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Microsoft Office 2016 : Série hebdomadaire

Comment profiter des Quick Parts dans Word ?

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Vous connaissez tous la suite Office de Microsoft avec ses logiciels Word, Excel, PowerPoint, Outlook, mais aussi Publisher, Visio, Access, OneNote, etc. Il va falloir maintenant envisager votre environnement de travail de façon beaucoup plus large, avec l'émergence du web dans votre bureautique quotidien. Il s'agit de l'écosystème Office. Dans cette série, découvrez non seulement des astuces sur Word, Word Online, Excel, Excel Online, mais aussi des tours de main sur des applications purement web. Ces éléments sont aussi agrémentés de logiciels de communication instantanée qui vous faciliteront le travail collaboratif. Vous allez voir Office 2016 dans tous ses états ! Alors, avec Nathalie Roussel, partez ensemble aux confins de la galaxie Office 2016 et du cloud.
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Transcription

Bonjour et bienvenue sur les Lundi de la bureautique. Je suis Nathalie Roussel et cette semaine nous allons continuer quelque chose que nous avons exploré précédemment qui sont ce qu'on appelle les constructions rapides de document avec les blocs de construction. Rappelez-vous ces en-têtes, ces pieds de page, ces page de garde, etc. qu'on avait déjà dans Word de façon prédéfinis. Cette fois-ci je décide de personnaliser avec des éléments que j'ai déjà dans différents documents, alors je vous montre. Nous allons faire un petit peu notre marché. J'ai par exemple ici un document sur lequel je voudrais récupérer l'en-tête, la partie qui est sur le côté droit du document qui fait partie de l'en-tête, les pieds de pages. Là ici peut-être que je voudrais récupérer ce tableau, également et ici qui sont des modèles de tableau déjà préconfiguré. Mais ça pourrait être des éléments également totalement différents. Comme par exemple ici ce SmartArt, ou là une partie complète du document qui peut porter sur une ou plusieurs pages ou simplement des paragraphes. Donc je vais commencer à faire mon marché. Je suis ici sur un document vierge. Je vais commencer par faire " Insérer Tableaux rapides ". Mais si rappelez-vous je venais ici simplement comme ça je n'ai pas de sélection. Donc la première chose que je vais faire c'est me placer sur le document sur lequel je vais récupérer des éléments. Commençons avec ce tableau. Je le sélectionne. Je reviens sur " Insérer Tableaux rapides ". Et ce qui est jusqu'à présent était grisé s'active. J'enregistre donc la sélection. Je lui donne un " Nom ". Alors on va faire " tab 1 " et j'ai surtout intérêt à créer une " Catégorie " pour pouvoir le retrouver plus facilement. Donc cette catégorie, je vais l'appeler " _TC " pour le nom de ma société. Voilà j'ai récupéré un premier tableau. Je vais faire la même chose avec le deuxième. Voilà je sélectionne le tableau. Je reviens à nouveau à faire " Insérer Tableaux rapides ". Regardez que j'ai déjà récupéré le premier, voilà. Je l'appelle " tab2 ". Et puis là étant donné que j'ai déjà créé une catégorie pour les tableaux, je ne pas besoin de la recréer à nouveau. Et je continue un petit peu mon marché comme ça. Alors cette fois-ci je vais aller chercher une en-tête. Donc je viens développer cet en-tête qui correspond également à la partie qui est sur le côté. Voilà. Voilà qui est fait. Et je n'ai plus qu'à venir faire " Insérer ". Insérer quoi ? Une " En-tête ". Et j'enregistre. C'est pareil, je vais marquer que ce sont les villes sur lesquelles ma société est présente. Et je viens cette fois-ci " Créer une catégorie " que je n'ai pas encore dans cette partie-là. Voilà. Peut-être que je voudrais récupérer également le pied de page. Et regardez que le pied de page correspond cette fois-ci, c'est pareil à deux parties, la partie texte mais la partie qui correspond également ici à l'URL du site de ma société. Alors que je sélectionne bien tout, voilà. Et puis je viens ici faire " Insérer Pied de page Enregistrer la sélection ". Je pense que vous avez compris le principe maintenant. Voilà. Et on pense toujours à créer sa catégorie. Alors je vais continuer avec des éléments qui sont peut-être moins catégorisés que les en-têtes, les pieds de page. Ici j'ai créé précédemment un SmartArt. SmartArt que j'aurai pu aller chercher ici dans les outils standards d'Office. Mais par contre, là dans le SmartArt que j'ai, je n'ai pas la possibilité de venir lui dire enregistre la sélection dans la galerie des SmartArt. Il n'empêche que je vais pouvoir sélectionner cet élément-là. Voilà. Et venir maintenant là où se rassemblaient toutes ces galeries à savoir ici dans la partie des " blocs de construction ". Et je n'ai plus qu'à faire " Enregistrer la sélection dans la galerie ". Je vais l'appeler un " smartart ". Je viens créer à nouveau ma catégorie. Et je continue mon marché, cette fois-ci je vais prendre un document sur lequel je vais pouvoir peut-être sélectionner plusieurs pages sans pour autant être obligé de prendre la page complète. Regardez que je vais m'arrêter là. Et de la même façon je reviens ici " Insérer " dans les QuickPart, regardez que vous avez déjà récupéré le premier. Il ne me reste plus qu'à enregistrer la sélection que je vais appeler " EXPRESSION " c'est pareil. J'ai déjà ma catégorie. Voilà qui est fait. Et puis si ce n'était qu'une partie de document, je vais chercher mon document sur lequel j'ai différentes clauses. Voilà je prends ma " Clause 1 ". Je viens l'insérer de la même façon et ici au niveau des blocs de construction, voilà. Voilà qui est fait. Donc j'ai bien fait mon marché, maintenant je peux fermer tous ces documents. Je n'en ai plus besoin. " Ne pas enregistrer ". Voilà. Je ferme tout. Et là il me pose encore une question alors que je n'ai plus de document ouvert. Et cette question est très importante. C'est le fait d'enregistrer dans un emplacement spécifique qui est un modèle de Word, qui s'appelle les " Building Blocks " en anglais, ou les blocs de construction, tout ce que je viens d'aller chercher. Cette étape est cruciale parce que si par mégarde je faisais " Ne pas enregistrer " comme je l'ai fait sur plusieurs documents, tout ce que j'étais venus récupérer des différents documents seraient perdus. Donc je vais lui dire, je veux " Enregistrer ". Et maintenant je n'ai plus qu'à re-tester rapidement. Je viens ré-ouvrir un document Word. Il suffit maintenant que si je vienne sur la partie qui m'intéresse et je vais directement revenir, vous savez l'emplacement de synthèse à savoir ici chercher ce qui s'appelle les " Organisateur de blocs de construction ". Etant donné que j'ai créé une catégorie, je vais retrouver tout ce que je viens de sélectionner ici dans mes catégories. Ce qui fait que je peux rapidement venir " Insérer " des éléments. Et ce ne sont pas des images nous sommes bien d'accord. Ce sont des éléments à part entière qui sont totalement à nouveau personnalisable en fonction des besoins. Je pourrais rajouter ici par exemple l'élément qui portait sur mes pages, avec plusieurs pages et du coup j'ai bien ici la visualisation de mes pages sur lequel je peux faire insérer ou récupérer le contenu. Donc voilà l'utilisation de ces Quickpart ou partir rapide qui sont enregistrés je le précise bien dans les modèles de Word.