La gestion du temps : Série hebdomadaire

Comment optimiser son agenda ?

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Le temps est une notion centrale en management. Dans cette série hebdomadaire, Jean-Marc Pairraud vous donne ses conseils d'expert en matière de gestion du temps, notamment dans le milieu professionnel. Vous aborderez des notions, des préceptes ainsi que des méthodes permettant d'accroître votre performance et votre efficacité à long terme. Chaque semaine, vous découvrirez comment agir sur le temps et transformer cette contrainte temporelle en véritable ressource.
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Transcription

Bonjour à tous. Le conseil de la semaine en management du temps, c'est ici et maintenant. Êtes-vous de ceux qui remplissent entièrement toutes les plages horaires d'une journée dans leur agenda ? Êtes-vous de ceux qui se disent : « tiens, j'ai encore une disponibilité cet après-midi de 15 à 16. Je vais caler un rendez-vous d'une heure. » Si vous faites partie de ces personnes-là, ne vous posez pas la question de savoir d'où vient ce stress quotidien qui vous oxyde, d'où vient ce sentiment de culpabilité chronique de ne pas avoir fait tout ce que vous deviez faire. La planification parfaite n'existe pas. Nous ne pouvons tout anticiper ou calculer. Nous ne maîtrisons pas toutes les données de notre environnement. Nous ne pouvons prévoir l'imprévisible. Et tout cela est parfaitement normal et humain, je dirais. Il est donc nécessaire d'établir un calendrier gruyère. Combien de temps accordez-vous à l'imprévu dans votre emploi du temps quotidien ? 10 % ? 20 % ? 30 % ? Je vais peut-être vous surprendre mais il est bon de s'octroyer quotidiennement au moins 40 % d'imprévu dans son agenda. Vous trouvez ce pourcentage important ? Croyez-moi, vous n'aurez pas trop de ces 40 % pour gérer l'imprévu. Il peut s'agir d'une tâche importante et urgente de dernière minute comme une panne informatique ou la gestion d'un conflit. Il peut s'agir du temps de transition entre deux tâches comme un embouteillage ou le simple fait de changer de bureau ou de lancer une visioconférence. Il peut s'agir du retard de votre client au rendez-vous. Il peut s'agir d'une mauvaise planification d'une tâche et donc d'un dépassement de durée. Et si après toutes ces choses, il vous reste encore un peu de temps, vous serez très heureux de pouvoir consacrer du temps sur des tâches routinières comme la stratégie, la planification, le classement et surtout l’échange avec vos collaborateurs. De nos jours, nous omettons souvent le temps consacré à nos collaborateurs. Il ne faut pas s'étonner que les relations professionnelles s'appauvrissent. La gestion humaine est une activité quotidienne. Elle vous permet d'échanger sur vos pratiques, vos méthodes, de comprendre le fonctionnement de vos collaborateurs, de générer de nouvelles idées et surtout, de fédérer et de réduire les conflits. Sur le long terme, une bonne gestion humaine vous fera gagner du temps. Une dernière chose : n'oubliez pas, après la réalisation d'une tâche importante, d'allouer du temps à la détente, à l'auto-gratitude et à la capitalisation de l'expérience. Cinq minutes suffisent. Mais ces cinq minutes sont d'une importance capitale pour progresser et se développer. En optimisant votre agenda, vous vous donnez ainsi la chance de travailler sereinement, qualitativement et en respectant votre personne et vos collaborateurs. Je vous laisse imaginer le gain de temps sur le long terme.