Outlook 2013 : La gestion du temps

Comment gérer un évènement de type Réunion ?

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Déplacer, modifier, effacer une réunion, prévenir les participants, vous saurez faire toutes ces choses en étant attentif aux indications données ici.
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Transcription

Nous allons maintenant voir comment gérer une réunion. Déjà nous savons que Paul Lemonde nous a répondu, hein, qu'il a accepté la réunion. Pour s'en convaincre, il suffit tout simplement de venir soit dans vos mails, donc, sur Courrier, et puis dans votre boîte de réception, et donc là, vous avez accès aux réponses que les différents protagonistes vous ont fait, soit dans le calendrier. Du fait que c'est une réunion enregistrée dans un calendrier qui se trouve sur le serveur Exchange, vous avez la possibilité, en double-cliquant sur la réunion, de voir que Réponses des participants, un a accepté, zéro ont accepté provisoirement et zéro ont refusé. Donc, là, vous êtes au courant des statistiques ayant trait à votre réunion. Ceci n'est faisable que parce que c'est enregistré sur ce calendrier qui est sur le serveur Exchange. Si j'avais enregistré cette réunion à cet emplacement, cette fonctionnalité de statistique ne serait pas opérationnelle. Donc, cela peut fonctionner, hein, je peux créer ma réunion et l'enregistrer dans mon calendrier, sur mon ordinateur, mais je n'opère les fonctionnalités de statistique. Alors, maintenant, modifions légèrement cette réunion. Ah, ciel! Nous n'avons pas prévu assez longtemps, nous allons l'allonger. Je glisse pour allonger un petit peu ma réunion, et là, automatiquement on me dit: « Enregistrer les modification et envoyer la mise à jour» , « Ne pas enregistrer les modifications ». Je vais faire Ok. Automatiquement, lorsque je vais faire « Envoyer la mise à jour », eh bien, automatiquement, un mail est envoyé aux différents protagonistes pour les avertir qu'il y a eu une modification. Et donc là, je vois « Synthèse pour le client Tagada », Ici nous avons un petit trait en biais nous indiquant qu'il s'est passé quelque chose, et ce quelque chose, je peux l'accepter, je peux l'accepter provisoirement ou je peux le refuser, c'est-à-dire la modification, je peux l'accepter complètement ou la refuser. Je suis prévenu ici tout simplement par ce petit trait hachuré qui m'a dit qu'il y a eu quelque chose de changé. Je suis aussi prévenu par Outlookn. Si je viens sur ma Boîte de réception, je vois que l'on me dit que voilà, il y a eu un changement qui s'est fait. Il y a un trait qui m'indique que l'ancien horaire, c'était de quatorze heures à dix-sept heures, et maintenant il me dit que le nouvel horaire, c'est de quatorze heures à dix-sept heures trente. Donc, je peux accepter par ici, mais je peux aussi accepter directement par là, hein, c'est-à-dire en étant sur le rendez-vous en question. Donc, blanc bonnet et bonnet blanc, vous choisissez l'option que vous préférez pour faire les modifications. Là, je vais accepter indirectement, comme ça, et je vais dire que je vais envoyer la réponse immédiatement, hop. A nouveau, si je reviens du côté de l'émetteur, eh bien, à nouveau je vais trouver ici le fait que donc un a accepté toujours, et je vais recevoir par ici, comme courrier, un nouvel émail me disant que la modification a été acceptée, hein, Paul Lemonde a accepté cette réunion. Alors, je vous passe les détails, quant à Julie, hein, qui est aussi convoquée. Cela suivra très exactement le même tarif, à savoir que Julie va accepter ou refuser la réunion, de la même manière que Paul l'a fait. Voilà, donc, comment gérer des réunions. Dernière petite chose, je souhaite annuler ma réunion. Si j'annule ma réunion, c'est comme pour un rendez-vous quelconque, je clique sur la réunion, j'appuie sur la touche Suppr au clavier, et là, on me dit bien, voilà, donc, tu peux annuler, mais il faut envoyer une annulation. Je vais envoyer cette annulation, je clique dessus. Un message est envoyé aux différents protagonistes, pour dire que la réunion est annulée. Si maintenant je passe du côté de Paul, eh bien, je vois que la réunion est annulée et Paul bien évidemment a reçu un émail, un émail lui disant que la réunion est annulée et donc qu'il peut la supprimer de son calendrier, et pour ce faire, il lui suffit de cliquer sur le lien directement, pour que la réunion disparaisse purement et simplement de son calendrier. Voilà, donc, comment on peut gérer les différentes réunions, hein, que l'on a à organiser tout au long de sa vie professionnelle.

Outlook 2013 : La gestion du temps

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Date de parution :24 déc. 2013

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