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Outlook 2013 : La gestion du temps

Comment faire des recherches dans Outlook ?

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Intéressez-vous à la fonction d'Outlook vous permettant d'effectuer une ou plusieurs recherches dans vos calendriers des évènements.
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Transcription

Lorsque vous avez un grand nombre de calendriers tant sur votre disque dur, dans le groupe Mes calendriers, que sur le serveur Microsoft Exchange, dans le groupe Autres calendriers, et que dans chacun de ces calendriers vous avez un grand nombre d'événements, il peut devenir difficile de retrouver tel ou tel événement précisément. Alors, la première approche pour retrouver un événement, c'est tout simplement de papillonner d'une date à l'autre en cliquant et en espérant tomber dessus. C'est la plus mauvaise approche, je vous la concède. La seconde approche, celle que l'on va aborder dans ce tutoriel, c'est d'effectuer tout simplement une recherche. J'ai activé le calendrier, dans lequel je voulais faire ma recherche. Je me positionne dans la case Rechercher et j'écris le mot-clé que je recherche, par exemple, Excel. Je patiente, au bout de quelques secondes je vois tous les événements dans lesquels il y a le mot Excel. Je vois aussi les catégories, dans lesquelles sont stockés ces événements, je vois les critères de périodicité, l'emplacement, le début, la fin, etc, etc. Si je veux voir plus précisément tel ou tel événement, il me suffit de double-cliquer dessus pour y accéder. Alors, tout ceci est bel et bon, mais ce n'est pas suffisant. Ce n'est pas suffisant, parce que j'ai besoin dans certains cas de faire des recherches plus complexes. Par exemple, je voudrais trouver tous les événements où il y a Excel ou bien Word. Alors, je vais écrire Excel ou Word ici, mais si je valide, je m'aperçoit que rien ne se passe. Pourquoi? Parce que vous ne pouvez ici faire qu'une recherche simple, dans cette cas-là. Si vous souhaitez faire une recherche en utilisant des opérateurs booléen, ou, et etc, il vous faut faire une recherche dite Recherche avancée. Je ferme cette fenêtre. Lorsque vous voulez faire une recherche avancée, vous allez vous positionner tout simplement sur, donc, le calendrier, dans lequel vous voulez effectuer cette recherche. Vous cliquez directement dans la case Rechercher, et tout de suite, sans taper quoi que ce soit dans cette case, vous venez sur l'onglet Recherche dans le groupe Option sur Outils de recherche. Dans Outils de recherche vous venez cliquer sur Recherche avancée, et là, vous allez pouvoir exprimer des opérateurs booléens. Si je recherche, par exemple, Excel ou Word, j'écris tout simplement Excel ou Word. Je vais maintenant indiquer où est-ce que je recherche le mot Excel ou Word. Je le recherche uniquement dans le champ Objet, dans les champs Objet et Note, ou dans les champs Textes souvent utilisés. Je vais prendre Objet et Notes. S'il s'agissait d'une réunion, je pourrais sélectionner un organisateur ou des participants. Je peux aussi sélectionner une heure, une heure de début, une heure de fin, etc, etc. Moi, je vais me contenter d'Excel ou Word. Je clique sur rechercher. Au bout de quelques secondes, je vois apparaître une liste exhaustive de tous les rendez-vous ayant trait, donc, à Excel ou à Word. Vous avez la possibilité, lorsque les informations sont présentées sous forme de colonnes, comme ça, d'effectuer des tris. Par exemple, je peux faire un tri sur la date de début, en ordre croissant, en ordre décroissant, tout simplement en cliquant sur l'entête de la colonne. Je peux faire un tri par objet, de manière à avoir tous les rendez-vous, Excel d'abord, Word ensuite. Donc, vous avez la possibilité de trier, vous pouvez aussi modifier la largeur des colonnes de manière à mieux voir telle ou telle information en fonction de votre besoin. Vous pouvez, par un clic droit, venir sur l'option Paramètres d'affichage, et dans l'option Paramètres d'affichage vous pouvez choisir des colonnes. Par défaut, nous avons donc la colonne Icône, Pièce jointe, Objet, Emplacement, Début, Fin, Périodicité, Catégorie, Dans le dossier. Si, par exemple, la colonne Dans le dossier, celle-ci, je ne la veux plus, je clique dessus, et je vais tout simplement dire Supprimer. La colonne en question, lorsque je vais valider, va disparaître. Si je veux avoir l'Objet en premier, je clique sur Objet, je fais monter, monter, Objet apparaîtra donc en premier, avant Pièces jointes et avant, donc, l'Icône qui est associée ici. L'icône, je n'en veux pas, je fais Supprimer, je fais Ok, je fais Ok, L'affichage, donc, en dessous change. Donc, vous avez non seulement la possibilité d'effectuer des recherches complexes en liant vos termes par le mot ou ou par le mot et, mais vous pouvez aussi modifier l'Affichage des résultats. Je clique sur cette croix pour fermer la fenêtre et je reviens donc sur mon calendrier. Une fois que vous êtes sorti donc de la recherche par un mot-clé, vous avez la possibilité de faire des Recherches aussi par catégories. Recherches par catégories que je vous invite à découvrir dans le chapitre relatif à la gestion des catégories. Vous pouvez aussi venir régler les options de Recherche. Les options de recherche, ce sont les options générales Outlook pour faire des recherches. On peut faire par défaut une recherche dans le dossier actuel. Mais on peut faire aussi inclure uniquement les résultats du dossier actif. On a aussi la possibilité de faire une recherche dans la boîte actuelle ou dans toutes les boîtes à lettres. Bref, vous avez la possibilité ici de faire un certain nombre de réglages. On peut choisir, par exemple, la None. Actuellement c'est du jaune, on pourrait mettre du rouge ou toute autre couleur qui vous convient. Bref, vous avez la possibilité d'agir à ce niveau-là pour rendre les recherches plus à votre main. Je fais annuler, je ne veux apporter aucun changement. Voilà, donc, en quelques mots, les différents éléments vous permettant d'effectuer une recherche . Une fois que vous avez complètement fini de faire des recherches, eh bien, pensez à cliquer sur le bouton Fermer la recherche, pour revenir à un affichage tout à fait normal.

Outlook 2013 : La gestion du temps

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Date de parution :24 déc. 2013

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