Microsoft Office 2016 : Série hebdomadaire

Comment exploiter au mieux l'application web de Word ?

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Vous connaissez tous la suite Office de Microsoft avec ses logiciels Word, Excel, PowerPoint, Outlook, mais aussi Publisher, Visio, Access, OneNote, etc. Il va falloir maintenant envisager votre environnement de travail de façon beaucoup plus large, avec l'émergence du web dans votre bureautique quotidien. Il s'agit de l'écosystème Office. Dans cette série, découvrez non seulement des astuces sur Word, Word Online, Excel, Excel Online, mais aussi des tours de main sur des applications purement web. Ces éléments sont aussi agrémentés de logiciels de communication instantanée qui vous faciliteront le travail collaboratif. Vous allez voir Office 2016 dans tous ses états ! Alors, avec Nathalie Roussel, partez ensemble aux confins de la galaxie Office 2016 et du cloud.
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Transcription

Eh oui, c'est un nouveau Lundi. Alors bonjour et bienvenue dans ce nouvel épisode des Lundi de la bureautique. Je suis Nathalie Roussel. Et cette semaine encore nous allons découvrir un truc et astuce de la Suite Office 2016 dans tous ses états. Nous avons vu précédemment que nous avions à partir de la version 2016 la possibilité d'enregistrer directement sur la partie Cloud de Microsoft à savoir sur un OneDrive d'Entreprise, un OneDrive personnel voire sur un serveur SharePoint et de " Partager " ces informations avec d'autres. C'est ce qui a été réalisé ici dans ce document Word par Sabine PARIS, l'utilisatrice connectée. Je vais donc maintenant fermer ce document. Première étape, enregistrement dans le Cloud. C'est fait. Pour maintenant visualiser où se trouve ce document dans la partie Cloud, c'est-à-dire la partie justement OneDrive. Voici ce document ici. Ce document a été partagé avec " Augusto SIMOES " Et cette fois-ci que cela soit Sabine ou que cela soit Augusto, ils vont tous les deux utiliser l'application Web de Word, c'est-à-dire Word Online. Ce qui fait que lorsque je vais venir en tant que Sabine PARIS, cliquer sur le document enregistré sur OneDrive, ce qui va s'ouvrir ce n'est pas ici Word Application Cliente installé sur le poste. C'est bien la partie Web, l'application Web de Word. Ça c'est exactement la même vision que va avoir mon utilisateur avec qui je partage le document. Et d'ailleurs pour mieux vous le montrer je vais réorganiser mes fenêtres de manière à ce que vous voyiez de façon concomitante la vision de Sabine PARIS et la vision d'Augusto SIMOES. Voilà qui est fait. Pour les besoins de l'exercice ayant deux utilisateurs qui doivent utiliser une application Web, j'ai donc ouvert avec un navigateur Internet Explorer le document. Pour l'instant juste visualisation avec Sabine PARIS ici sur le côté gauche. Et j'ai fait exactement la même opération cette fois-ci avec un autre navigateur ici avec mon utilisateur " Augusto SIMOES ". Nous pouvons constater que pour l'instant nous sommes juste en visualisation. Et d'ailleurs je n'ai aucune indication pour l'instant comme quoi nous sommes à plusieurs à travailler puisque nous sommes juste cette fois-ci en visu. Passons donc maintenant dans un tout premier temps par l'intermédiaire de Sabine lui demander de " Modifier le document ". Deux options s'offrent à nous " Modifier dans Word " ou " Modifier dans le navigateur ", qui est donc l'option que je vais choisir immédiatement. Et voici mon document qui va s'ouvrir en modification mais en modification par l'intermédiaire de l'application Web de Word. Je vais faire exactement la même chose ici avec mon utilisateur Augusto Simoes. Voyez qu'il aurait eu exactement les mêmes options et il choisit de modifier dans le navigateur de la même façon. Voici nous voyons donc rapidement et voyez que c'est immédiat le fait que que ça soit Sabine voit qu'un autre utilisateur est en train de travailler. Il y a même un code couleur qui indique l'emplacement où se trouve cet autre utilisateur. De la même façon ici Augusto voit bien où se trouve Sabine PARIS. Si en tant que Sabine je me déplace et je viens me positionner ici, vous pouvez constater immédiatement de la même façon que j'ai bien cette indication qui est apparue côté Augusto SIMOES. Donc voyez qu'on est réellement en scénario de co-édition, de co-création en temps réel. Donc passons maintenant à faire quelques petites modifications. Et vous allez pouvoir constater de la même façon que tout ce qui va être fait, va être fait de façon totalement instantanée. Donc je parle d'un " Document partagé en temps réel " avec l'application qui s'appelle " Word Online ". Et je vais rajouter " Avec ". Et voyez qu'au fur et à mesure que je saisis je vois bien côté Augusto Simoes toutes les modifications " Augusto ". Je viens de la même façon à partir d'Augusto venir rajouter un élément. Et je vois à nouveau l'emplacement où se trouve le sélecteur, le pointeur d'Augusto SIMOES. " Avec Sabine PARIS ". Mais j'aurai pu faire d'autre type de modification que simplement commencer à mettre en place du texte. J'aurai très bien pu utiliser l'onglet " Insertion " pour aller insérer différents éléments comme un " Commentaire ", une " En-tête " " un pied de page " ou une " Image ". Alors je vais ré-agrandir un petit peu malgré tout ce qui correspond au ruban et voyez que j'ai ici les indications du nombre de participant. On aurait pu être à huit, neuf en train de travailler. Alors Word Online nous permet de faire pas mal de chose. Voyez sur l'onglet " Fichier ", j'ai toutes les " Informations ", " Enregistrer ", " Enregistrer sous " de créer un nouveau document puisqu'on peut le faire directement. A partir de l'onglet " Accueil " j'ai toutes les informations de " Copier " " Reproduction de mise en forme ", tout ce qui correspond à la " Police " de caractère, tout ce qui correspond au " Paragraphe ", aux " Styles ". Mais j'ai également la possibilité de travailler avec des objets, à savoir ajouter par exemple une " Image ", un " Tableau ", un " Saut de page ". Il y a certaines choses que vous n'aurez pas. Vous n'aurez pas par exemple la possibilité ici d'insérer un SmartArt. Ça sera des options qu'il va falloir ouvrir et modifier à partir de l'application Word, de l'application Cliente. Vous n'avez pas non plus l'onglet qui correspond au Publipostage, ou Références pour créer des tables des matières. Mais vous avez quand même déjà pas mal d'options qui permettent de travailler. Et c'est surtout ça qui est important sur des éléments de document qui ont besoin pour des raisons de réactivité d'être travaillé simultanément. Donc voilà ce que je peux obtenir par l'intermédiaire de l'application Word Online quel que soit le navigateur parce que je vous ai montré ça ici sur Chrome. Mais regardez que j'aurai très bien pu vous remontrer ça de la même façon chez Sabine PARIS qui elle sur Internet Explorer. J'aurai pu vous montrer ça à partir d'un Mac et du navigateur Safari. Donc j'ai exactement les mêmes options étant donné que je suis sur une application Web.