusion " qui m'intéressent à savoir comment est-ce que je veux ici c'est le " Nom " de la personne. Voilà. Et peut-être de la même façon ici rajouter son " Prénom ". Je fais quelque chose simple en termes de publipostage, l'objectif étant bien de montrer comment est-ce que je peux le faire à partir d'Outlook. Voilà j'aurais pu donc par la même à installer des " Règles " etc. Et puis je vais voir le " résultats ". Donc je vois ce que ça donne pour le premier enregistrement, deuxième enregistrement, etc, etc. Il aurait été judicieux de venir rajouter effectivement le champ qui s'appelait Civilité, malheureusement je ne l'ai pas dans mes contacts. Donc je vais me contenter des noms et des prénoms. Et puis pour terminer après avoir sélectionné ou " Modifier la liste de destinataires ", " Insérer les champs de fusion ", peut-être mis en place des règles et visualiser ce que ça me donnait, " Terminer la fusion vers les messages électroniques ". Et voilà comment j'ai pu envoyer des messages, où je vais choisir cette fois-ci à qui je l'envoie. Donc il faut que je sélectionne ici " l'adresse de messagerie ", la " Ligne d'Objet " c'est celle que l'on est venu définir au départ, le " Format des messages " étant donné que ça, ça va partir en corps de texte vous le laissez surtout en " HTML ". Et puis c'est là que j'aurais eu la possibilité de dire si j'avais eu 3 000 noms, de pouvoir me laisser de me le scinder du premier au 500 à l'élément 500. On parle du principe pour éviter en fin de compte les surcharges lorsqu'on a plus de 500 éléments, 500 items en termes de destinataire, il vaut mieux le couper en plusieurs morceaux. Là j'en ai 22, je pense que " Tous " ça devrait aller. Donc j'ai sélectionné ici à qui ? A " l'adresse de la messagerie ", la " Ligne d'Objet " c'est " Invitation personnelle ", le Format " HTML " et je l'envoie à " Tous ". Et dès que j'ai fait ça et vous voyez à chaque fois ce qu'il est en train de faire c'est définir la création d'un mail. Retournons voir maintenant ce qui se passe ici dans Outlook sur la partie Courriers. Et sur la partie Courriers j'ai bien maintenant quelque chose dans les " Eléments envoyés " et qui correspond à ce que je viens de définir avec vous. Et voyez ici l'aperçu qui m'indique au fur et à mesure que j'ai bien envoyé quelque chose de personnalisé avec les différents éléments qui proviennent cette fois-ci des contacts d'Outlook déjà catégorisés.