La gestion du temps : Série hebdomadaire

Comment gérer les appels téléphoniques ?

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Le temps est une notion centrale en management. Dans cette série hebdomadaire, Jean-Marc Pairraud vous donne ses conseils d'expert en matière de gestion du temps, notamment dans le milieu professionnel. Vous aborderez des notions, des préceptes ainsi que des méthodes permettant d'accroître votre performance et votre efficacité à long terme. Chaque semaine, vous découvrirez comment agir sur le temps et transformer cette contrainte temporelle en véritable ressource.
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Transcription

Bonjour à tous. Le conseil de la semaine en management du temps, c'est ici et maintenant. Il peut être agréable de discuter cinq minutes au téléphone avec un collaborateur qui vous appelle. Mais comment procédez-vous pour gérer les appels inopportuns, qui arrivent lorsque vous n'êtes pas disponible ou lorsque vous êtes concentré sur une tâche qui demande une concentration particulière ? Il peut s'agir d'un appel important. De plus, découvrez-vous seulement qui est votre interlocuteur après avoir décroché ? Il existe aujourd'hui des téléphones qui offrent des fonctionnalités intéressantes comme l'affichage du contact, l'accès à distance, le filtrage des appels, les messages personnalisés, le répertoire intégré, la fonction mains libres, l'enregistrement de la conversation ou encore la sonnerie atténuée ou le témoin lumineux. Et même si votre société ne veut pas investir, vous pouvez vous en procurer pour un prix raisonnable. Je suis persuadé qu'un tel achat sera rapidement amorti en temps gagné. Toutes ces fonctionnalités sont plus ou moins utiles, en fonction de vos besoins. À vous donc de sélectionner le téléphone qui vous convient le mieux après avoir listé vos besoins. Privilégiez toutefois la qualité. Cela dit, les fonctionnalités ne font pas tout ou du moins pas encore. Se procurer un téléphone personnalisable demande en premier lieu de perdre du temps à le programmer et comprendre son fonctionnement. Vous pouvez ainsi créer des messages personnalisés, comme « je vous rappelle dans cinq minutes » ou bien « je suis occupé ce matin, veuillez rappeler cet après-midi », qui seront directement accessibles depuis votre clavier. Vous pouvez aussi enregistrer vos contacts réguliers ou bien paramétrer le filtrage des appels. Lorsque nous sommes interrompus pendant l'exécution d'une tâche, il faut ajouter au temps d'interruption un temps nécessaire de reconcentration. Parfois, lorsque la sonnerie se déclenche, il est déjà trop tard. Une solution consiste donc à bloquer quotidiennement une plage horaire régulière durant laquelle vous êtes injoignable, et de communiquer en ce sens. Disons par exemple de 9 heures à 11 heures tous les jours. Nous pouvons ainsi consacrer cette plage horaire aux tâches fastidieuses. Une autre solution consiste à s'arranger avec un collaborateur pour que ce dernier prenne nos appels pendant une durée définie et que nous fassions de même à un autre moment. Une dernière chose à présent : lorsque vous écoutez vos messages téléphoniques, il peut être judicieux de retranscrire directement les informations importantes sur un bout de papier. Vous éviterez ainsi de devoir réécouter un message important. Partons du principe que vous gagnez ne serait-ce que dix minutes par jour en appliquant ces quelques conseils. En travaillant cinq jours dans la semaine et 40 semaines dans l'année, cela représente un gain de plus de 32 heures, soit quatre jours de travail. Ainsi, en acquérant une bonne maîtrise de votre outil téléphonique, vous gagnerez en productivité, vous développerez des relations prospères avec votre entourage, tout cela sans augmenter votre niveau de stress.