Microsoft Office 2016 : Série hebdomadaire

Comment profiter au mieux de la transversalité des outils OneNote et Outlook ?

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Vous connaissez tous la suite Office de Microsoft avec ses logiciels Word, Excel, PowerPoint, Outlook, mais aussi Publisher, Visio, Access, OneNote, etc. Il va falloir maintenant envisager votre environnement de travail de façon beaucoup plus large, avec l'émergence du web dans votre bureautique quotidien. Il s'agit de l'écosystème Office. Dans cette série, découvrez non seulement des astuces sur Word, Word Online, Excel, Excel Online, mais aussi des tours de main sur des applications purement web. Ces éléments sont aussi agrémentés de logiciels de communication instantanée qui vous faciliteront le travail collaboratif. Vous allez voir Office 2016 dans tous ses états ! Alors, avec Nathalie Roussel, partez ensemble aux confins de la galaxie Office 2016 et du cloud.
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Transcription

Bonjour et bienvenue dans ce nouvel épisode de lundi de la bureautique. Je m'appelle Nathalie Roussel et cette semaine encore nous allons découvrir nouveau truc et astuce de la suite office 2016, Office 2016 dans tous ces états. Pour cela cette semaine nous allons voir comment tirer pleinement partie de deux logiciels et de la combinaison de ces deux logiciels. Outlook qui nous permet bien évidemment de gérer notre messagerie, nos contacts, mais également notre calendrier à savoir nos rendez-vous et nos réunions et c'est bien ce qu'il va nous intéresser dans un tout premier temps. Et puis un autre logiciel que vous connaissez peut-être qui s'appelle OneNote. OneNote étant un bloc-note numérique qui nous permet de venir rajouter des informations sous forme de notes classées dans ce qui s'appelle des sections et notamment dans mon bloc-note qui s'appelle " TEST COM " du nom de ma société. J'ai une section qui me permet de gérer les prises de notes lors de réunion. Et c'est bien ce qui m'intéresse parce que ce que je vais demander à OneNote ce n'est pas de me créer une page vierge et ne me la laisser vierge, comme celle que vous voyez ici, mais vraiment de pouvoir récupérer des informations à partir de logiciel qui gère mes réunions à savoir Outlook. Et pour cela je vous remontre dans un premier temps que j'ai effectivement une réunion qui a été planifiée, cette réunion je vous l'ouvre. Elle a déjà des participants, elle a un titre un emplacement, bien évidemment une durée, des pièces jointes et puis du contenu qui peut-être du contenue sous forme du texte ou d'image. Et moi j'aimerai bien que OneNote me récupère toutes ces informations pour que je puisse continuer à prendre des notes lors de la réunion. C'est ce que je vais venir faire ici à partir de OneNote directement à partir de notre onglet " Accueil ". Nous trouverons quelque chose qui s'appelle " Réunions ". Et lorsque je viens ici chercher ce qui s'appelle " Détails de la réunion ", je vais pouvoir naviguer dans mon agenda pour aller choisir une date sur lequel une réunion est planifiée. Je peux circuler comme ceci ou je peux venir directement ouvrir mon calendrier pour chercher une date en question. Bien évidemment il me propose toujours la date du jour, je vais donc moi chercher la date de la réunion prévue pour demain. Je la sélectionne et je n'ai plus qu'à faire " Insérer des détails ". Vous pouvez constater avant même que je m'insère les détails, que pour l'instant la page que j'ai côté OneNote est vierge, elle s'appelle donc " Sans titre ". Je vais donc maintenant demander à insérer les détails. Et voilà ce que je récupère à savoir je récupère ici la date de la réunion du 05/08, c'est le titre qu'il m'a donné. J'ai ici les informations que je vous ai montrées côté Outlook ah à savoir que je vais voulais le monter de façon différente. On peut demander à développer ou à réduire tout le contenue. Si je fais " Développer " ici, ce qui correspond au contenue en message d'invitation. Là voyez bien la partie texte et puis la partie à proprement parlée image que j'étais venu insérer dans ma réunion. Je vais le réduire. De la même façon il me montre le contenu. J'ai plusieurs images, j'ai un fichier joint également donc j'ai ici la possibilité de voir de façon développée ou réduite le contenu de ce message qui a été envoyé en terme d'invitation de réunion. Et puis j'ai la même chose ici avec ce qui correspond aux participants, j'ai même si vous regardez ici leurs états d'acceptations de la réunion. Donc je vais revenir développer tout ceci histoire d'avoir les informations qui m'intéressent. Et puis bien évidemment quelque chose que je n'avais pas dans le corps de la réunion ben c'est l'emplacement que OneNote m'a créé pour faire quoi ben dorénavant pour prendre mes notes. On va donc dire " Action 1 " puisque c'est ce qui a été décidé aller " Prendre " " les données " " sur l'intranet ". Et comme ceci je peux continuer à venir prendre des notes et bien évidemment à exploiter toutes les fonctionnalités supplémentaires de OneNote à savoir venir ici insérer tous les éléments des tableaux, des fichiers joints supplémentaires, des images, des liens voire même des enregistrements audio et vidéos. Donc voilà comment j'ai pu rapidement créer une note dans une page vierge, mais je vous montre aussi qu'on aurai très bien pu exploiter ce qui correspond déjà à un modèle. J'ai ici effectivement créé un modèle de page dans ma section qui s'appelle " Réunions " et quand je fais " Ajouter une page ", voilà en fin de compte ce que je récupère comme page déjà près constituée, bref c'est un modèle. Et là-dessus c'est une page OneNote, je peux faire exactement la même chose à savoir à partir de l'onglet " Accueil " venir chercher les " Détails de la réunion " choisir une réunion. Voilà qu'est fait, insérer les éléments qui viennent se rajouter à l'emplacement même si c'est une page personnalisée dans un tout premier temps. Voilà comment dans un premier temps nous pouvons exploiter les fonctionnalités connexes OneNote et d'Outlook en récupérant des informations d'Outlook à partir de OneNote.