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Microsoft Office 2016 : Série hebdomadaire

Comment, pourquoi et avec qui utiliser OneDrive ?

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Vous connaissez tous la suite Office de Microsoft avec ses logiciels Word, Excel, PowerPoint, Outlook, mais aussi Publisher, Visio, Access, OneNote, etc. Il va falloir maintenant envisager votre environnement de travail de façon beaucoup plus large, avec l'émergence du web dans votre bureautique quotidien. Il s'agit de l'écosystème Office. Dans cette série, découvrez non seulement des astuces sur Word, Word Online, Excel, Excel Online, mais aussi des tours de main sur des applications purement web. Ces éléments sont aussi agrémentés de logiciels de communication instantanée qui vous faciliteront le travail collaboratif. Vous allez voir Office 2016 dans tous ses états ! Alors, avec Nathalie Roussel, partez ensemble aux confins de la galaxie Office 2016 et du cloud.
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Transcription

Bonjour et bienvenue dans ce nouvel épisode des Lundi de la bureautique. Je suis Nathalie Roussel et cette semaine nous allons encore découvrir un truc et astuce de la Suite Office 2016 dans tous ses états. À plusieurs reprises et de plus en plus, nous entendrons parler à partir de notre travail quotidien de bureautique du Cloud. Et chez Microsoft qui est l'éditeur d'Office, ce Cloud s'appelle OneDrive ou OneDrive pour Entreprise. Mais qu'est-ce donc cela exactement ? Ce sont des sites web qui ont un espace dédié pour chaque utilisateur, donc cloisonné bien évidement. Mes documents ne vont pas être partagés en fin de compte avec d'autres personnes. Donc un espace qui m'est dédié, qui est accessible à partir du moment où j'ai une connexion internet et une sécurisation c'est-à-dire une adresse mail et un mot de passe. Et cet espace va me permettre de mettre quoi ? Des documents que nous avions peut-être l'habitude par le passé d'enregistrer dans notre disque dur sur notre ordinateur, ou dans un contexte plus professionnel sur ce qui s'appelle des partages de fichier. Donc vous allez en entendre parler à plusieurs endroits et notamment lorsque vous êtes dans les applications Office ici vous allez toujours trouver la possibilité de « Partager » les documents sur lequel vous êtes et si vous faites « Partager » ici, la première chose qui est demandée c'est de faire un enregistrement Cloud si ce n'est pas déjà le fait comme ici. C'était déjà fait. Je vais le fermer et je vais prendre « Nouveau » document tout vierge, je viens le créer devant vous. Regardez que j'ai cette option de partage également et la première chose qu'il me dit OK je veux bien que tu permettes de partager à d'autres personnes que tu vas choisir, auxquelles tu vas donner des droits d'autorisation mais il faut l'enregistrer sur un espace où tout le monde peut avoir accès, pas sur le disque de mon ordinateur. C'est ce qu'on appelle le Cloud. Et du coup quand j'arrive ici, il va me proposer plusieurs choses. Alors je vous ai dit qu'on avait deux possibilités en fin de compte, c'est trois exactement. Le Cloud c'est le petit nuage, et vous pouvez constater qu'ici j'ai deux types de petit nuage. Mais si j'avais dans mon entreprise également ce qui s'appelle un serveur SharePoint, donc un serveur de fichier web grosso-modo. Mais je pourrais également l'enregistrer à cet emplacement-là. Mais faisons déjà une petite explication sur la partie OneDrive tel que c'est ici et OneDrive Entreprise tel que vous l'avez là. Cette première partie est totalement accessible à tout le monde. Il n'y a pas besoin de faire partie d'une entreprise. C'est juste un abonnement gratuit j'entends. Donc je vous montre un tout petit peu ce que je vais obtenir quand je décide de faire une inscription auprès de OneDrive. J'arrive ici sur le site de Microsoft qui me permet de « Créer un compte » rapidement. Donc un compte ça va être la partie authentification, une adresse mail et puis un mot de passe. Et dès qu'en fin de compte j'aurai créé cette authentification il va me créer un espace qui me sera personnel et que je pourrai bien évidement partager avec d'autres utilisateurs et ce quel que soit leur matériel. Que ça soit sur du Mac, que ça soit sur du PC que ça soit comme vous pouvez le voir à l'écran à partir d'un téléphone ou d'une tablette. Donc ça c'est la partie j'allai dire grand public. La partie qui est plus réservée aux entreprises c'est la partie qui s'appelle OneDrive Entreprise dont je vais vous montrer de la même façon à quoi ça correspond puisque j'ai une interface web également. Et donc là je suis sur le OneDrive Entreprise. C'est un site web dans lequel j'ai mis en fin de compte des documents et je peux décider de les partager ou pas et avec quel niveau d'autorisation je partage. Et donc ça c'est le OneDrive Entreprise de « Sabine PARIS ». Donc c'est justement celui-là dont elle va se servir pour une fois qu'elle est dans ce nouveau document venir l'enregistrer. Alors je vais juste revenir 30 petites secondes marquer ici « Nouveau document ». Il me dit « d'Enregistrer dans le cloud ». Je repars ici et je décide de l'enregistrer sur la partie OneDrive Entreprise de Sabine. Voilà le dossier. Je vais donner maintenant un nouveau nom. Allez « Nouveau document » ça ira très bien pour test cloud. Voilà « j'Enregistre » ceci. Et dès que ça va être enregistré je vais pouvoir vous montrer bien évidement tout de suite qu'est-ce que je vais pouvoir mettre comme option. Peut-être qu'ici je vais décider de le partager avec quelqu'un. Donc je viens chercher ici par exemple mon collègue qui est donc « Augusto ». Et je peux décider qu'est-ce qu'il peut faire. « Modifier » ou « afficher ». Alors on va lui dire que c'est juste affichage. Et puis je viens partager ce document. OK. Augusto a été automatiquement prévenu par mail mais moi ce qui m'intéresse de vous montrer en fin de compte c'est comment est-ce que maintenant je peux voir le contenu de ce que j'enregistre sur ce Cloud. Alors premièrement je viens vous remontrer ici le site web. C'est une adresse comme une URL en quelque sorte. Et je vous montre en réactualisant la page que voyez j'ai bien celui que je viens de créer avec vous qui a été enregistré ici environ à peu près « une minute » par « Sabine PARIS » et qui est en partage avec « Augusto SIMOES » et uniquement en lecture. Donc première vision de ça, bien évidement c'est le site web. Oui mais il peut arriver également que j'ai pas accès à internet, ça arrive encore. Je suis en déplacement, etc. Comment est-ce que je vais pouvoir travailler à partir de tout ça ? Je vais vous le montrer tout de suite. Je viens fermer ici ce document et cette fois-ci je vais ouvrir mon explorateur de fichier vous savez sur mon ordinateur. Et du coup vous allez pouvoir constater que je vais avoir ici lors de la première connexion avec mon espace web, ce qui s'appelle une synchronisation. Et je viens ici sur la partie OneDrive Entreprise de Sabine. Regardez ici toutes les informations que je vous ai montrées tout à l'heure sur la partie web. Et si je voulais vous montrer le contenu du document que je vous ai créé je vais même fermer Word, histoire de bien vous montrer que je ne garde rien. Regardez que le nouveau document que j'ai enregistré sur le Cloud il suffit que je l'ouvre même si je n'avais pas de connexion internet. Je peux continuer à l'ouvrir. Je peux continuer à le modifier. Je vais faire « Première modification ». J'enregistre ce document. Alors là étant donné que je suis connecté et je vais pas me déconnecter pour les besoins de l'exercice. Je vais avoir immédiatement, également en termes de vision sur le site web. Mais imaginez que je ne sois pas connectée là. Bien évidement ce document il aurait été à jour ici. Pas à jour encore sur le site puisque il aurait été normal. Mais dès que je retrouve une connexion internet, automatiquement et voyez cette petite icône qui est là c'est l'icône qui vous dit que je peux lancer ce qui s'appelle la synchronisation de quoi ? De la partie OneDrive Entreprise. Que je peux également ouvrir directement et rouvrir l'affichage du navigateur web tel que je vous l'ai montré tout à l'heure ici directement. Et voilà j'ai bien fait à nouveau une modification ici. Donc voilà l'explication de ce que c'est que du OneDrive qu'aurait exactement le même comportement, on est bien d'accord. Le OneDrive si j'en avais eu un, je l'aurai eu là, vous voyez ? C'est deux emplacements différents. Il y en a un qui est gratuit l'autre qui est plus contexte entreprise, le fonctionnement restant bien évidement identique. Et si je vous ai expliqué tout ça c'est tout simplement pour vous dire quel que soit après, les applications que vous allez utiliser Word, Excel, Powerpoint, vous allez retrouver systématiquement ici cette notion de partage. Et pour pouvoir « Partager » la première chose qui est demandée c'est l'enregistrement dans le Cloud. Tant qu'à faire autant savoir où est-ce que c'est et comment ça marche.