Microsoft Office 2016 : Série hebdomadaire

Comment gérer des liaisons dans PowerPoint ?

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Vous connaissez tous la suite Office de Microsoft avec ses logiciels Word, Excel, PowerPoint, Outlook, mais aussi Publisher, Visio, Access, OneNote, etc. Il va falloir maintenant envisager votre environnement de travail de façon beaucoup plus large, avec l'émergence du web dans votre bureautique quotidien. Il s'agit de l'écosystème Office. Dans cette série, découvrez non seulement des astuces sur Word, Word Online, Excel, Excel Online, mais aussi des tours de main sur des applications purement web. Ces éléments sont aussi agrémentés de logiciels de communication instantanée qui vous faciliteront le travail collaboratif. Vous allez voir Office 2016 dans tous ses états ! Alors, avec Nathalie Roussel, partez ensemble aux confins de la galaxie Office 2016 et du cloud.
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Transcription

Bonjour et bienvenue dans ce nouvel épisode des Lundi de la bureautique. Je suis Nathalie ROUSSEL et cette semaine encore nous allons découvrir un nouveau truc et astuce de la Suite Office 2016. Office 2016 dans tous ses états. Et les états qui vont nous intéresser aujourd'hui sont en fin de compte la totalité des applications Office que ça soit Word, Excel, PowerPoint, Visio, etc. Comment est-ce que je vais pouvoir exploiter du contenu dynamique à partir d'une autre application ? C'est ce que l'on appelle les liaisons. L'exemple que je vais vous donner ici est sur une présentation PowerPoint qui est la présentation modèle de la société " TEST.COM ". Vous pouvez visualiser que la charte graphique est bleue. Alors c'est important pourquoi ? Parce que vous allez voir que si je viens dans cette diapositive insérer un élément quel qu'il soit, que ce soit un " SmartArt " que ce soit une " Formes ", etc. Automatiquement, la forme va correspondre à la charte graphique ce qu'on appelle le jeu de couleurs de la présentation PowerPoint qui est en l'occurrence bleu. Premier élément que je voulais que vous constatiez avant même que l'on démarre notre démonstration. Deuxième élément, on n'est pas sans savoir que bien évidemment sur l'onglet " Fichier " de nos différentes applications nous avons ici dans la partie qui s'appelle " Informations " toutes les informations qui correspondent aux fichiers, son poids, les différentes catégories, les mots-clés qu'il a créés. Et puis c'est là normalement que je devrais voir les informations de fichiers sources si j'ai des liaisons. Or vous pouvez constater avec moi qu'il n'y aucune indication pour l'instant de fichier source. Et pour cause nous sommes dans Office 2016 est totalement soumis à ce qu'on appelle un affichage dynamique et contextuel qui veut dire tout simplement la chose suivante. Dans cette présentation PowerPoint, je n'ai pas encore mis de fichier lié. Donc il ne me propose absolument aucune indication qui concerne la liaison. C'est ce que nous allons faire par contre maintenant. Et pour ce nous allons venir ouvrir un fichier Excel. Voici ce fichier Excel qui concerne en fin de compte les cumuls de chiffres de " 2012 à 2015 " pour mes deux activités la " Communication " et le " Management ". Moi ce qui m'intéresserait c'est de récupérer ce graphique pour l'envoyer sur ma diapositive PowerPoint. Regardez qu'on n'est pas du tout sur les mêmes jeu de couleurs. J'ai de l'ogre, du bordeaux, etc. Qu'à cela ne tienne je vais commencer par l'étape qui est toujours la même qui est juste un petit copier. Donc je viens sélectionner ici mon graphique. Je vais faire un " Ctrl+C " ou je vais chercher l'option dans le ruban pour copier. Et puis je n'ai plus qu'à me déplacer en fin de compte sur ma diapositive et juste faire un " Clic Droit " ou aller chercher l'option dans le ruban pour atteindre ce qu'on appelle " Options de collage ". Or ces options de collage, j'en ai plusieurs. La première c'est donc et vous pouvez le suivre sur les info-bulles, " Utiliser le thème de destination et incorporer le classeur ". Or déjà premièrement au niveau look, ce qui saute aux yeux vous pouvez constater que là les graphiques n'ont pas du tout les mêmes thèmes de couleur. Et pour cause il a automatiquement hérité de la charte graphique du jeu de couleurs de ma présentation PowerPoint. Et il me propose bien évidemment outre le thème donc la charte graphique mais d'incorporer le classeur. Deuxième option, on incorpore toujours le classeur et on va voir à quoi cela correspond. Par contre cette fois-ci on garde la mise en forme source. C'est-à-dire le jeu de couleurs, la charte graphique. Troisième et quatrième option vous pouvez commencer à le voir dans les petites affichettes, les petites onglets-là. C'est un symbole comme un maillon de chaîne. Là on va avoir toujours les deux déclinaisons, utiliser le thème de destination ou garder la mise en forme source mais cette fois-ci en disant que ce graphique sera toujours liée aux données sources de mon classeur Excel. Et puis pour terminer la possibilité de le coller en tant qu'image simplement. Donc je vais choisir dans un tout premier temps le fait d'incorporer le classeur pour bien vous montrer la différence. Donc je décide d'utiliser le thème de destination et d'incorporer le classeur. Et donc j'ai ici dorénavant mon graphique. Si on venait voir dans les options ici " Informations ", il y a toujours rien qui est concernant les liaisons. Et pour cause je n'ai toujours pas de liaison. Comprenons-nous bien, qu'est-ce que j'ai fait ? J'ai incorporé ce classeur dans ma présentation PowerPoint. Ce qui fait que étant donné que c'est une incorporation, j'ai récupéré tous les outils graphiques. Et ici si je viens voir sur le premier onglet qui s'appelle " Création " j'ai la possibilité de " Modifier les données " de ce graphique. Alors que ça soit dans Excel ou dans cette petite interface qui me permet juste de visualiser les informations principales. Regardez qu'ici sur l'année " 2012 " ici j'avais pour " l'Europe de l'Est 14 " en termes de valeur qui est ici. Et bien vous pouvez constater maintenant que si je passe ici à " 99 " et que je valide ma cellule, voyez que automatiquement que cette valeur a été modifiée. Mais attention ce n'est pas le fichier Excel de départ. Ce fichier Excel je ne vais même pas avoir besoin de l'enregistrer. Il est directement incorporé à ma présentation PowerPoint. D'ailleurs il s'appelle comment ? " Graphique dans Microsoft PowerPoint ". OK, voilà qui est fait pour la première partie qui concerne l'incorporation. Mais moi ce que j'aimerais c'est avoir vraiment mon fichier Excel source et que bien évidemment à chaque fois que j'ai quelque chose qui change dans mon fichier source ça soit quelque chose qui soit propagé aux différents endroits où je l'ai utilisé. Pour cela je vais venir simplement " Dupliquer la diapositive ". Je me mets sur la deuxième. Je supprime ce graphique parce que, ce n'est pas celui-là que je veux récupérer. Celui que je veux récupérer c'est celui que j'ai toujours en mémoire, mais cette fois-ci, voyez " Utiliser le thème de destination et lier les données ". À partir du moment où je choisis cette option je vais avoir la possibilité maintenant de visualiser mais à proprement parlé ici dans l'onglet " Fichier ", quelque chose que je n'ai pas pu vous montrer précédemment qui correspond ici à ce qu'on appelle les liaisons. Et voyez que ça s'est apparue quand j'ai inséré quelque chose qui correspond bien et ici à la déclinaison de l'emplacement de ce fichier Excel. Et j'ai la possibilité de définir un paramètre supplémentaire qui s'appelle ici la " Mise à jour automatique ". Que je ne vais pas pour l'instant activer mais vous voyez qu'il apparaît. Donc maintenant que je vous ai montré les deux résultats ici, je vais réouvrir mon fichier source. Voilà qui est fait. Donc vous pouvez constater de la même façon que tout à l'heure j'ai bien ici changé les valeurs qui était à " 14 ". Vous voyez que mon fichier Excel n'a absolument pas été modifié, c'était pas dans l'autre sens. Donc ce que je vais faire maintenant c'est modifier les valeurs. À savoir que ici, j'avais par exemple " 24 ". Je vais le passer à " 77 ". J'enregistre mon fichier source, nous sommes bien d'accord. Et je le ferme. Voilà je reviens donc sur ma présentation PowerPoint. Vous pouvez constater que bien évidemment ici les valeurs qui était " 24 " puisque nous avons pas changé. Mais ici ma valeur est toujours " 24 " également. Alors pourquoi, même si j'avais enregistré ce que je vais faire devant vous. Voilà. Et fermer ma présentation. Maintenant si je reviens chercher le dossier en question " Présentation de TEST.COM " vous pouvez constater qu'il m'a rien demandé à l'ouverture. Mais il n'a pas absolument changé les valeurs non plus. Par contre si je viens me positionner sur mon graphique maintenant j'ai effectivement la possibilité de lui dire de mettre à jour en fin de compte ces liaisons. Et donc de " Modifier les données " qui sont les données sources. J'ai également la possibilité de venir ici, et de lui dire moi j'aimerais bien voir ce qui correspond ici à mes liaisons. Et de venir ici lui dire " Mets moi à jour mes valeurs ". Et là nous allons voir ce qui s'est passé. Mais moi ce qui m'intéresserait c'est qu'il le fasse tout seul. Donc je vais revenir ici. Maintenant je vais fermer là. Vous pouvez constater que là cette fois-ci je suis bien passé à " 77 ", parce que je l'ai fait manuellement. Ce que j'aimerais vous montrer maintenant c'est que si je reviens ici, dans les options qui correspond tous les ans ici. J'aurais pu en avoir plusieurs, nous sommes bien d'accord. Je vais pouvoir sur celle-ci lui demander qu'il le met à jour automatiquement. Je reviens donc ici, je n'ai plus qu'à maintenant " Enregistrer " ma présentation. Je la ferme. Je reviens à ouvrir le fichier qui m'intéresse dans lequel j'ai mes informations financières. Ce fichier Excel qui était à " 77 " qu'on a bien vu actualiser à " 77 ", je le passe ici dorénavant à " 125 ". Je valide à nouveau ma modification au niveau de mon fichier source. Et puis je vais réouvrir ma présentation PowerPoint. On va voir qu'est-ce qui se passe et qu'est-ce qu'il me demande bien évidemment. Donc voilà à nouveau la présentation. Et là regardez que je suis à l'ouverture de mon fichier. Il me demande si je veux mettre à jour mes liaisons. Je lui ai dit " Oui ". Et là j'ai bien la valeur qui est passé à " 125 ". Ce que nous venons de voir entre Excel qui est la plupart du temps nos données sources, nous serions d'accord ou PowerPoint. Mais ça aurait pu être exactement la même façon avec du Word, avec du Visio. C'est toute la gestion des différentes liaisons du fichier.