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Microsoft Office 2016 : Série hebdomadaire

Comment exploiter les catégories dans Outlook ?

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Vous connaissez tous la suite Office de Microsoft avec ses logiciels Word, Excel, PowerPoint, Outlook, mais aussi Publisher, Visio, Access, OneNote, etc. Il va falloir maintenant envisager votre environnement de travail de façon beaucoup plus large, avec l'émergence du web dans votre bureautique quotidien. Il s'agit de l'écosystème Office. Dans cette série, découvrez non seulement des astuces sur Word, Word Online, Excel, Excel Online, mais aussi des tours de main sur des applications purement web. Ces éléments sont aussi agrémentés de logiciels de communication instantanée qui vous faciliteront le travail collaboratif. Vous allez voir Office 2016 dans tous ses états ! Alors, avec Nathalie Roussel, partez ensemble aux confins de la galaxie Office 2016 et du cloud.
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Transcription

Bonjour et bienvenue dans ce nouvel épisode des Lundi de la bureautique. Je suis Nathalie Roussel et cette semaine encore nous allons en découvrir ensemble un nouveau truc et astuce de la Suite Office 2016. Office 2016 dans tous ses états. Et l'état qui nous intéresse cette semaine c'est Outlook. Vous n'êtes pas sans le savoir que Outlook gère certes le module Courrier qui est celui qu'on utilise quotidiennement mais également le module calendrier avec tout ce qui est réunion, rendez-vous. Le module des contacts avec des différentes personnes que nous travaillons et puis le module des tâches. En tant ici que Sabine PARIS qui est coordinatrice en fin de compte d'une entreprise de communication et de management. J'aimerai avoir la possibilité rapidement de catégoriser des éléments en fonction de ces deux mots-clés qui sont les deux axes de mon entreprise : Communication et Management. C'est ce que je vais pouvoir faire par l'intermédiaire de différentes choses. Ces différentes choses ce sont les éléments que je vais pouvoir trouver et vous le savez qu'on a chaque fois plusieurs possibilités, ici sur l'onglet " Accueil " " Classer ". Mais également ici avec le bouton droit sur un élément parmi l'intermédiaire de quelque chose qui s'appelle " Classer " également. Que ça soit par cet intermédiaire ou celui-ci, je vais pouvoir dans un tout premier temps exploiter les différentes catégories prédéfinies qui existent mais bien évidement les personnaliser et en créer d'autres. Ce que je vais pouvoir faire dans toutes les catégories ici où j'ai une " Catégorie Violette " que je pourrais demander à " Renommer " en lui disant mais moi je voudrais que ça s'appelle ici " Communication ". Et je veux décider de catégoriser ce mail comme étant un mail communication. Voilà, j'ai donc renommé ma catégorie existante. Je l'ai affecté, mais je pourrai créer une nouvelle catégorie en venant chercher une autre couleur spécifique et en l'appelant cette fois-ci " Management ". J'aurai pu même lui affecter une " Touche de raccourci " en fonction bien évidement des touches que vous avez déjà utilisées. Donc moi je me contente de venir créer la deuxième catégorie que par contre je ne veux pas associer. Je ne garde en fin de compte qu'ici " Communication ". L'autre étant préparé pour la suite. Donc j'ai bien catégorisé ici le mail de ma responsable de communication qui est Nathalie Roussel. Mais je l'ai fait à partir d'un élément qui est dans ma Boîte de réception. J'aurai très bien pu le faire à partir d'un élément qui est déjà dans un sous-dossier quelconque en l'occurrence là, je suis déjà abonné moi à une newsletter concernant la " Communication digitale ". Donc je vais pouvoir décider de la catégoriser de la même façon. Donc voilà j'ai différents éléments qui sont ici dans ma " Boîte de réception " dans tous les sous-dossiers. Ça aurait pu être également dans les " Eléments envoyés " et j'aimerai avoir une méthode rapide pour pouvoir visualiser tous les éléments dans un tout premier temps qui correspond à mes mails et que j'ai catégorisé avec ce mot-clé. Ça je vais pouvoir le réaliser par l'intermédiaire de quelque chose qui s'appelle " Dossiers de recherche ". Ces dossiers de recherche bien évidement je vais pouvoir les personnaliser. Si je fais un clic avec le bouton droit, je vais pouvoir accéder aux dossiers de recherche qui sont déjà préconstitués en fin de compte. Et je vais pouvoir aller chercher quelque chose que vous avez déjà qui s'appelle les " Courrier non lu " mais ça pourrait être les " Courrier important " et moi ce qui m'intéresse c'est ce qui s'appelle " l'Organisation du courrier " et notamment les " Courrier classé ". Regardez que là il me permet d'avoir l'affichage de toutes les catégories. J'aurai très bien pu créer un affichage classé uniquement avec une catégorie en l'occurrence qui est " Communication ". Vous allez voir qu'on a tout intérêt à lui dire OK mets-moi toutes les catégories. Voilà qui est fait. Il m'a donc crée un dossier classé ici, dans lequel vous retrouvez bien ici les deux éléments. Celui qui se trouve dans ma Boîte de réception et celui qui se trouve dans mon sous-dossier. En fin de compte ce n'est qu'un affichage, un espèce de filtre, une vue particulière. Mais comme je n'ai pas envie non plus de venir chercher mes " Courrier classé " à chaque fois ici, regardez que je vais simplement me contenter de le déplacer ici dans mes dossiers " Favoris ". Et voilà qui est fait. Donc si je veux maintenant visualiser rapidement quand j'arrive ici sur ma Boîte de réception, mes " Courrier classé " je vais pouvoir venir cliquer ici et voyez que j'ai déjà une catégorie ici que je peux développer ou réduire qui s'appelle " Communication ". Et qui va venir s'enrichir de tous les éléments supplémentaires que je venais rajouter. A savoir que je reviens ici dans ma " Boîte de réception " et l'élément mail que j'ai reçu ici, concernant " Augusto SIMOES " cette fois-ci je voudrais le catégoriser mais avec la catégorie qui correspond à " Management ". Voilà qui est fait. Vous pouvez le visualiser ici. J'aurai très bien pu également avoir dans des sous-dossiers de type prestataire comme c'est mon cas ici déplacer un élément mail, auquel j'aurai associé à nouveau ici une catégorie qui est la catégorie " Management ". Toujours de la même façon, si je reviens au niveau des " Courrier classé " ici, je vais bien avoir maintenant deux catégories : la catégorie Communication et la catégorie Management. L'avantage c'est que vous allez avoir également la possibilité de catégoriser un élément à deux endroits. Parce que je ne suis pas limité à une seule catégorie. Regardez cet élément mail que j'ai catégorisé une toute première fois, sous l'égide de " Management ". Je vais pouvoir également lui donner la catégorie qui correspond ici à " Communication ". Ce qui fait que si je reviens ici au niveau du " Courrier classé ", attention il ne m'a pas fait un doublon du mail, c'est juste un affichage mais vous pourrez constater que j'ai bien ici " Augusto SIMOES " avec son mail qui correspond à la catégorie " Communication " comme je l'ai ici " Augusto SIMOES " qui correspond à la catégorie " Management ".