La gestion du temps : Série hebdomadaire

Comment gérer les interruptions intempestives au travail ?

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Le temps est une notion centrale en management. Dans cette série hebdomadaire, Jean-Marc Pairraud vous donne ses conseils d'expert en matière de gestion du temps, notamment dans le milieu professionnel. Vous aborderez des notions, des préceptes ainsi que des méthodes permettant d'accroître votre performance et votre efficacité à long terme. Chaque semaine, vous découvrirez comment agir sur le temps et transformer cette contrainte temporelle en véritable ressource.
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Transcription

Bonjour à tous. Le conseil de la semaine en management du temps, c'est ici et maintenant. Combien de personnes sont déjà venus vous voir lorsque vous étiez concentré sur une tâche importante, en vous disant : « peux-tu m'aider sur ce dossier ? c'est urgent. » Ou encore : « Je suis pressé, tu as deux minutes à m'accorder ? ». Même en parvenant à gérer rapidement la situation, le mal est déjà fait. Si vous étiez concentré dans une tâche minutieuse, il vous faudra en plus du temps de l'interruption, un temps nécessaire de re-concentration. Si vous additionnez toutes ces phases d'interruption et de re-concentration, une tâche qui devait initialement durer une heure peut rapidement dépasser deux heures. S'ajoute généralement à la perte de temps, l'exaspération. Si nous souhaitons éviter ce genre de perturbations, il nous faut donc intervenir avant l'interruption de notre collaborateur. Nous devons lui montrer que nous ne sommes pas disposés à lui répondre. Nous pouvons agir sur deux leviers. Le premier est la fermeture spatiale : si nous avons notre propre bureau, nous pouvons fermer la porte en laissant un message humoristique dessus. Si nous sommes en espace ouvert et partagé, nous pouvons séparer notre bureau en deux zones : l'une ouverte et l'autre fermée. Vous pouvez vous aider de différents objets comme l'écran d'ordinateur pour créer cette zone réservée de concentration ou encore réserver un espace proche du mur ou directement face au mur si vous disposez d'un bureau en équerre. Je fais confiance à votre créativité. Le plus important est que tous collaborateurs puissent différencier votre espace d'ouverture de votre espace réservée propice à la concentration. Bien entendu, cette technique n'est efficace qu'en communiquant sa mise en place massivement à votre entourage. Il faut parfois savoir perdre du temps en explications sur le court terme pour en gagner sur le long terme. Si toutefois un collaborateur vient vous perturber malgré votre repli, je vous recommande d'afficher votre dérangement. C'est le second levier : celui de la fermeture corporelle. Si vous êtes une personne empathique, souriante et ouverte en permanence, ne vous étonnez pas si vos collaborateurs viennent souvent vous interrompre. Afficher sa fermeture en modulant un ton ferme et assertif donnera du poids à votre crédibilité. Rapidement, vos collaborateurs comprendront la différence entre votre état ouvert, propice à l'échangé et votre état fermé où vous ne souhaitez pas être dérangé. Néanmoins, en cas de postes à responsabilités, votre entourage peut avoir une légitimité à venir vous déranger à tout moment. Dans ce cas, il nous faut être bref. Je pose généralement deux questions : es-tu bloqué dans ton travail ? Ta question concerne-t-elle un déficit de sécurité ? Il paraît évident que dans de telles circonstances, nous devons intervenir. Si leurs recommandations ne concernent pas ces deux thèmes, je vous recommande de rester ferme. Nos collaborateurs doivent respecter nos besoins et il en va de même dans l'autre sens. En demandant à vos collaborateurs de regrouper leurs requêtes et de respecter votre disponibilité, vous serez surpris par le temps supplémentaire dont vous disposerez en fin de journée.